AFAS blogt
Auteur: Niels Vogel

Profit 15: ordermanagement als geoliede machine

Nog soepeler bestellen voor medewerkers én klanten

Ordermanagement moet geolied verlopen. Want als alle gegevens bij de bron correct zijn vastgelegd, dan is de administratieve en financiële afhandeling een automatisch gevolg. Op die manier voorkom je onnodige handelingen of fouten. Maar belangrijker: iedereen krijgt snel wat hij nodig heeft om prettig te werken. Ook in Profit 15 zetten we hiervoor weer een paar mooie stappen. Product Manager Niels Vogel geeft een inkijk in de optimalisaties waarvan je direct profiteert.

Vrije inkoopaanvraag met meerdere regels

Inkoop is grotendeels te standaardiseren. Maar soms zijn er producten nodig die niet in een catalogus staan of buiten de inkoopafspraken vallen. Op zich geen probleem want daarvoor bestaat de vrije inkoopaanvraag. Toch was dit proces niet ideaal. Helemaal als een aanvraag verschillende regels bevatte. In de praktijk moesten die regels individueel ingestuurd en beoordeeld worden. Bij een onderzoekslab waar veel verschillende producten werden ingekocht, moest een aanvraag met 10 items ook 10 keer een aanvraag ingestuurd en beoordeeld worden. Ik hoef niet uit te leggen dat veel extra werk is, voor aanvrager én goedkeurder. En dat hoorden we ook regelmatig van onze klanten. In Profit 15 is dat opgelost. Aanvragen met meerdere regels zijn nu tot één inkoopaanvraag te bundelen en in een workflow af te handelen.

Bestelportal in OutSite

Het interne inkoopproces kreeg de laatste jaren veel aandacht. Via InSite hebben medewerkers toegang tot een wereld aan producten en diensten. Zeker omdat ze via de OCI-koppelingen ook direct bij externe webshops (Fleurop, Staples, Coolblue etc.) kunnen inkopen. Profit 15 gaat nu weer een stap verder door het verkoopproces in OutSite uit te breiden. Onze klanten kunnen hún klanten nu toegang geven tot een eigen bestelportal op OutSite. Daar kunnen geautoriseerde klanten nu direct bestellen. Dit alles 24/7 en zonder te bellen of te mailen. Als een klant bestelt, wordt alle relevante informatie direct digitaal vastgelegd. Dat is prettig voor alle partijen. Er is geen vertraging meer en je klanten grijpen nooit meer mis.

Intercompany factureren

Zelfstandige bedrijven die wel onderdeel van een holding zijn, werken vaak nauw samen. Bijvoorbeeld een groothandel en service- of installatiebedrijf onder dezelfde paraplu. Of een centraal magazijn voor verschillende winkels. In de praktijk was het onderlinge verkoop- en inkoopproces nog best complex. Processen waren nog beperkt op elkaar afgestemd en gestroomlijnd. Dat behoort met Profit 15 tot het verleden. Ordermanagement van de verschillende partijen is gekoppeld en geautomatiseerd. Een inkooporder van de ene administratie wordt nu automatisch een verkooporder voor de andere. En dat geldt ook voor de goederen- en factuurstroom. Dus geen handmatige koppelingen of dubbele invoer meer. 

Vaste verrekenprijs per magazijn

In het verlengde hiervan kan je in Profit 15 nu ook vaste verrekenprijs per magazijn vastleggen. Deze ligt voor een groothandel vaak lager dan voor een servicebedrijf. Voorheen kon dit alleen op artikel- of dienstniveau. Met deze nieuwe functionaliteit leg je de vaste verrekenprijs nu direct bij de bron vast. Op die manier voorkom je veel extra werk in het inkoopproces. Bovendien heb je als organisatie veel meer grip op je financiën en het is nog prettig voor de accountant ook!

AFAS Open 2020 Online

Wil je meer weten over hoe Profit 15 ordermanagement nog weer makkelijker maakt of alle ins & outs van de besproken optimalisaties uit eerste hand horen? Kijk dan naar de video’s van Niels Vogel. Vergeet je niet in te schrijven!