HR & Payroll over de grens: centraal waar het kan, lokaal waar het hoort

Bij AFAS geloven we dat je internationaal HR zoveel mogelijk vanuit één centrale basis moet organiseren. Niet door alles wat lokaal goed werkt te vervangen, maar door processen slim met elkaar te verbinden. Volgens AFAS bestaat die aanpak uit drie uitgangspunten: centraal waar het kan, lokaal waar het hoort en verbinden waar nodig.

Begin met één centrale HR-basis

Veel organisaties die internationaal groeien, hebben in Nederland al een stevige HR-inrichting staan. Denk aan onboarding, workflows, medewerkersdossiers, declaraties en wijzigingen in arbeidsvoorwaarden. Waarom zou je dat voor ieder land helemaal opnieuw opbouwen?

Ons uitgangspunt is dat medewerkers, leidinggevenden en HR zoveel mogelijk vanuit AFAS kunnen werken. Een nieuwe medewerker doorloopt daar de onboarding. Een salaris- of roosterwijziging wordt daar aangevraagd en goedgekeurd. De ontwikkeling van de medewerkers wordt daar centraal geborgd. Zo houd je één manier van werken.

Dat betekent ook dat je als organisatie niet voor ieder land een aparte beheersorganisatie hoeft op te tuigen. Contracttemplates, workflows en processen beheer je zoveel mogelijk centraal. Daarmee voorkom je dat internationale groei automatisch ook betekent dat je inrichting steeds ingewikkelder wordt.

Een medewerker wil gewoon zijn HR-zaken regelen

Centraliseren is niet alleen prettig voor HR. Ook voor medewerkers wil je één herkenbare ervaring creëren. Iemand in Duitsland, Frankrijk of Polen moet zijn adres of bankrekeningnummer kunnen aanpassen, een declaratie kunnen indienen en zijn documenten kunnen bekijken zonder eerst te hoeven bedenken in welk lokaal systeem hij moet zijn. Daarom bouwen we verder aan één medewerkersreis via onder andere AFAS Pocket en InSite, zoveel mogelijk in de eigen taal van de medewerker. De locatie verandert, maar de manier van werken hoeft niet iedere keer opnieuw uitgevonden te worden.

Payroll blijft lokaal waar dat nodig is

Tegelijk moet je niet doen alsof ieder HR- en payrollproces overal hetzelfde is. Payroll is daar het duidelijkste voorbeeld van. Lokale wetgeving, sociale verzekeringen en aangiftes verschillen per land. Daar heb je lokale kennis en lokale systemen voor nodig. Wij zeggen daarom niet: gooi alles weg en stap wereldwijd over op één systeem. Integendeel.

Werk je in Polen al prettig met een lokaal tijdregistratiesysteem? Of heb je in Frankrijk een payrollprovider waarmee je al jaren goed samenwerkt? Dan hoeft dat niet zomaar te verdwijnen. Samen met Salure kijken we hoe we die lokale oplossingen juist verbinden met je centrale HR-basis.

Van AFAS naar de lokale payroll en weer terug

In de ideale situatie begint een mutatie centraal in AFAS. Een medewerker of manager voert een wijziging in. De workflow zorgt voor de juiste goedkeuringen. Zodra de mutatie definitief is, worden de benodigde gegevens op het afgesproken moment naar de lokale payrollprovider gestuurd. Daar vindt de lokale loonverwerking plaats.

De lokale partner zorgt vervolgens voor zaken als de loonberekening, lokale aangiftes en afdrachten. Daarna stopt het proces wat ons betreft niet. Relevante informatie moet weer terugkomen in AFAS. Denk aan een loonstrook of journaalpost. Zo kan een medewerker zijn loonstrook uiteindelijk op dezelfde plek terugvinden als zijn andere HR-informatie. En HR houdt centraal het overzicht.

Niet iedere koppeling hoeft hetzelfde te zijn

Daarbij kijken we ook praktisch naar wat een organisatie nodig heeft. Heb je vijf medewerkers in een bepaald land? Dan is een uitgebreide technische koppeling niet altijd logisch. Soms is een eenvoudiger gegevensuitwisseling voldoende. Heb je honderden medewerkers of een ingewikkelde payrollsituatie? Dan kan verdere automatisering juist veel handwerk en controles voorkomen.

Er bestaat dus niet één internationale blauwdruk die je blind over ieder land legt. Het doel is wel steeds hetzelfde: gegevens één keer goed vastleggen en zorgen dat ze op de juiste plek terechtkomen.

Lokaal werken, centraal inzicht

Uiteindelijk horen wij bij internationale organisaties steeds dezelfde behoefte terug: ik wil weten wat er gebeurt. Hoeveel medewerkers hebben we per land? Waar loopt verzuim op? Welke contracten lopen af? Hoe ziet onze bezetting eruit?

Nu betekent dat nog vaak dat HR gegevens uit allerlei bestanden en systemen verzamelt en daarna probeert daar één overzicht van te maken. Daar willen we vanaf. Lokale systemen mogen blijven bestaan waar ze waarde toevoegen. Maar de relevante informatie moet uiteindelijk wel centraal samenkomen. Het doel is simpel: één versie van de waarheid over je internationale organisatie.

Internationaal hoeft niet ingewikkelder te betekenen

Internationale HR zal altijd lokale verschillen houden. Dat is ook logisch. Een Duitse medewerker werkt nu eenmaal binnen andere wetgeving dan een Nederlandse of Franse medewerker. De kunst is om alleen lokaal te maken wat écht lokaal moet zijn. De rest wil je standaardiseren en centraal organiseren. Dat maakt internationaal HR wat ons betreft beheersbaar: één centrale HR-basis, ruimte voor lokale expertise en slimme verbindingen tussen beide. Zo hoef je niet te kiezen tussen centrale grip en lokale flexibiliteit.

Meer weten over de mogelijkheden van HR Internationaal? 

Of meld je aan voor de sessie Internationale HR met AFAS