Veel organisaties willen meer grip op hun uitgaven, maar hebben weinig zicht op wat er precies besteld wordt. Past een aanvraag bijvoorbeeld binnen het afgesproken budget of gebeurt het via de juiste leverancier. Zeker als bestellingen via verschillende locaties of afdelingen lopen, ontstaat al snel ruis. Het resultaat is achteraf veel bellen en mailen, onnodig herstelwerk, frustratie bij de financiële administratie en soms zelfs onrechtmatige inkoop. Door het proces vanaf de bron goed vast te leggen, gekoppeld aan budgetten en contractafspraken, krijg je vooraf inzicht en hou je controle.
We zien dat organisaties vooral worstelen met grip aan de voorkant. Bestellingen gaan buiten contracten om of er is geen budgetcontrole. Voor overheidsinstellingen is dat risicovol: zij moeten laten zien dat ze rechtmatig inkopen. Door te werken met interne catalogi en autorisaties kun je dat proces afdwingen zonder het ingewikkeld te maken. Dat zorgt voor rust: gebruikers weten wat kan en de organisatie weet zeker dat alles volgens de gemaakte afspraken gaat.