Van onderbuikgevoel naar slim inkopen

Min-maxvoorraad is op zichzelf hartstikke logisch. Je spreekt per artikel af hoeveel je minimaal en maximaal op voorraad wilt hebben. Bijvoorbeeld: minimaal vijf stuks en maximaal vijftig. Komt de voorraad onder de vijf? Dan vul je hem weer aan. Prima voor veel situaties.

Alleen weet zo'n instelling niet dat je pas over dertig dagen opnieuw gaat bestellen. Hij weet niet automatisch dat een artikel vooral in de zomer wordt verkocht. Alleen houdt zo’n instelling er geen rekening mee dat je pas over dertig dagen opnieuw bestelt. Ook ziet die niet automatisch dat een artikel vooral in de zomer wordt verkocht. En een verkooporder die pas over een maand geleverd hoeft te worden, telt vandaag al mee in je economische voorraad. Je economische voorraad is je huidige voorraad plus wat nog binnenkomt, min wat al is gereserveerd voor verkoop. Daardoor kan het beeld van wat je nu echt nodig hebt behoorlijk vertekenen.

Daarom zie ik in de praktijk ook nog best veel handmatig beheer. Excel-lijstjes, signaleringen, workflows, externe pakketten en natuurlijk het onderbuikgevoel. Terwijl Profit, de software van AFAS, vol staat met informatie over wat je verkoopt, wanneer je het verkoopt en wat er al besteld is. Daar kun je veel meer mee doen.

Eerst beter zien wat er met je voorraad gebeurt

Een mooie eerste stap in Profit 8 is de voorraadplanning. Wat mij betreft eentje die je gewoon moet gebruiken. In plaats van alleen naar je economische voorraad van vandaag te kijken, zie je per peildatum wat er met je voorraad gebeurt. Stel: vandaag heb je zestig artikelen op voorraad. Eind september komen er 25 binnen. In oktober moeten er tien naar een klant en in november komen er weer vijftig binnen. Dan zie je dat gewoon in de tijd terug.

Is dat altijd honderd procent de werkelijkheid? Nee. Profit rekent bijvoorbeeld met de gewenste leverdatum. Maar het geeft je wel een beter beeld dan alleen dat ene cijfer van vandaag. Daardoor zie je eerder wanneer je voorraad dreigt terug te lopen of juist flink oploopt. En kun je dus ook eerder bepalen of je iets moet doen. Klein iets, makkelijk te gebruiken en gewoon beter overzicht.

De afzetvoorspelling gaat een stap verder

De functionaliteit waar ik zelf enthousiaster van word, is de afzetvoorspelling. Daar gebruikt Profit je verkoopgeschiedenis om vooruit te kijken. Dus niet alleen: wat ligt er nu en wat is al besteld? Maar ook: wat verwacht ik straks nodig te hebben? Dat wordt vooral interessant als de vraag naar een artikel niet iedere maand hetzelfde is.

Verkoop je in januari bijna niets van een bepaald artikel, maar in de zomer juist heel veel? Dan wil je natuurlijk niet twaalf maanden lang dezelfde voorraad aanhouden. Profit kan die historie meenemen in de voorspelling. Daarmee kom je weer terug bij die twee vragen waar het uiteindelijk allemaal om draait: wanneer moet ik bestellen en hoeveel heb ik nodig?

Je moet Profit wel eerst iets leren

Dit is niet een functie die je aanzet en waarbij je vervolgens achterover kunt leunen. Je moet er wel goed over nadenken. Dat begint met een ABC-XYZ-analyse. Daarmee deel je artikelen in groepen in op basis van hoe belangrijk ze voor je zijn en hoe voorspelbaar de vraag is. Je kunt daarbij bijvoorbeeld kijken naar omzet, bruto marge of het aantal verkoopregels. Welke gegevens je kiest, hangt echt af van je situatie. Verkoop je per verkoopregel enorme aantallen? Dan zegt het aantal verkoopregels misschien niet zoveel en ligt omzet of bruto marge meer voor de hand. Daarna bepaal je per groep welk servicelevel je wilt: hoe vaak je een artikel direct uit voorraad wilt kunnen leveren.

