Software kiezen: je ontkomt er niet aan. Zeker niet als accountant, want de accountancy is bij uitstek een branche waarin de automatisering snel gaat én ver doorgevoerd kan worden. Logisch dus ook dat er legio aanbieders van meer of minder gespecialiseerde software zijn. En dat zij allemaal hun eigen systeem, visie en betrokkenheid bij klanten promoten. Hoe word je daar als relatieve leek wijs uit? En waar baseer je dan je uiteindelijke keuze op? Vier ervaringsdeskundigen vertellen hoe zij dat deden, wat het hen opleverde en welke tips ze je niet willen onthouden.
Zoveel accountants, zoveel verschillende afwegingen, als het op software aankomt. Waar de een slechts vertrouwt op gedegen onderzoek, volgt de ander zijn buikgevoel en wil hij zaken vooral op zijn eigen manier aan kunnen pakken. En waar de een zoveel mogelijk in één pakket wil werken, kiest de ander voor flexibiliteit en excellentie in iedere stap.
Aan al die opties ligt één voorwaarde ten grondslag: ken uzelve. Als je geen idee hebt van wat je belangrijk vindt voor jezelf en voor je klanten, kun je nooit een goede keus maken. En daaruit volgt ook meteen de tweede les: begin op tijd. Zodat je ruimte hebt om (als dat nodig is) jezelf te leren kennen, maar óók om je leverancier te leren kennen. Er is immers geen accountant die geen vertrouwensband met zijn klanten opbouwt. Dus waarom zou het anders moeten zijn met je softwareleverancier? Je belangrijkste gereedschap moet immers jaren mee. En dan geldt: natuurlijk wil je geen kansen missen in de praktijk van nu – maar je wilt óók de zekerheid dat je klaar bent voor de toekomst.
Heb je de tijd en heb je helder wat je belangrijk vindt? Dan is het kiezen van software vooral een kwestie van de juiste strategie kiezen. En de juiste strategie is de strategie die bij jou past. Daarmee is de kans immers het grootst dat jij en de rest van je kantoor het proces blijven dragen. En dat je uiteindelijk de juiste keuze maakt. Op de volgende pagina’s vertellen vier accountants die je voorgingen over hun strategie – en wat die hen opleverde.
‘Functionaliteit staat voor ons voorop. Het allerliefst zou ik daarom voor ieder onderdeel van ons vak werken met het losse pakket dat op dat onderdeel uitblinkt. Best of breed dus. Maar dan is wel een vereiste dat die pakketten onderling goed samenwerken. En dat ze ook daadwerkelijk excelleren in wat ze doen. Dat is lang niet altijd het geval. En dat was zéker niet het geval in 2015, toen wij een nieuw pakket kozen. Dat vonden we niet alleen zelf, dat bleek ook uit gedegen onderzoek.’
Marius van de Groep is senior adviseur bij accountants- en belastingadvieskantoorKRC van Elderen. Hij beheert er ook de portefeuille ICT en Innovatie. ‘We werkten met een fiscaal pakket dat op zich wel beviel, maar zeker niet perfect was. Toen de leverancier aankondigde te gaan stoppen met de ondersteuning, hebben we meteen doorgepakt. En je zit er niet op te wachten om ieder jaar te wisselen, dus moet je in één keer zeker zijn dat je goed zit.’
Daarom pakte Van de Groep het proces gedegen aan. ‘Dat begon met het ophalen van wensen, bij de mensen die ermee moeten werken. En daarbij vroegen we niet: wat beviel je aan het oude pakket en wat zou je anders willen zien? We vroegen: stel dat jij morgen een nieuw accountantskantoor begint, wat moet je software dan allemaal kunnen? Dat leverde fraaie vergezichten op. Wat in ieder geval helder werd, was dat de workflows erg belangrijk zijn. Iedereen wilde af van briefjes met to-do-lijsten.’
Tegelijkertijd schakelde Van de Groep een intermediate kantoor in. ‘Dat was een partij die accountants adviseerde over software. Wij legden daar een hele simpele vraag neer: wat is nu het beste alternatief voor een fiscaal pakket? Zij wilden daar graag onderzoek naar doen en daar hebben we samen in geïnvesteerd. Zo kregen wij een uiterst gedegen afweging, en konden zij toekomstige klanten ook beter adviseren.’ Sowieso zou Van de Groep iedereen in dezelfde situatie aanraden om te zorgen voor een extra paar kritische ogen. ‘Het afbreukrisico om te denken dat je er zelf wel verstand van hebt, is gewoon te groot. Het gaat niet om een broodje voor de lunch, het gaat om je bedrijf.’
