6 grote valkuilen bij magazijnbeheer


Zelf voorraad aanhouden kan je grote voordelen bieden, maar onvoldoende grip op voorraad kan ook leiden tot een enorme kostenpost. Daar zit geen enkel bedrijf op te wachten. Dankzij de opkomst van e-commerce is er op sommige valkuilen bij magazijnbeheer extra druk komen te liggen. Wie klanten niet goed of niet snel genoeg informeert loopt de kans op een keiharde afstraffing

de grootste fouten bij magazijnbeheer


Een derde van de tijd gaat op aan administratie: zonde!

Goed magazijnbeheer was tien, vijftien jaar geleden al belangrijk, maar de groei van de internethandel heeft ervoor gezorgd dat deze bedrijfsactiviteit nu een stuk complexer is. Kansen én valkuilen liggen dicht bij elkaar. Een klein verschil, bijvoorbeeld het net niet scherp genoeg inkopen, kan de winstmarges direct om zeep helpen. Maar wat zijn nu belangrijke valkuilen bij goed magazijnbeheer? We zetten er 6 voor je op een rij.

Veranderingen

Goed magazijnbeheer was tien, vijftien jaar geleden al belangrijk, maar de groei van de internethandel heeft ervoor gezorgd dat deze bedrijfsactiviteit nu een stuk complexer is. Kansen én valkuilen liggen dicht bij elkaar. Een klein verschil, bijvoorbeeld het net niet scherp genoeg inkopen, kan de winstmarges direct om zeep helpen. Maar wat zijn nu belangrijke valkuilen bij magazijnbeheer? We zetten er 6 voor je op een rij.

Valkuil 1: Aanhouden van teveel voorraad

Gebleven is de valkuil waarbij bedrijven teveel voorraad aanhouden. Het kan een keuze zijn om voldoende artikelen op voorraad te leggen. De afdeling sales zal dit toejuichen omdat de kans op nee-verkopen hiermee daalt. De afdelingen finance en logistiek zijn minder blij met te hoge voorraden. Beter is het om met behulp van software in kaart te brengen welke minimale voorraden je nodig hebt om aan de klantvraag te voldoen en goed zicht te hebben op de levertijden van producenten/toeleveranciers. Stem acties intern af, ofwel, zorg voor een goede Sales & Operations Planning.

Valkuil 2: Vasthouden aan incourante artikelen

Het aanhouden van incourante voorraad in het magazijn is al jaren een geldverslindend kenmerk van vooral groothandels. Met de opkomst van webshops is dit probleem gegroeid. Bedrijven hebben de neiging om zich te onderscheiden door het aanbieden van een breed portfolio. Daar valt overigens iets voor te zeggen, maar deze ‘long-tail’ aan producten kent ook artikelen die maanden of jaren blijven liggen. Stel regels vast voor artikelen, hoe lang ze in welke hoeveelheden deel mogen uitmaken van de magazijnvoorraad. Bepaal ook wat je er vervolgens mee doet: zelf verkopen tegen korting of verkopen aan partijen die voor deze artikelen speciale platformen hebben ontwikkeld. Voorbeelden hiervan zijn Retourplaza en BVA Auctions.

Valkuil 3: Onvoldoende inzicht in ketenvoorraad

Inzicht in de levertijden en de beschikbare hoeveelheden artikelen in de keten is noodzakelijk voor de bedrijven die hun klanten goed willen informeren. Zeker nu klanten een steeds grilliger aankoopgedrag vertonen, bijvoorbeeld doordat ze sneller op nieuwe trends inspelen. Als groothandel kun je ervoor kiezen om een artikel niet zelf op voorraad te houden. Belangrijk is het dan wel om te weten of toeleveranciers over vergelijkbare artikelen beschikken. En bovendien: in welke hoeveelheden en hoe lang duurt het om deze bij de klant te krijgen? Voorraadniveaus moeten real-time beschikbaar zijn en liefst per artikel voorzien van een alertfunctie, zodat planners tijdig actie kunnen ondernemen als zich knelpunten voordoen. Een goede ketenintegratie, mét ondersteuning van IT-applicaties en op basis van afspraken met leveranciers is een absolute voorwaarde voor het hebben van voldoende zicht in voorraadniveaus in de supply chain.

Valkuil 4: Te weinig zicht op retourartikelen

De ene sector is de andere niet, maar in sommige branches is er een grote kans op het retour krijgen van artikelen. Denk bijvoorbeeld aan de fashionbranche. Artikelen die retour komen, zijn direct weer als voorraad te gebruiken. Sommige artikelen zijn licht beschadigd, maar te herstellen. Bepaal welke artikelen je wel en niet opnieuw wil gebruiken. Breng ook zo goed mogelijk in kaart welke artikelen retour komen en wanneer deze arriveren. Dit voorkomt onnodig bijbestellen of nee-verkopen.

Valkuil 5: Forecasting zonder goede data

Het bijbestellen van artikelen op basis van ruwe historische gegevens is een doodzonde. Forecasten op basis van ‘gevoel’, althans zonder gebruik te maken van IT-tools, is echt achterhaald. Software ondersteunt planners met behulp van analyses, klantbehoefte/benodigde voorraadniveau. Gedetailleerde data, opgeslagen in het ERP, moet als basis dienen. Bijsturen op basis van plannen, ervaring of actuele ontwikkelingen kan vervolgens altijd. Bovendien is het door de grote aantallen, de sterke fluctuaties en de markttrends onmogelijk om voorraden op basis van gevoel te managen. Een modern ERP en aanvullend het gebruik van dashboards is een noodzaak. Met de dashboards is op basis van gedetailleerde historische data direct duidelijk welke bestelacties een replenisher moet nemen om de juiste artikelen op het juiste moment op voorraad te hebben.

Valkuil 6: Klanten geen zicht geven op voorraden

Dit is vandaag de dag misschien wel de grootste valkuil. Een onderneming die een goed overzicht heeft van de inkomende en uitgaande goederenstromen, moet deze info melden aan klanten. Bijvoorbeeld via een webportal. Een producent moet aan een klant een levertermijn kunnen doorgeven, iets wat alleen kan als de producent inzicht heeft in de beschikbare voorraden en levertermijnen van een toeleverancier. E-mail en telefoon zijn niet langer de manier om dit op te vragen of door te geven. Directe koppelingen of portals hebben die rol overgenomen. Heeft een klant onvoldoende zicht op de beschikbare voorraden van je onderneming, dan zal hij naar de concurrent gaan.

Strategie

Het managen van je voorraad is vandaag de dag veel meer dan het op orde houden van je commerciële belangen en financiën. De 6 valkuilen in dit artikel maken duidelijk dat het op orde hebben van voorraden vooral een strategisch onderdeel is van een onderneming. Welke keuzes maak je? Zelf voorraad aanhouden, het bij derden neerleggen? IT is sowieso dé ondersteunende factor voor goed voorraadbeheer. Onvermijdelijk ontstaan er steeds weer nieuwe valkuilen. Nauwe samenwerking met ketenpartners is de enige manier om daarmee om te gaan. Investeer dus niet alleen in IT, maar steek minstens zoveel energie in goede relaties met partners.

Ook volledig grip op je voorraad met één ERP-systeem?

Of het nu gaat om magazijnbeheer, in- en verkoop, CRM of de financiële boekhouding met de ERP-software van AFAS beschik je over één volledige oplossing om de administratie tot een minimum te beperken.