Bij een aanbesteding ga je vaak zonder elkaar écht te kennen de samenwerking aan. Maar het is natuurlijk wel de bedoeling dat dit het begin is van een duurzame en succesvolle relatie. Hoe zorg je daarvoor? Wat kun je als aanbestedende organisatie doen om je zo goed mogelijk voor te bereiden? In deze blogreeks helpt AFAS je op weg door kennis, ervaringen en tips te delen. In aflevering 5: projectleider Laura Plattel over waarom écht ontzorgen niet bestaat en wat klanten dan wél mogen verwachten.
‘Wat ontzorgen lijkt te zeggen, is dat je als klant achterover kunt leunen. Maar dat brengt je geen succes. Een software-implementatie is een manier om je bedrijfsprocessen opnieuw tegen het licht te houden. Dat raakt de kern van je organisatie. Als wij dat traject helemaal zouden overnemen, dan zouden wij bepalen hoe je organisatie zou moeten werken. Dat zou gek zijn. Het is een samenwerking. Wij geloven in maximale kennisoverdracht, zodat functioneel beheer weet hoe onze software werkt en er zelf mee uit de voeten kan. Dat bereiken we niet door te ontzorgen. Het vereist juist een actieve deelname van de klant om de kennis goed te borgen. Dit geldt ook voor het maken van keuzes tijdens de implementatie. Bijvoorbeeld: waarom kies je ervoor om verlof bij een medewerker te laten starten? Daar sturen wij weliswaar op, en het is een best practice, maar het is uiteindelijk wel een taak van de organisatie om die keuze te maken en die procesverandering door te voeren. Klanten denken weleens dat een consultant het werk overneemt: die weet hoe het moet en heeft ervaring, bijvoorbeeld bij het opzetten van een communicatieplan. In de praktijk ligt dat anders. Wij inspireren en geven richting op basis van onze standaarden en ervaring, maar het is aan de organisatie om dit zelf intern op te pakken. Juist dan ontstaat een verhaal dat écht van jullie is. Wij sturen en ondersteunen, maar het proces en de inhoud komen uit de organisatie zelf.'
‘Het is een samenwerking. Het is natuurlijk niet zo dat wij achterover gaan zitten. Implementeren doen wij dagelijks, met een specifiek team dat ervaring heeft bij de overheid of het onderwijs. Die ervaring brengen we mee en hebben we geborgd in beschikbare standaarden. Denk aan een template-omgeving, online implementatieportaal, standaardprojectaanpak en voorbeelddocumenten zoals een communicatieplan. Onze rol is dat wij de projectorganisatie inspireren, adviseren en begeleiden op basis van onze aanpak. We communiceren proactief met de interne projectleider, proceseigenaren en stuurgroep. Neem communicatie en verandermanagement, onderdelen die heel belangrijk zijn in een implementatieproces. Wij zetten die op de agenda, bieden sturing en delen standaarddocumenten. In de template-omgeving hebben we de branchespecifieke inrichting geborgd. Daardoor starten we niet met een lege omgeving. Sterker nog: die is al mooi gevuld met inrichting. We maken weleens de vergelijking met verhuizen. De omgeving waar je naartoe gaat, richten we gezamenlijk in op basis van de doelen van de klant. Met onze ervaring ondersteunen wij daar inhoudelijk en projectmatig bij. We nemen de actie niet over en ontzorgen de organisatie niet, maar werken toe naar een begeleidende rol. Op basis van onze signalen en adviezen kan de klant maatregelen en voorbereidingen treffen.’
‘Software-implementatie is vaak een onderdeel van een groter geheel. Je doet het vanuit bepaalde doelstellingen, bijvoorbeeld omdat je als organisatie wil automatiseren of vertrouwen in een proces wil borgen. Daar ondersteunt AFAS bij, maar het is logisch dat er ook verantwoordelijkheid bij de klant zelf ligt. Er is om te beginnen betrokkenheid en beschikbaarheid vanuit directie en management nodig. Zij moeten achter het project staan en communiceren over de veranderingen en doelstellingen. Het is daarnaast essentieel dat er een goede projectorganisatie is opgesteld, met de juiste expertise, verantwoordelijkheid, eigenaarschap en mandaat. Denk daarbij ook aan een juiste projectmanager die de dagelijkse aansturing moet kunnen motiveren en de rust moet bewaken wanneer dat nodig is. Er moet functioneel beheer aanwezig zijn dat over het enthousiasme en de juiste kernkwaliteiten beschikt om haar rol midden in de organisatie te vervullen. De juiste mensen moeten weten wat het huidige proces is en waar de organisatie naartoe wil, zodat zij besluiten kunnen nemen op basis van de doelstellingen. En heel belangrijk: de betrokken mensen moeten voldoende tijd en middelen krijgen om het project tot een succes te maken. Een goed voorbeeld is functioneel beheer, waarmee wij samen de inrichting verzorgen. Ons doel is maximale kennisoverdracht en dat bereik je alleen als de mensen zelf aan de knoppen zitten. Dit betekent soms dat je als organisatie mensen moet vrijspelen van huidig werk. Dat is een investering die zich in de toekomst terugbetaalt.’
