Het is het voorjaar van 2022 als Niek de keuze maakt om op zoek te gaan naar andere bedrijfssoftware. B&P Professionals groeit en daar hoort een professionaliseringsslag bij. De tijd is rijp om het aantal handmatige handelingen binnen de administratie flink terug te brengen. ‘Wij werkten nog met een Excel-model waarin we de uren van de mensen die wij detacheren controleerden’, vertelt Niek. ‘Met dertig medewerkers was dat nog te doen, maar toen we naar zestig medewerkers groeiden merkten we dat we te druk werden met handmatig werk. Daarnaast was er de wens van onze medewerkers zelf om hun uren rechtstreeks in een digitaal systeem in te voeren. In het pakket waarmee wij werkten was die mogelijkheid er nog niet in combinatie met het vaste maandloon dat onze medewerkers krijgen. Detacheren is op dat gebied iets anders dan uitzenden. Met andere woorden: wij liepen tegen de grenzen van de mogelijkheden van het vorige softwarepakket aan.’
Financieel, CRM, Projecten, InSite, uren boeken: noem het en B&P Professionals heeft het ondergebracht in AFAS. Bas (post-hbo Finance student): ‘Je kunt beter vragen waarmee we níet live zijn gegaan. Zo hebben we alle functionaliteiten erin zitten die ervoor zorgen dat mensen hun eigen uren kunnen boeken. Die uren kunnen we automatisch factureren op de juiste kostenplaats. De verloning is ingericht op het vaste maandloon en conform alle cao’s waarmee wij werken. Het was complex om dat te automatiseren, maar het is wel gelukt. We hebben een begin gemaakt met een medewerkersportaal waarin we nieuws gaan communiceren. En hebben de gehele financiële administratie draaien in Profit, van verloning tot facturatie en het aanleveren van pensioengegevens.’
Dat is nog niet alles. Ook het proces van on- en offboarding vindt plaats binnen de software van AFAS, compleet met onder meer digitale ondertekening van contracten en een koppeling voor screening van nieuwe medewerkers. Handmatige handelingen buiten het systeem zijn daarmee overbodig gemaakt. Als medewerker Finance & IT draagt Bas bij aan dit soort optimalisaties, zeker sinds hij de post-hbo Finance van AFAS volgt. ‘De opleiding heeft mij op financieel gebied meer strategisch aan het denken gezet. Ik ben nu in staat zelf te bepalen wat er mogelijk is in de software, om zo ons droomkasteel verder uit te bouwen.’
Automatiseren is een reis die toewijding vereist. Zo ook bij B&P Professionals, waar ze alles geven voor een maximaal resultaat. ‘Het succes van AFAS hangt voor een belangrijk deel af van de tijd en energie die je er zelf in stopt’, weet Niek uit ervaring. ‘Wij hebben zelf veel willen leren en hebben onszelf veel huiswerk gegeven. Door zoveel te doen en te blijven herhalen hebben we onszelf de software eigen gemaakt. Dat is echt de sleutel. We kregen dat ook terug van AFAS. Doordat wij de bereidheid hadden zover te gaan en gas gaven, kreeg de consultant daar ook energie van. Die wisselwerking was helemaal top.’
Automatisering is een proces van doorpakken. Welke wensen staan er op het lijstje voor de nabije toekomst? Niek: ‘We zijn pragmatisch en bekijken het van jaar tot jaar. Voor 2024 hebben we verbetertrajecten bepaald waarvan we er een aantal hebben gerealiseerd. Neem ons ticketsysteem. We wilden de hoeveelheid mailverkeer naar beneden brengen. Daarom hebben we een vragenportaal ingericht waar mensen op een gebruiksvriendelijke manier een vraag kunnen stellen. Die belandt vervolgens bij de juiste medewerker. Dat helpt ons efficiënter te werken én we kunnen goed meten wat voor vragen er worden gesteld, zodat we de processen die daarbij horen kunnen optimaliseren.’
Een andere ambitie waarvan B&P Professionals werk maakt is de uitbreiding van het intranet. ‘Straks is het voor onze medewerkers mogelijk om daar nieuwsberichten te lezen en zich aan te melden voor opleidingen en evenementen. Dan blijft het niet alleen bij één keer per week uren boeken, maar zijn zij daadwerkelijk onderdeel van en betrokken bij onze organisatie.’
B&P Professionals is een landelijk werkend detacheringsbureau uit Arnhem. Het bedrijf bemiddelt 140 ervaren en startende professionals voor interessante opdrachten bij mooie opdrachtgevers binnen de sectoren bancair, verzekeren en overheid. Het streven daarbij is helder: de perfecte match tussen medewerker en opdrachtgever. Daarbij kijkt het team van B&P Professionals verder dan alleen iemands cv. De fieldmanagers zorgen voor de juiste begeleiding van medewerkers, zodat zij zich verder ontwikkelen, hun ambities waarmaken en optimale toegevoegde waarde bieden voor opdrachtgevers. Het recruitmentteam van B&P Professionals bestaat uit ervaren recruiters die met hun uitgebreide en specialistische recruitment-kennis sparringpartners zijn voor zowel opdrachtgevers als professionals. Succesvol detacheren doet het bureau samen met zijn medewerkers en opdrachtgevers. Niet voor niets luidt het credo van B&P Professionals: ‘Samen komen we verder!’