Voor het onderzoek vulden verschillende aanbieders uitgebreide vragenlijsten in. En draaiden ze allemaal op kantoor bij Van de Groep meerdere businesscases met uitgebreide aangiften. ‘We stelden vooraf één eis aan alle leveranciers: ze mochten niet zeuren over wat er allemaal nog aan zat te komen en wat ze allemaal aan het ontwikkelen waren. We wilden gewoon weten en zien: wat kan er nu.’ De pakketten werden op honderden punten beoordeeld. En daarbij bleek: de fiscale kant, als het puur gaat over wettelijke vereisten, was overal op orde. ‘We hebben hyperingewikkelde aangiften gestuurd, en bij iedereen was de uitkomst op orde. Dat is een fijne zekerheid. Het betekende voor ons dat we ons nog meer konden focussen op het proces.’
En daarbij stak er één leverancier er met kop en schouders boven uit. ‘We hebben een dik rapport gekregen, waarbij op vrijwel alle punten deze software het beste scoorde. Het werd heel duidelijk dat deze leverancier al lang aan fiscale software doet. Toen al was het goed geregeld qua voorlopige teruggaven en aanslagen. Net als met de Vooraf Ingevulde Aangifte. Bovendien is het een erg open systeem. Daardoor kunnen we ook heel veel inbouwen aan slimmigheidjes, snelheidswinsten, analyses, rapportsages en signaleringen. Het kostte wel veel consultancy-uren, maar het was allemaal mogelijk.’
‘Onze keuzestrategie heeft zich uitbetaald. We doen de hele kantooradministratie in één pakket. Het primaire proces loopt als een trein, net als de secundaire processen. Iedereen kan werken met het systeem en het systeem doet alles wat het moet doen. We hebben geen gedoe met updates en patches, en we weten zeker dat we nog voor jaren goed zitten. Dat is een fijne gedachte.’
Het kantoor van SOMNIANT Accountants en Adviseurs is opvallend ruim én leeg. En directeur en mede-oprichter Bernard de Vries hoopt dat het nooit vol komt. ‘Want dan doen we iets niet goed. We hebben een heldere visie van weinig ruis, veel direct contact met onze klanten en geen overbodig handwerk. Papier vind je hier niet. Secretaresses ook niet. En we hebben de afgelopen twee jaar precies nul keer vergaderd. Dat kan alleen als we alle randvoorwaarden goed op orde hebben. Zoals software. Dat heb je toch nodig, dus kun je maar het beste in één keer iets goeds kiezen, waar je vrijwel alles in kunt doen.’
Om daar afgewogen keuzes in te kunnen maken, en om in de toekomst kosten te besparen, besloten De Vries en Dros om tijdens de inrichting van het systeem overal naast te zitten. ‘We hadden een enorm goede wisselwerking met onze consultant. Dat leidde wel tot veel meer consultancydagen dan we vooraf gedacht hadden, maar die hebben we lachend betaald. Omdat we de processen op orde wilden hebben, en daar nu volop de vruchten van plukken. De afhandeling van workflows via het klantportaal is een mooi voorbeeld daarvan. En omdat we nu exact weten waar we het over hebben, wat wel en niet kan, en vooral: wat we wel en niet willen.’
Wat ze wel wilden, was helder. ‘Er is in ons werk een onderstroom van dingen die gewoon moeten gebeuren. En goed moeten gebeuren. Dan heb je het vooral over administratieve en repeterende taken. Die moeten perfect uitgevoerd worden, maar wij willen daar zo min mogelijk werk aan hebben. We willen wél snel en makkelijk aan de bak kunnen met de uitkomsten, want daarmee voegen we de meeste waarde toe voor onze klanten. Het gevolg is dat we als klein kantoor wél onze volledige kantooradministratie in het ERP-pakket van deze leverancier doen, maar er óók voor gekozen hebben om de klantadministraties in een ander pakket te doen. Dat is een combinatie die je niet vaak ziet.’
‘In dat andere pakket hebben we aan de administratie bij de bron weinig handwerk. Bij de koppeling tussen dat systeem en ons ERP pakket zit wél wat handwerk, maar ook dat is een afgewogen keuze. Door die al verwerkte data door je handen te krijgen, kun je meer tijd besteden aan interpretatie. Daarmee krijg je meer voeling met het bedrijf van je klant, kun je informatie verschaffen en kun je iets van buitenaf toevoegen.’
