Elk bedrijf moet financieel rapporteren. Of het nu gaat om het deponeren van jaarcijfers, een jaarverslag of perioderapportages. Deze rapportages voor interne en externe stakeholders hebben één ding gemeen, de cijfers moeten aantoonbaar correct zijn. Pas dan kan je verantwoording afleggen en misschien nog wel belangrijker, de juiste beslissingen nemen.
Tot zo ver nog geen verrassingen zou je zeggen. Toch verbaas ik me regelmatig over de chaos waarin rapportages tot stand komen. Het is geen kunst om een boekperiode op een bepaald moment gewoon dicht te zetten. Dat betekent alleen niet dat je sneller een goede rapportage kan maken. Sterker nog, het levert vaak extra werk op. Je brengt namelijk een stroom van correcties op gang en vergroot het risico op fouten. Bovendien raakt het overzicht dat je met rapportages wilt creëren, juist verder uit beeld.
Het magische woord om snel en gecontroleerd tot betrouwbare rapportages te komen is ‘processen’. Dat klinkt eenvoudig, maar een stappenplan of takenlijst in Excel is geen proces. Daar is meer voor nodig en Profit 18 biedt dat. In de nieuwe versie van onze software kan je namelijk een periode afsluitingsplan vastleggen. In dit plan regel je de juiste acties, die de daarvoor aangewezen verantwoordelijke op het juiste moment uitvoert. Uiteraard volledig geautomatiseerd en gekoppeld aan een workflow, waarin iedereen op tijd wordt aangehaakt. Dit zorgt voor structuur en grip in het proces rondom de periodeafsluiting.
In Profit 18 start en bewaak je de periodeafsluiting vanuit de bron van je administratie. En omdat het hele proces inzichtelijk is, inclusief btw-aangifte, journaalposten of openstaande facturen, hoef je geen eindeloze stroom correcties te doen. Extra voordeel is dat de Finance Auditor veel checks & balances in het proces meeneemt. Als blijkt dat er iets niet helemaal klopt, krijg je een signaal en kan je dat doelgericht controleren en aanpassen.
Met de ondersteuning voor de periodeafsluiting in Profit 18 zijn niet alleen de financiële afdeling en het management blij. Omdat jij als organisatie in control bent, is de accountant dat ook. In het verleden moest eerst een lange lijst correcties worden nagelopen om uiteindelijk een goed beeld te krijgen. Met de nieuwe functionaliteit is het voor de accountant veel eenvoudiger om goed gefundeerd een verklaring af te geven. Hij of zij kan namelijk op één plek haarfijn zien wat er gebeurd is en kan zo nodig heel gericht specifieke zaken checken. Het is niet langer nodig om achteraf allerlei dingen te gaan checken, die ooit ergens in een Excel sheet zijn vastgelegd. Een dubbelklik is voldoende om overzicht en inzicht te krijgen.
Bij AFAS gebruiken we dit proces voor de snelle en correcte afsluiting van onze periodes al een tijdje. En het werkt heel goed. Daarom zijn onze jaarcijfers altijd razendsnel beschikbaar en natuurlijk zonder concessies aan de betrouwbaarheid. Ook de accountant is bij ons zo klaar. Dus zodra het jaar voorbij is, kunnen we op basis van feiten vooruitkijken en plannen maken. En dat kan jij nu ook. Vanaf Profit 18 breng jij rust in de financiële afsluiting van periodes.
Natuurlijk is dit maar een fractie van de nieuwe functionaliteit die we tijdens de komende AFAS Open presenteren. We ontmoeten je ook dit jaar weer graag online. Vergeet je niet in te schrijven!