AFAS Blogt
Auteur: Gerard Nijboer

Proactief contracten opzeggen met AFAS contractbeheer

Contracten die stilzwijgend verlengd worden, het is een hele uitdaging om hier op tijd bij te zijn en de contracten op te zeggen. Zelfs zo’n grote uitdaging dat onze regering een wetsvoorstel aangenomen heeft om stilzwijgende verlenging voor contracten van telecommunicatie te verbieden. Erg handig voor je telefoonabonnementen, maar hoe hou je grip op alle andere lopende contracten?

Maar hoeveel grip heb je op zaken die de verplichtingen in je administratie veroorzaken? Zaken zoals inkooporders, abonnementen en contracten. En zijn deze terecht, noodzakelijk en onvermijdelijk, of moet hier eens kritisch naar gekeken worden?
Spijtig genoeg hebben veel organisaties contracten waar al lang afscheid van genomen had moeten worden. Alleen maar omdat niet tijdig werd gesignaleerd dat de opzegtermijn naderde en het contract nog niet opgezegd was.

Software is hier gelukkig de uitkomst. Zo biedt onze software een module genaamd "Contractbeheer", welke jou proactief in controle brengt. Bij nadering van de opzegtermijn wordt automatisch de workflow "Contractverlening" gestart, zodat het contract opnieuw beoordeeld kan worden. Contracten genereren automatisch verplichtingen in jouw administratie zodat de realisatie van het budget altijd actueel is en de factuur eenvoudig gematcht kan worden. Door een contractwaarde vast te leggen op raamcontracten kan je deze benutten middels inkooporders en vanuit de portal laten beoordelen door de prestatieverklaarders.

De module "Contractbeheer" staat volledig tot jouw beschikking om de verplichtingenadministratie te beheersen als geen ander. Het denkt met je mee en informeert je proactief over contractverlengingen. De data uit de contracten wordt op interactieve wijze omgezet in informatie dankzij het bijbehorende Business Intelligence-dashboard. Op die manier glipt er nooit meer een stilzwijgende verlenging tussendoor en behoed jij de organisatie van onnodige en vervelende kosten.

Contractbeheer is geïntegreerd in het ERP-pakket waar het hele inkoopproces van budget tot betaling in vastgelegd is.