Zo kiest SOMNIANT overal zijn eigen weg in. De Vries: ‘Doordat we goed weten wat ons belangrijkste systeem wel en niet kan, kunnen we telkens afgewogen keuzes maken. Met het hoofd, maar ook op gevoel. Dat dromen, dat willen we blijven doen. We doen alles op onze eigen manier. En de leverancier geeft die ruimte, of sterker nog: zij ondersteunt dit juist.’
De financieel en fiscaal specialisten van deFinanseurs kunnen iets magisch: koude cijfers omzetten in warme, zodat er ideeën, plannen en strategieën uit voortkomen. Teamleider Ruben Wijers: ‘Onze klanten geven niet om cijfers, daar doen ze puur iets mee omdat het moet. Daarom stellen wij in iedere softwarekeuze de mens centraal; die moet er zo min mogelijk werk aan hebben. Ook willen we zo eenvoudig mogelijk het achterliggende verhaal boven kunnen krijgen. Dat is namelijk wél interessant.’
Wie de mens radicaal centraal wil zetten, komt er ook al gauw achter dat geen mens gelijk is. Wijers: ‘Ontzorgen is dus ook niet zo eenvoudig als het lijkt. Je kunt in onze ogen niet zeggen: kijk, dit is een handig pakket, dat moet je vanaf nu gebruiken, anders kunnen wij je niet helpen. Daarom hebben we bijvoorbeeld vier verschillende boekhoudpakketten. Zodat we altijd aan kunnen sluiten bij de specifieke wensen van specifieke klanten. Voor het verwerken van gegevens uit al die verschillende pakketten in bijvoorbeeld aangiftes, hebben we dan wel weer maar één pakket.’
Even een paar stappen terug. Vijf jaar geleden namen deFinanseurs een rigoureus besluit. Binnen vijf jaar wilden ze al hun werk in de cloud hebben en niet meer afhankelijk zijn van specifieke leveranciers. Wijers: ‘We zaten bij een bedrijf dat een offline fiscaal pakket aanbood, dat ook nog eens nauwelijks met andere pakketten kon communiceren. Dat ervoeren we als een enorme beperking, ook naar onze klanten. We zagen dat de technische mogelijkheden snel groeiden én dat de vraag uit de markt naar handiger, meer op maat te maken systemen toenam. Dus zijn we beurzen af gaan lopen en hebben we allerhande demo’s uit laten voeren.
Uiteindelijk kozen we voor best-of- breed-oplossingen, waarbij we ook wilden dat alles online draaide. Die pakketten zijn namelijk vaak veel opener en communiceren beter met andere pakketten. Daardoor kunnen we altijd ons aanbod uitbreiden of afschalen en kunnen we klanten altijd iets bieden dat bij hen past. Voor de boekhoudkant leverde dat dus vier verschillende pakketten op, maar voor de fiscale kant was er eigenlijk maar één optie. Dit pakket stak er op alle fronten bovenuit; qua mogelijkheden om te koppelen met andere software, qua functionaliteiten én qua uitstraling. Dat laatste vonden we zeker ook belangrijk; want al werkt de klant zelf niet direct met het pakket, ze zien het pakket wel als ze bij ons komen en ze zien de uitvoer.’
Bovendien wist Wijers dat bij de leverancier het met de inhoudelijke kant wel snor zit. Wijers: ‘Wij zien ook dat de grootste kantoren van Nederland met deze leverancier werken. Dat zegt wel iets. Natuurlijk hebben we zelf ook van alles gecheckt, maar waar we bij ons vorige pakket nog wel eens een foutje uit een aangifte visten, lukte dat hier niet.’
De strategie van deFinanseurs staat voor Wijers nog steeds als een huis. ‘We willen het beste voor onze klanten, bij iedere stap in het proces, nu en in de toekomst. Dat is gelukt, maar eenvoudig was het niet. De koppelingen tussen al die systemen zijn wel een aandachtspuntje. Tussen de boekhoudpakketten en het fiscale pakket zit ook nog een samenstelpakket, dus de kans dat het ene pakket niet lekker met een ander pakket praat, is best groot. Voordat we dat allemaal geregeld hadden, waren we wel een tijdje verder. Het kán dus allemaal, maar simpel was het niet. Daarnaast hebben we gemerkt dat het voor ons, als bedrijf van 20 FTE, best een opgave is om in vier verschillende boekhoudpakketten expert te worden en te blijven. Ook omdat we tegelijkertijd onze hele manier van werken veranderd hebben. Van nul online, naar alles online, inclusief onze eigen bureauadministratie. Het zijn ingrijpende, snelle veranderingen geweest, waar je achteraf eigenlijk een andere functie voor in het leven had moeten roepen, zodat iemand zich helemaal op systeembeheerder kan focussen. Maar goed, het is nu ook gelukt. En dat wij het even zwaar hadden, daar merken onze klanten niets van. Die profiteren - en daar was het allemaal om begonnen.’
