Zeven jaar geleden kwam ik bij AFAS terecht, met een volstrekt andere achtergrond dan de automatisering. Wilt u wel geloven dat het me flink wat zweetdruppeltjes heeft gekost toen ik voor het eerst zelfstandig bij een klant aan de slag ging? Dat was trouwens niet alleen eng, maar ook heel erg leerzaam.
Daarom snap ik best dat onderwijsbestuurders soms een beetje koudwatervrees hebben om ervoor te kiezen de administratie in eigen huis te halen, in plaats van deze ‘rompslomp’ uit te besteden aan een extern boekhoudkantoor. Ook al is er een sterke tendens in onderwijsland om meer grip te krijgen op de eigen processen. Niet onlogisch trouwens, want nieuwe wet- en regelgeving verlangt van onderwijsinstellingen steeds meer dat ze kort op de bal kunnen spelen. Van onderwijsbestuurders vraagt dat om een strategische visie op de automatisering van hun instelling.
Als uit die visie blijkt dat het (deels) uitbesteden van de administratieve werkzaamheden zinvol is, dan is daar niets mis mee. Maar uitsluitend uitbesteden omdat gedacht wordt dat de kennis van de eigen organisatie tekortschiet, dat is wat mij betreft een vorm van zelfonderschatting. Ik zeg altijd: wat je niet weet, kun je leren. In de praktijk blijkt vaak dat instellingen die er aanvankelijk schoorvoetend voor kiezen om de administratie zelf op te pakken, al na korte tijd grote stappen vooruit zetten. Bijvoorbeeld omdat ze verborgen talent in de eigen organisatie blootleggen. Veel mensen vinden het immers leuk om nieuwe vaardigheden te leren, zeker als hun werk daardoor interessanter wordt.
Leren is de core business van iedere onderwijsinstelling. In groep 1 moet je de kinderen nog bij het handje houden, terwijl ze na groep 8 in staat zijn om zelfstandig te werken. De ontwikkeling die kinderen doormaken is prachtig om te zien. Als ik zie hoe trots mijn eigen kinderen waren toen ze voor het eerst hun eigen naam konden schrijven…
Ik begrijp daarom heel goed dat in het onderwijs de focus op het primaire proces ligt. Een groeiend aantal onderwijsbestuurders ziet echter in dat ook het secundaire proces een wezenlijke bijdrage kan leveren aan de doelstellingen van de organisatie. Steeds meer instellingen gaan uit van eigen kracht en nemen zelf de regie over hun administratieve processen. Op die manier ontdekken ze dat het niet alleen goedkoper, maar ook kwalitatief beter kan. Besparingen waar het primaire onderwijsproces vervolgens weer van profiteert.
Voor mij persoonlijk is dat leerproces telkens weer een enorme stimulans om onderwijsinstellingen te adviseren over de beste oplossingen voor automatisering van de back-office. Voor veel instellingen is die benadering misschien nieuw, maar eng hoeft dat volgens mij niet te zijn. Want nogmaals: wat je niet weet, kun je leren. Veranderen volgens het principe van de lerende organisatie. Zou dat niet juist onderwijsinstellingen bij uitstek moeten aanspreken?
Lees meer over de software van AFAS voor het onderwijs.
Jacco Weeda, accountmanager onderwijs