AFAS blogt
Auteur: Britt Breure

Tips om als organisatie te communiceren over het coronavirus

Wij helpen je graag

Zorgen voor een veilige werkomgeving voor medewerkers en klanten is je plicht als organisatie. En dat betekent met het huidige coronavirus dat je vooral heel goed moet communiceren. Dat is niet altijd makkelijk met de snel wisselende berichtgeving, maar we hebben wel wat tips. Niet om er zelf beter van te worden, echt niet! Maar wel omdat we zelf al wat acties hebben opgezet en deze graag met je delen. Maak er dus vooral gebruik van als dat past.

Wil je direct naar de lijst met voorbeelden en downloads? Klik hier.

Stap 1: kies verschillende kanalen

Combineer online en offline middelen. Concreet kun je hierbij denken aan:

Stap 2: voorkom ruis op de lijn

De maatregelen die je moet nemen, betekenen iets voor je cultuur. In een relatie werkgever-werknemer is het bovendien soms spannend, omdat een medewerker niet zeker weet of het echt wel de bedoeling is dat hij niet naar een klant toegaat, of geen handen meer schudt. Zorg er ook voor dat als je eenmaal een communicatielijn kiest (bij voorkeur: volg het RIVM), dat je dit dan ook blijft doen. Ook als dat even niet zo goed uitkomt. 

Wees ook glashelder en ben eerlijk naar elkaar. Maak ruimte voor het gesprek, spreek een collega aan als deze zich niet aan de richtlijnen houdt en maak ruimte voor het delen van het gevoel. Overleg ook zelf met je klant. En is er een probleem? Zorg dan dat de communicatie via één toegewezen persoon verloopt.

Stap 3: maak iemand vrij om vragen te beantwoorden 

Er is veel informatie en veel desinformatie over het coronavirus. Wijs daarom één collega aan die betrouwbare bronnen in de gaten houdt en de richtlijnen vertaalt naar acties voor jouw organisatie. Op deze manier hoef jij maar met één iemand te overleggen. En weten alle collega’s bij wie ze terechtkunnen met vragen. Zo blijf je consequent en duidelijk handelen. En blijft de kans op verspreiding van het virus binnen jouw organisatie zo klein mogelijk.

Een lijstje met voorbeelden die je van ons zo mag gebruiken

Voorbeeldtekst annulering evenement:

Waarschijnlijk heeft het laatste nieuws rondom het Coronavirus je al bereikt. Vanuit de overheid is besloten om tot het eind van deze maand alle evenementen met meer dan 100 personen af te lasten. Dit houdt helaas in dat we genoodzaakt zijn om het evenement [evenementnaam] af te zeggen. 

Omdat nu nog niet duidelijk is of dit evenement op een andere datum plaatsvindt, of dat we dit evenement beter met een andere evenementen kunnen combineren, laten wij je wel even in ons systeem staan.

Vragen? Stuur dan een e-mail naar marketing@bedrijfsnaam.nl