AFAS Blogt
Auteur: Marloes Zwagerman

InSite als intranet … #hoedan?!

Op de 1e dag na mijn vakantie start ik met InSite en een kop koffie. Bij AFAS weten we niet beter! Via InSite zie ik in één oogopslag al mijn nieuwsberichten, taken en signalen. Binnen een mum van tijd ben ik weer op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen de organisatie en weet ik waar ik de komende dagen mee aan de slag ga. Ook weet ik direct welke collega ik nog mag feliciteren met zijn/haar verjaardag of jubileum. Geautomatiseerde spontaniteit noemen we dat. Yes, ik kan er weer helemaal tegenaan!

InSite is het startpunt van verschillende processen binnen je organisatie. Niet alleen voor mij, maar voor iedereen: van de directie en de afdeling ICT tot de catering. Of je nu een factuur goedkeurt, je verhuizing doorgeeft of dat je een aanvraag facilitair instuurt om alsjeblieft het wc-papier aan te vullen. InSite is de plek! Omdat InSite integraal verbonden is met AFAS Profit worden alle acties en mutaties via InSite automatisch, eventueel met goedkeuring, verwerkt en op de juiste plek opgeslagen. En natuurlijk is de toegang tot bepaalde informatie en processen volledig afgestemd op jouw autorisatiestructuur.

#waaromdan

Dat klinkt allemaal prachtig! Maar waarom dan dit betoog? Vanuit mijn rol als succesmanager ben ik primair verantwoordelijk voor klantgeluk! Oftewel: zorgen voor blije klanten door goed en groeiend gebruik van onze software ten einde er met plezier en rendement gebruik van te maken. Momenteel is voor veel organisaties het vinden en behouden van de juiste medewerkers uitdagend. Steeds vaker krijg ik dan ook de vraag welke rol onze software daarin kan spelen. InSite is door de ruime mogelijkheden een geweldige tool om in te zetten. Denk hierbij aan een gestroomlijnd onboarding proces of een strak opgezette academy voor nieuwe starters of doorstromers.

En, hebben we het al gehad over alle andere functionaliteiten die InSite biedt? Je belangrijkste bedrijfsprocessen verlopen via InSite. En straks je intranet dus ook. Scheelt weer een keer inloggen (worden je medewerkers blij van) en de kosten en het onderhoud van een extra systeem!

#hoedan

InSite is veel meer dan een portal met praktische functionaliteit. Het is de perfecte tool om mee samen te werken en informatie te delen. InSite is van iedereen! Medewerkers moeten het ervaren als onderdeel van de organisatie. Daarom zet je InSite in de look & feel van je organisatie en deel je InSite optimaal in voor jouw organisatie. Je kunt hiervoor met een schone lei beginnen of gebruik maken van de templates. Daarnaast hebben we veel tips voor je om InSite nog mooier en beter te maken. Wil je graag gebruik maken van de AFAS iconen? Raadpleeg dan eens de Icon Database. Op deze manier kan je je werk niet alleen makkelijker organiseren, maar maak je InSite ook leuk om te gebruiken.

Maar let op: een goed intranet is meer dan een fraai vormgegeven portaal. De stelregel is: ‘content is king’. Om iedereen zich thuis te laten voelen, is het belangrijk om InSite met elkaar te vullen. Dus niet alleen ‘corporate’ mededelingen of nieuws, maar ook foto-/videomateriaal van een evenement, klantafspraken of een personeelsfeest. En wat dacht je van persoonlijke berichten over geboorte en ander lief & leed. Daar biedt InSite ook de ruimte voor. Met aansprekende content informeer je collega’s niet alleen, je versterkt ook de betrokkenheid met collega’s, afdelingen en de rest van de organisatie. ook wanneer collega’s niet dagelijks op kantoor zijn. Ook vanuit huis of via de AFAS Pocket app ben je altijd op de hoogte van alle ontwikkelingen in de organisatie.

#doedan

Zoals je leest, kan ik oneindig veel voordelen noemen. Liever spoor ik je aan om zélf met InSite aan de slag te gaan. Als je klein begint, bijvoorbeeld door mensen nieuwsberichten te laten plaatsten, komen de verbetersuggesties en aanvullingen van zelf. Ga niet voorbij aan de opmaak, zodat iedereen zich op jullie InSite snel thuis voelt en zorg voor actuele content. Tijdens het Succestival op 12 en 13 september mag ik samen met collega Jiska van den Hengel een sessie geven over InSite als intranet en zullen we handvatten geven over de wat, de hoe en dus de DOE!

Wil je direct starten of wil je samen een plan van aanpak maken? Leuk! Bekijk de optimalisatiekans InSite als intranet en plan gelijk een afspraak in met je AFAS Succesmanager!