‘De keuze voor ons eigen softwarepakket hebben we allang gemaakt. Ons hele kantoor draait op één pakket. Maar we helpen onze klanten ook met hun automatisering. Daar adviseren we ze ook in, maar er is niet één systeem dat het allerbeste bij alle klanten past. En al was dat wel zo – dan nog zou niet iedere klant dat systeem willen. Dus bieden we onze klanten de keuze. Want als accountants en adviseurs moeten we het toch op service winnen.’
Bas Peelen is assistent accountant bij accountantskantoor Van den Berghe & Verdegaal. En hij vindt dat het hele boekhoudproces in de kern nog steeds veel te veel werk is. ‘Natuurlijk is er heel veel veranderd in de laatste decennia. En inderdaad: die ontwikkelingen lijken steeds sneller te gaan. Ik verwacht dat alle boekhoudkundige handelingen op termijn geëlimineerd worden. Het is in onze ogen slim om je nu daar nu al op voor te bereiden, door te kijken welke software daar qua toekomstvisie het best bij aansluit.’
Lastig daaraan is wel dat niemand weet hoe die toekomst er precies uit gaat zien. ‘Maar we weten wel dat de mogelijkheden om bedrijfsprocessen te automatiseren alleen maar groter worden. Daarom hebben wij ervoor gekozen dit ook zoveel mogelijk te doen. We doen dat ook voor onze klanten. Hoe meer wij automatisch voor ze oppakken, hoe beter ons advies wordt. En als we op enig moment echt voorspellend worden, zet je daar natuurlijk nog grotere stappen in. Kunstmatige intelligentie en machine learning brengen dat steeds dichterbij. Uiteindelijk zul je nog maar één accountant nodig hebben voor het werk dat nu door tien gedaan wordt. Dat is alleen maar gunstig. De rest kan zich dan namelijk concentreren op waar het werkelijk om draait: de klant helpen met advies.’
‘We verwachten dat het voor dat soort systemen handig is als de data waarmee ze moeten werken op één plek te vinden is, en goed benaderbaar is. Dat is een van de redenen dat wij met dit ene pakket werken. Het is ook een van de redenen dat we ervoor kiezen om zo geïntegreerd mogelijk te werken. Daarmee bedoelen we: we doen zoveel mogelijk in taken in hetzelfde systeem. Het klantportaal zit er in, net als het bijhouden van uren, het versturen van facturen of bijvoorbeeld alle fiscale taken. Het mooie is: we hoeven alles maar één keer te registreren, en alle andere onderdelen van het pakket kunnen er automatisch mee aan de slag. Doodeenvoudig, en het levert een enorme tijdwinst op.’
Toch biedt Van den Berghe & Verdegaal klanten ook de mogelijkheid om met andere pakketten te werken. Peelen: ‘Niet iedere klant wil over naar het pakket dat wij gebruiken. De ene keer is dat een rationelere beslissing dan de andere, maar we respecteren hem wel. Dat is een keuze. Wij willen met onze klanten aan tafel zitten, samen ondernemen. Als zij dat ook willen, en ze willen per se andere systemen werken dan ons handig lijkt, nemen we geen afscheid. Tegelijkertijd merk je ook: klanten weten vaak niet zo goed wat ze willen. Ze hebben een lijstje wensen, maar daar houdt het vaak mee op. Je kunt je eigen visie dus niet van je klant af laten hangen. Onze strategie is dan ook altijd een mix van onze eigen visie en de wensen van de klant.’
Dat kan gelukkig ook. ‘De leverancier heeft het qua koppelingen met andere pakketten prima voor elkaar. Dat is voor ons goud waard. En ze behandelen hun klanten net zo als wij dat doen. Ze hebben zelf de visie, maar luisteren wel naar onze wensen. De inspraaksessies zijn daar een goed voorbeeld van. En door het goede contact houden we ook bij elkaar de vinger aan de pols: wat verwacht jij van de toekomst? Hoe kunnen we daarop inspelen? Zo helpen we elkaar beter te worden.’