AFAS blogt
Auteur: Bart Grootveld

Thuiswerken? Zo heb jij alle processen goed geregeld

Nieuw in Profit 18

Tot een jaar geleden reed ik bijna elke werkdag naar ons kantoor in Leusden. Alleen ziet mijn werkende leven er nu drastisch anders uit. Inmiddels werk ik al ruim een jaar volledig vanuit huis. Nu de maatregelen langzaam versoepeld worden, gaan steeds meer mensen weer naar kantoor. Toch verwacht ik niet dat we terugkeren naar de situatie van voor corona. Daarom biedt Profit 18 alvast nieuwe functionaliteit om alle processen rondom thuiswerken te stroomlijnen.

Thuiswerken is niet nieuw. Het gebeurde al bij veel organisaties, maar echt prioriteit had het niet. Dat is nu wel anders. Uit gesprekken met klanten blijkt dat een hybride situatie waarbij mensen deels op kantoor en deels thuiswerken het nieuwe normaal wordt. En dat is geen probleem als je bedenkt dat de BV Nederland de afgelopen tijd toch doorgedraaid heeft. Toch moet je hiervoor als bedrijf flink wat zaken goed regelen.

De kantoorruimte wordt bij veel bedrijven blijvend afgeschaald

AFAS heeft net een groot pand betrokken dat gelukkig veel meer functies heeft dan puur een werkplek. Heel wat andere bedrijven geven aan dat ze hun kantoorruimte na de coronacrisis blijvend zullen afschalen. Ze kiezen er bijvoorbeeld voor ‘slechts’ 60 procent van hun mensen werkplekken op locatie aan te bieden. Dat besluit heeft niet alleen impact op medewerkers. Die combinatie van thuiswerken en op kantoor werken beïnvloedt ook allerlei processen, zoals het vastleggen van aanwezigheid en de salarisadministratie. Wij zien het als onze uitdaging om alles wat te maken heeft met thuiswerken te stroomlijnen en soepel te laten verlopen.

Wie werkt thuis en wie niet?

Eén van de zaken die je in ieder geval goed moet regelen, is inzicht in de bezetting. Je wilt weten wie wanneer thuis werkt en wie je op kantoor kan verwachten. Natuurlijk om te voorkomen dat mensen bij aankomst geen werkplek hebben. Maar ook om praktische zaken zoals de lunch. Vanaf Profit 18 kan een medewerker eenvoudig vastleggen of hij wel of niet op kantoor is. Via InSite zet je daar in een handomdraai een mooie portal voor op, met de regels, tips en een overzicht van waar collega’s die dag werken. Zo is er altijd een actueel beeld en komt niemand voor verrassingen te staan. Met zo’n structuur bied je planningsuitdagingen makkelijker het hoofd. En het maakt niet uit welke verdeling of afspraken een werkgever maakt. Alles is goed vastgelegd. 

Impact op de salarisadministratie

Naast praktische impact, heeft thuiswerken ook financiële gevolgen. De fiscus besloot al snel dat in de nieuwe situatie reiskosten niet meer standaard uitbetaald mogen worden. Nieuwe fiscale regels eisen dat medewerkers en werkgevers reiskosten moeten specificeren. Zij moeten kunnen aantonen of iemand wel of niet op kantoor is. Dit vereist een goede registratie. Maar ook de introductie van de thuiswerkvergoeding kan voor extra administratie zorgen. Om dat te voorkomen, is de registratie van thuiswerken in Profit 18 direct gekoppeld aan de juiste vergoeding. Zo gaat een vergoeding waar een medewerker recht op heeft automatisch mee in het payrollproces. Hoe dat werkt? Dat zie je op de AFAS Open 2021

Uitdagingen overwinnen

Met het project Thuiswerken sorteren we voor op een nieuwe, onverwachte situatie. Juist op momenten als deze willen wij onze klanten helpen om nieuwe uitdagingen te overwinnen. Thuiswerken zal een blijvende impact hebben op onze maatschappij en organisaties moeten leren hier op een goede en efficiënte manier mee om te gaan. Wij willen dat onze software hierin ontzorgt.

AFAS Open 2021

Natuurlijk is dit maar een fractie van de nieuwe functionaliteit die we tijdens de komende AFAS Open presenteren. We ontmoeten je ook dit jaar weer graag online. Vergeet je niet in te schrijven!