‘Bij een aanbesteding scheelt het dat we elkaar op papier al kennen. Wij schrijven een implementatieplan en daarin is ook onze projectaanpak opgenomen. In dat document staat wie wij zijn, wat onze visie is, welke rollen en verantwoordelijkheden we hebben en hoe we kijken naar randvoorwaarden zoals communicatie en verandermanagement. We starten een project met helder krijgen wat we van elkaar verwachten en dan komen al deze punten terug. Maar ook: wat zijn de verantwoordelijkheden van een consultant en wat doe ik als projectleider? We communiceren over wat we doen en waarom we dat doen. Klanten leren het bedrijf achter de software kennen. Want zij kiezen voor AFAS vanwege onze visie op bedrijfsprocessen. Veel klanten komen van maatwerksoftware, waarbij alles voor je gebouwd kan worden. Dat is precies wat wij niet doen. Wij maken standaardsoftware. Daarbinnen zijn nog voldoende keuzes te maken, maar we ontwikkelen software niet op basis van unieke eisen van de klant. We gaan ook in op de vraag: hoe zorg je ervoor dat je de hele organisatie meekrijgt in de verandering? Wie zijn je doelgroepen, wat is de impact op die doelgroepen en hoe krijg je ze mee naar het nieuwe proces? We komen met voorbeelden en standaarden en motiveren je om er alvast over na te denken. We nemen klanten stap voor stap mee in wat er op ze afkomt, hoe inrichtingsdagen met de consultant eruitzien en wat ze mogen verwachten van een analysesessie. Alles met als doel dat de klant goed voorbereid naar de volgende stap in de implementatie gaat.’
Van aanbesteding tot implementatie
Een succesvolle aanbesteding begint met de juiste voorbereiding.
Benieuwd hoe?
‘Dat wij zomaar alles kunnen aanpassen in software op basis van specifieke wensen. Wij geloven juist in standaardprocessen. Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden als je een best practice volgt, want dat is een bewezen proces. Dat kan soms schuren als de organisatie afscheid neemt van maatwerksoftware. We kunnen niet alle wensen borgen in een proces, maar we gaan voor een hoger doel: het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Een misvatting is ook dat consultants de inrichting van het systeem verzorgen. Ze hebben zeker een belangrijke rol, maar die is gericht op het ondersteunen van functioneel beheer bij de inrichting. Wat we ook vaak ervaren, is dat de klant verwacht dat de consultant alles weet. Ja, wij werken met branchespecifieke consultancyteams, maar dat betekent niet dat we meteen alle ins en outs van de organisatie kennen. De ene organisatie is de andere niet. Daarom hebben we de interne expertise van de klant nodig om er samen een succes van te maken.’
'Door de implementatie in vijf verschillende fases aan te vliegen. De eerste fase is de analysefase, waarin we analysesessies per onderwerp organiseren, zoals voor financieel of verlof. Per onderdeel neemt de consultant klanten mee in de functionaliteit en de best practice. Klanten geven daarbij aan wat hun wensen zijn en of bepaalde onderdelen in de best practice wel of niet werken voor hun organisatie. Zo leren we het proces per onderdeel nog gedetailleerder kennen, nemen we samen besluiten en werken we toe naar een blauwdruk: wat gaan we inrichten met elkaar? Processen kennen we inderdaad niet van tevoren, maar wél de brancheprocessen en bijzonderheden, omdat we die vaker tegenkomen. Daardoor kunnen we van tevoren al een inschatting maken van met wat voor organisatie we te maken hebben. Een voordeel bij een aanbesteding is dat de klant haar eisen en wensen al heeft vastgelegd, soms zelfs al met procesuitwerkingen. Die stukken nemen wij ter voorbereiding door en raadplegen we in de analysefase. Een tip voor organisaties: verdiep je vooraf in je huidige processen, werk ze uit en neem dat mee als input. Niet als uitgangspunt, maar om de verandering in kaart te brengen.’
‘Start bij je doelstellingen en denk daar goed over na: waar wil je als organisatie naartoe en hoe gaat de implementatie daarbij ondersteunen? Hou daarbij in gedachten dat software een middel is en niet het doel. Neem je huidige processen door en denk na over hoe je het zou willen zien. Het is een goed idee om daarbij de uitgangspunten die wij kennen mee te nemen: invoer bij de bron, digitaal werken en werken vanuit vertrouwen. Probeer die te spiegelen aan je huidige processen. Ook hierbij scheelt het dat wij op de aanbesteding inschrijven met een implementatieplan, dus maak daar gebruik van en neem het goed door. Dat geldt ook voor onze projectaanpak, onze visie, uitgangspunten en alle andere documentatie die we online beschikbaar stellen. Ja, we nemen je mee in de stappen die we samen doorlopen, maar ik raad je aan om je in te lezen en alvast in de actiestand te komen. Zoals wij jouw organisatie op papier al leren kennen, kunnen jij en je collega’s dat ook doen met die van ons. Zo vergroten we allebei de kans op een soepele samenwerking.’
Een aanbesteding is veel meer dan een formeel proces. Het is hét moment om te kiezen voor de juiste samenwerking die bijdraagt aan de doelen van jouw organisatie.