Auteur: Arthur Nieland

Less is more

Hoe maak je verschil met een jaarthema 

Het nieuwe jaar staat bijna voor de deur! Hoe kan je met een jaarthema het verschil maken op het gebied van automatisering? The Chicago Bulls deden het met ‘The last dance’. Zij hadden als team één doel. In het afscheidsseizoen van Michael Jordan kampioen worden. Dit zorgt ervoor dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft. Alle gebeurtenissen en keuzes van het seizoen leiden naar maar één doel. Kampioen worden in de NBA. Maar hoe kan je een jaarthema inzetten om je automatiseringsdoelstellingen te behalen?

AFAS heeft jaarlijks een jaarthema. In 2022 is het less is more. Als je kijkt naar bedrijfsautomatisering is dit een prachtig thema. Dat klinkt misschien gek op het eerste gezicht. Maar dit kan een organisatie ontzettend veel opleveren. Maar hoe dan?! Hoor ik je denken...

Wie is er aanwezig?

Binnen de zakelijke dienstverlening wordt vaak gewerkt met verschillende systemen voor aanwezigheid. Denk hierbij aan een HR softwareoplossing voor de aan- en afwezigheid voor de medewerkers. Daarnaast is er een tool in gebruik voor het registreren van de uren op projecten, want uren worden vaak doorbelast aan projecten en klanten. Dit zorgt ervoor dat uren dubbel worden geregistreerd. Wat ik als Salesmanager vaak terug hoor, is dat alle uren worden geregistreerd in een urentool. Maar hier zit vervolgens geen berekening in voor het verlofsaldo, waardoor er nog een aparte Excellijst binnen de organisatie rondzweeft. En dit is echt zonde.

Wanneer je keuze maakt voor een nieuwe softwareoplossing, is het van belang om zo breed als mogelijk in de organisatie te kijken. Welke afdelingen kunnen wij allemaal helpen als er een nieuw systeem wordt gekozen? Door HR, CRM, projecten en de financiële administratie te combineren, is bovenstaande uitdaging direct verholpen. Hierdoor heb je met minder systemen, meer plezier!

Wie heeft dit gekocht?

Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Dit kan heel erg uiteenlopend zijn: inhuur van zzp’ers, het besteden van een persoonlijk ontwikkelingsbudget, de aanschaf van bedrijfsmiddelen tot het gebruiken van diensten van derde. Dit zorgt ervoor dat elke organisatie te maken heeft met een grote stroom aan inkoopfacturen. Wanneer je kijkt naar een ERP oplossing, kan je alle medewerkers betrekken bij het inkoopproces. Dit begint al met een inkoopaanvraag via een workflow, hierdoor kan er direct een verplichting worden aangemaakt. Hierdoor kan je gemakkelijk de inkoopfactuur matchen en daarmee het proces automatiseren.

Het grote voordeel is dat je vanaf moment één aan dossiervorming doet. De aanvraag komt in het dossier van de medewerker én de inkooprelatie. Hierdoor kan je altijd achterhalen waar een aankoop vandaan komt. Het procuratieschema zorgt ervoor dat aanvragen direct worden goedgekeurd. Hierdoor krijgt de beoordelaar een taak om een inkoopaanvraag goed te keuren, daarbij zijn direct de jaarbudgetten inzichtelijk. Zo heb je direct inzicht en kan je het proces vergaand automatiseren.

Wanneer kan ik mijn laptop ophalen?

In tijden van de war for talent en schaarste op de arbeidsmarkt is het een enorme uitdaging om nieuwe medewerkers te vinden. Een goede werken-bij pagina kan hierbij helpen. Wanneer een nieuwe medewerker start. Wil je het wauw-effect creëren op de eerste werkdag en natuurlijk alle dagen die daarop volgen. Door het proces van instroom te automatiseren kan je het wauw-effect creëren. Als je een nieuwe medewerker vanuit HR in-dienst meldt, gaat er automatisch een taak naar ICT om een laptop en telefoon aan te schaffen en klaar te maken. De facilitaire afdeling krijgt de taak om een tas, bloemetje en een toegangspas te bestellen. Hierdoor is alles goed geregeld op de eerste dag.

Het systeem zorgt ervoor dat de juiste mensen een taak krijgen en in actie komen. En het mooie is dat de aangewezen medewerkers direct de inkoop kunnen doen van de bedrijfsmiddelen. Dit kan wanneer je een brede software-oplossing inzet en al je medewerkers betrekt bij het proces. Op naar het wauw-effect!

Weet iemand hoe deze oplossing werkt?!

Wanneer er verschillende software-oplossingen worden ingezet binnen een organisatie, heeft elke tool vaak een beheerder. Bij elke tool is één iemand binnen de organisatie de expert of de beheerder. Hoe houd je hier het overzicht in? Je hebt namelijk verschillende tools, koppelingen en mate van beheer. Als het gaat om beheer is less is more écht van toepassing. Minder tools om te beheren zorgt voor meer gemak en inzicht op de werkvloer. Het is een hele grote pre om met minder systemen meer processen te automatiseren. Zodat op het gebied van HR, CRM, projecten, abonnementen, inkoop en de financiële administratie maar één werkwijze is.

Less is more

Hoe kan je een jaarthema inzetten om je automatiseringsdoelstellingen te behalen? Het is belangrijk om op voorhand in kaart te brengen wat je als organisatie wil realiseren, bijvoorbeeld:

  • Tijd besparen;
  • Geïntegreerd werken;
  • Meer werkplezier;
  • Meer inzicht;
  • Einde maken aan dubbele vastlegging;
  • Eenduidige werkwijze voor verschillende bedrijfsonderdelen.

Zorg ervoor dat je thema een paraplu is waar jullie doelstellingen onder vallen. Zodat je als organisatie een jaar lang keuzes kan maken in één richting, jullie doel. Wat wordt jullie jaarthema?

Meer lezen?