Een aanbesteding is veel meer dan een formeel proces. Het is hét moment om te kiezen voor de juiste samenwerking die bijdraagt aan de doelen van jouw organisatie. Bij AFAS hebben we jarenlange ervaring met aanbestedingen binnen (semi)overheden, zorginstellingen en onderwijsorganisaties. Die kennis en praktijkervaring delen we graag met jou.
Op deze pagina vind je praktische leerlessen, veelgestelde vragen én inspirerende voorbeelden uit de praktijk. Zo helpen we jou om goed voorbereid, met de juiste kennis én het vertrouwen een aanbestedingstraject in te gaan. Want hoe beter de voorbereiding, hoe groter de kans op een succesvolle samenwerking.
Alles voor de beste voorbereiding.
Laat prijs niet alles bepalen
In veel aanbestedingen krijgt prijs veel gewicht. Logisch, maar in de praktijk pakt dat niet altijd goed uit. Wat in eerste instantie goedkoop lijkt, kan later juist duur worden door extra werk, maatwerk of een systeem dat onvoldoende meebeweegt. Kortom: kijk niet alleen naar de prijs, maar naar wat je er op de lange termijn voor terugkrijgt.
Begin bij de visie
Een aanbesteding werkt het best als je weet waar je naartoe wilt. Denk na over hoe je HR- en financeprocessen idealiter zouden moeten werken, bijvoorbeeld:
Tip: beschrijf vooral je gewenste situatie op basis van best practices. Dan kan een leverancier veel beter laten zien hoe hij daarbij aansluit.
Kijk verder dan alleen HR
Een HRM- of ERP-systeem raakt bijna altijd meerdere afdelingen, zoals finance, inkoop en management. Zij werken allemaal met dezelfde data en processen.
Tip: betrek deze afdelingen al in de voorbereiding. Dat zorgt voor betere keuzes en een systeem dat in de praktijk echt werkt. Veel leveranciers hebben hiervoor bewezen best practices.
Maak er geen papieren tijger van
Lange eisenlijsten en dikke documenten kosten veel tijd aan beide kanten en laten vaak niet zien hoe een systeem echt werkt. Een beter idee is om te werken met use cases en leveranciers in demo’s te laten zien hoe processen lopen. Wij leveren bijvoorbeeld vooraf duidelijke use cases en processen voor HR- en ERP-aanbestedingen. Onze marktspecifieke templates dekken al 80% van de processen; de rest is eenvoudig aan te vullen.
Elke dag een procentje beter
Geen grote sprongen, maar elke dag 1% verbeteren. Zo maak je duurzame impact.
Let erop of een leverancier:
Een partner die aanraakbaar is en met je meedenkt, maakt tijdens implementatie én daarna echt het verschil.
Ja, en dat is juist aan te raden. Nodig leveranciers in de voorfase uit voor een informele demo of een marktconsultatie. Niet op papier, maar in het echt. Door samen naar processen en use cases te kijken, krijg je een goed beeld van hoe de software werkt. Wij hebben hiervoor ook een automatiseringsreis, waarin we laten zien hoe processen stap voor stap worden geautomatiseerd. Zo weet je vooraf wat je kunt verwachten. Door samen naar processen en use cases te kijken, krijg je een goed beeld van:
Dit helpt om scherpere keuzes te maken en zorgt ervoor dat de uiteindelijke aanbesteding duidelijker, realistischer en beter vergelijkbaar wordt.
Dat verschilt per organisatie. Het hangt onder andere af van de scope, het aantal functionaliteiten en hoeveel je wilt standaardiseren. Hoe scherper dit vooraf is, hoe realistischer de planning. Lees meer informatie in deze blog.
Een succesvolle implementatie vraagt actieve betrokkenheid. Denk aan tijd van key users, het maken van keuzes en meedenken over inrichting en processen. Lees meer informatie in deze blog.
AFAS Online is het cloudplatform van AFAS. Je gebruikt de software via internet. De systemen draaien in Europa bij Leaseweb, een Nederlands bedrijf met datacenters in de EU. AFAS en Leaseweb volgen Europese wetten, zoals de AVG. Zij werken niet met partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Daardoor kan buitenlandse wetgeving geen invloed hebben op jouw data.
AFAS werkt alleen samen met partners die voldoen aan dezelfde eisen voor privacy en beveiliging. Zo blijft de hele keten onder controle. Meer informatie over datasoevereiniteit.
Aanbesteden draait om kennis, praktijk en voorbereiding
Een aanbesteding is veel meer dan een formeel proces. Het is hét moment om te kiezen voor de juiste samenwerking die bijdraagt aan de doelen van jouw organisatie.
Of bel ons op: 033-43 43 883