Uit een Focussessie met klanten over ouderschapsverlof bleek dat er per sector veel verschillen zijn. Natuurlijk gaan we deze uitdaging graag aan. Het resultaat is een compleet proces geworden dat een werkgever maar één keer hoeft in te richten. Het startpunt is het vastleggen van een nieuw familielid op InSite. Dit kan zowel met naam als anoniem, dat maakt voor het proces geen verschil. Na registratie volgt via een workflow automatisch de toekenning van het ouderschapsverlof, conform de bestaande regels. Als iemand meerdere kinderen heeft waarvoor dit verlof geldt, wordt voor elk nieuw kind een nieuw potje met een eigen saldo aangemaakt. Dit stopt automatisch als het kind acht jaar wordt.
Naast het vastleggen en uitvoeren van het ouderschapsverlof is het inplannen van dit verlof meteen meegenomen. Eerst ging dat via de reguliere verlof-workflow. Ouderschapsverlof heeft echter een vast ritme over een langere periode. Vanaf Profit 15 kan een medewerker ouderschapsverlof via het rooster plannen, waarna automatisch de juiste verlofboeking volgt. Dit geldt zowel voor betaald als onbetaald ouderschapsverlof; je plant het in via het rooster in en daarna volgt automatisch een salarisaanpassing.
De nieuwe regels voor geboorteverlof zijn eveneens afgedekt in Profit 15. In wezen is dit hetzelfde proces, alleen is het een ander potje en gelden er andere regels. Door ook dit proces volledig te automatiseren, kan een medewerker bij wijze van spreken al tijdens de geboorte zijn geboorteverlof inplannen. Omdat de medewerker op dat moment waarschijnlijk wel andere dingen aan zijn of haar hoofd dan achter de computer te kruipen kun je dat gewoon even tussendoor regelen, via de Pocket app. Omdat dit een eenmalig verlof is, dat je aangesloten opneemt, plan je dit niet in via het rooster, maar via een reguliere verlofboeking. Hiervoor hebben we gebruik gemaakt van de bestaande mogelijkheden met verlofprofielen.
Naast het proces voor ouderschaps- en geboorteverlof biedt Profit 15 nog andere optimalisaties. Met Werving & Selectie zijn de laatste jaren flinke stappen gezet. Zo introduceerden we in Profit 11 de sollicitant stamkaart met alle informatie om het complete traject van vacature tot indiensttreding te automatiseren. Door de relevante gegevens van een kandidaat te verzamelen en continu te verrijken, kan je in Profit 15 een sollicitant met één druk op de knop in dienst te nemen. Op basis van de stamkaart genereert Profit automatisch het contract. En als de sollicitant dit digitaal ondertekent, volgt meteen de indienstmelding. Zo is het Werving & Selectie proces nog beter gestroomlijnd. En omdat niet alle klanten OutSite of onze vacaturebank gebruiken, kan je in Profit 15 ook een sollicitant aanmaken zonder vacature. Zo kun je toch gebruik maken van alle mooie functionaliteiten die de stamkaart biedt en hoef je je bestaande werkenbij-site niet direct over te zetten naar Outsite.
Een handige toevoeging in Profit 15 is het statusveld op de stamkaart. De status van de sollicitant in het proces krijgt nu een prominente plek. Klanten willen dit graag in één oogopslag zien. Deze status muteert automatisch door verschillende acties in de onderliggende workflows en is daarnaast eventueel ook handmatig aan te passen. Als een sollicitant een andere baan accepteert en dat telefonisch laat weten, kun je de status met een druk op de knop aanpassen. Een andere nieuwe optie is het vastleggen van contactmomenten. Dit kon eerder wel met vrije inrichting, maar is nu opgenomen in de standaard. Na een gesprek maak je een gespreksverslag en legt dit vast. Zo weet iedereen wat er aan de hand is. Als het gesprek effect heeft op de status van de sollicitant, wordt dit geregistreerd. Wil je over een week een herinnering sturen? Dan krijg je automatisch een signaal. Zo is alle communicatie geborgd, inclusief de onderliggende informatie.
Tot slot nog een externe ontwikkeling waar we al op voorgesorteerd hebben. Het lijkt er op dat Google Jobs binnenkort echt in Nederland gaat landen. Er zijn al tests gedaan, dus het zal niet lang meer duren voor deze dienst van start gaat. Profit 15 is er helemaal klaar voor dus wij kunnen niet wachten. Wij leveren vanuit Profit de metadefinities aan. Als de vacaturesites van AFAS en onze klanten door Google geïndexeerd zijn, krijgt de vindbaarheid een flinke boost. Dus laat Google Jobs en de nieuwe talenten maar komen!
Wil je meer weten over hoe Profit 15 ook jouw HR-processen verder stroomlijnt of alle ins & outs van de besproken functionaliteit uit eerste hand horen? Kijk dan vanaf 18 mei naar de video’s over HR op afasopen.nl. Vergeet je niet in te schrijven!