Na de verzelfstandiging van het Sportbedrijf Arnhem in 2017 ontstond de behoefte aan een eigen automatiseringsomgeving. In de oude situatie verzorgde de centrale afdeling Financiële Administratie van de gemeente Arnhem het verwerken van facturen en het doen van betalingen. Dat stramien ging in de nieuwe situatie knellen. “We kregen bijvoorbeeld te maken met BTW-belaste prestaties, waardoor we BTW-aangifte moesten gaan doen”, herinnert Wielly Rasing, voormalig functioneel beheerder van de financiële module van Profit, zich. “Dat was compleet nieuw voor ons. Bovendien werden we geconfronteerd met een veel intensievere controle door de externe accountant. Als klein onderdeel van de veel grotere gemeentelijk organisatie beperkte die accountantscontrole zich in de oude situatie tot een steekproef van misschien vijf facturen. Als zelfstandig sportbedrijf moesten wij onze administratieve organisatie naar een hoger plan tillen.” Dat leidde tot een aanbesteding waar meerdere softwareleveranciers aan deelnamen.
Harry Heinen, functioneel beheerder van Profit: “Onze slogan was: we doen het standaard, niet alleen qua gebruik van de software, maar ook qua inrichting.”
Voor een organisatie die voorheen gewend was aan de gemeentelijke moedervleugels kon het contrast met de nieuwe situatie eigenlijk niet groter zijn. “Het was zeker een aardschok voor ons”, erkent Heijnen, “maar tegelijk ook een verademing. Als onderdeel van de gemeente kwamen we vanzelfsprekend niet standaard op de eerste plaats. Nu hebben we de bedrijfsvoering in eigen hand, zitten we zelf aan de knoppen.”
Na de ‘aardschok’ rond de livegang van Profit, kwam na een maand of drie het besef dat de implementatie ontzettend goed was gelukt. Nog eens drie maanden later, nadat alle medewerkers een basiscursus Profit hadden gevolgd, ontdekten de gebruikers het gemak van werken in het systeem. ‘’Eigenlijk geldt voor alle onderdelen van het pakket: gebruikers kunnen heel veel zelf doen. Ze stoppen informatie in het systeem die voorheen slechts bij enkelingen in het hoofd zat. Die informatie is nu voor iedereen beschikbaar terwijl je, als je daar vroeger naar op zoek ging, altijd het gevoel had dat je anderen lastig viel. En die anderen hadden het gevoel dat ze lastig werden gevallen.”
Heijnen vindt het ingewikkeld om precies aan te geven wat het werken met Profit heeft opgeleverd of bespaard. Daarvoor zijn de oude en de nieuwe situatie te zeer onvergelijkbaar. Wat wel direct in het oog loopt is de afname van het papiergebruik. “We zijn van 25 kasten terug naar niet meer dan twee kasten op kantoor, daarin bewaarde ik bijvoorbeeld een stuk of vijftien werkprocessen qua facturering, een gevolg van het feit dat de aard van onze activiteiten onderling nogal kunnen verschillen. Vooral het bewegingsonderwijs heeft te maken met allerlei aparte beschrijvingen en uitzonderingen. Die horen echter niet in een archiefkast te liggen, ze moeten in het geautomatiseerde systeem zitten.”
‘Breng mensen in beweging’ is het motto van Sportbedrijf Arnhem. “Dan moet het dus niet zo zijn dat een sportinstructeur veel tijd kwijt is aan administratieve taken”, zegt Rasing. “Die tijd is veel beter besteed aan het geven van sportonderwijs.” ‘Laagdrempelig’ is een ander sleutelwoord voor Sportbedrijf Arnhem. “Ons uitgangspunt is altijd dat iedereen moet kunnen sporten”, zegt Heijnen. “Daarop variërend vind ik dat ook iedereen in onze organisatie met de bedrijfssoftware moet kunnen werken. Daarbij hebben wij ook een sportmentaliteit. We zijn positief en doelgericht, met de blik naar voren.” Sportbedrijf Arnhem denkt in mogelijkheden, niet in problemen.
Sportbedrijf Arnhem beheert en exploiteert de zwembaden, sporthallen, sportparken en playgrounds in Arnhem. De organisatie zorgt ervoor dat mensen met plezier en veilig kunnen sporten en bewegen in schone accommodaties. Sinds 2017 is het Sportbedrijf geen onderdeel meer van de gemeente Arnhem, maar een zelfstandige BV met een jaaromzet van 22 miljoen euro. De organisatie is volop in beweging om het sportaanbod, de sportaccommodaties en (online) dienstverlening aantrekkelijker en innovatiever te maken voor haar klanten. Sportbedrijf Arnhem bestaat uit drie onderdelen: Vastgoed & Exploitatie, Bewegen & Gezondheid en Diensten & Services. Bij Sportbedrijf Arnhem werken 172 mensen (127 fte) en daarnaast zijn er ruim honderd vrijwilligers actief.
Benieuwd naar het volledige klantverhaal van Sportbedrijf Arnhem?