Spend management is gebaseerd op inkoopkosten. De inkoopfacturen zijn hiervoor een belangrijke bron. Op het eerste oog gaat dat om wat je inkoopt, bij wie en tegen welke condities. Toch is de enorme hoeveelheid data die dit oplevert een niet te onderschatten bron van informatie. Dit levert inzicht in de effectiviteit van het inkoopproces en biedt de input voor verdere optimalisatie. Dit was eerst niet eenvoudig. De standaardrapportages in onze software waren vrij basaal, waardoor je gedetailleerdere overzichten zelf moest maken. In Profit 21 bieden we nu een dashboard met complete stuurinformatie, die anders met eigen tijd en energie in elkaar gezet zou moeten worden.
Je ziet nu bijvoorbeeld in één oogopslag waar je het grootste deel van de inkopen doet. Zo is meteen duidelijk dat je als organisatie bij veel verschillende leveranciers inkoopt. Of dat er veel eenmalige inkopen zijn. In de praktijk is dit een goed moment om spend management verder aan te scherpen. Bijvoorbeeld door het aantal leveranciers terug te brengen. Maar je kan natuurlijk ook in gesprek gaan met partijen waar je juist veel afneemt. Wellicht kun je gunstigere levercondities of prijsafspraken maken.
Kosten zijn voor veel bedrijven een belangrijke drijfveer om de inkoop en spend management zo goed mogelijk in te richten. Toch zien we ook dat het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO of CSR) groeit. Organisaties willen niet alleen zelf een positieve impact op de omgeving maken. Ze verwachten dit ook van de partners in hun ecosysteem. Hierbij is het prettig om te weten wat je lokaal koopt, of bij leveranciers wat verder weg. Dit helpt je doelgerichte inkoopkeuzes maken. Ook deze informatie is in het nieuwe dashboard direct beschikbaar.