Stel dat een artikel heel belangrijk voor je is. Dan wil je het misschien in 90 of 95 procent van de gevallen direct kunnen uitleveren. Bij een artikel dat bijna nooit wordt verkocht, mag dat percentage veel lager liggen. Hoe hoger je service level, hoe meer voorraad je in principe nodig hebt. Dat is ook precies waarom voorraadoptimalisatie niet alleen een rekensommetje van de software is. Je bepaalt zelf welke artikelen belangrijk zijn en hoeveel zekerheid je richting je klant wilt bieden. Profit gebruikt die keuzes vervolgens in de berekening.

Laat de software daarna rekenen

Als je die basis hebt ingericht, kan Profit de afzet gaan voorspellen. Je bepaalt onder andere hoe ver Profit terugkijkt in je historie en hoeveel perioden je vooruit wilt voorspellen. Dat kan bijvoorbeeld per week of per maand. Kijk daar wel goed naar. Als je bedrijf de afgelopen twee jaar gigantisch is gegroeid, zegt oude verkoopdata misschien minder over je huidige situatie. En heb je sluitingsdagen, bijvoorbeeld tijdens de bouwvak? Neem die dan mee. Anders gaat Profit doodleuk voorraad voorstellen terwijl je bedrijf dicht is. Onhandig.

Vervolgens kun je de afzetvoorspelling automatisch laten berekenen met de geplande taak: Afzetvoorspelling

Het liefst doe je dat gewoon 's nachts. Dan rekent Profit de voorspellingen opnieuw uit en begin je 's ochtends met actuele gegevens. Zo gebruik je de verkoopinformatie die toch al in je systeem staat om je inkopers te helpen bij hun volgende bestelling.

En min-max dan? Dat blijft gewoon bestaan

Een logische vraag is: moet je min-max nu helemaal loslaten? Nee. Je kunt het bestaande bestelvoorstel nog steeds op basis van de economische voorraad en min-max gebruiken. Het bestelvoorstel is de berekening waarmee Profit aangeeft welke artikelen je het beste kunt inkopen en in welke aantallen.

Heb je de nieuwe inrichting gedaan, maar wil je daar bij een bepaalde bestelling niets mee doen? Prima. Dan blijf je gewoon bij de bestaande methode. Wil je de afzetvoorspelling wel meenemen? Dan gebruikt het bestelvoorstel meer informatie. Denk aan je ABC-XYZ-indeling, servicelevel, voorspelde afzet, bestaande verkooporders en huidige voorraadinstellingen. Profit komt vervolgens met een voorstel. En ben je het daar niet mee eens? Dan pas je het aantal gewoon aan. Zegt jouw onderbuik dat je er 170 nodig hebt in plaats van 162? Dan kun je nog steeds 170 invullen. De software rekent mee. Jij blijft degene die beslist.

Minder Excel, meer gebruiken wat je al weet

Dat vind ik uiteindelijk het interessantste hieraan. Veel van de informatie die je nodig hebt voor je inkoopbeslissing is er al. Je hebt verkooporders, voorraad, verkoopgeschiedenis en misschien duidelijke seizoenspatronen. Dan is het zonde om daarnaast nog een Excel-lijst te onderhouden om te bedenken hoeveel je morgen moet inkopen. Begin daarom gewoon bij de voorraadplanning. Daarmee krijg je snel een beter beeld van wat er de komende tijd met je voorraad gebeurt.

Wil je verder, kijk dan naar de afzetvoorspelling. Denk daarbij vooral goed na over je ABC-XYZ-indeling, servicelevels en de historie die je mee wilt laten rekenen. Want de techniek kan een hoop rekenwerk van je overnemen. De belangrijkste keuzes maak je nog steeds zelf. En als Profit daarna helpt om met die keuzes en je eigen verkoopdata een beter bestelvoorstel te maken, heb je een stuk meer om op te sturen dan alleen dat onderbuikgevoel.

Aan de slag met het voorspellen van je voorraad? Schrijf je in voor de Optimalistatiesessie Voorraad voorspellen.

Werk je nog niet met de software van AFAS, maar wil je jouw handelsproces slimmer inrichten?Lees hier alles over de mogelijkheden.