AFAS Blogt
Auteur: Jacco Weeda

Geef scholen een minimum aan taken en een maximum aan overzicht

Hoe een centralere administratie meer tijd oplevert voor onderwijs – en hoe je dat regelt

Zeg onderwijs, en je zegt ook: administratieve lastendruk. Dat is niet iets dat docenten en andere medewerkers zomaar verzinnen. ‘Maar,’ zegt onderwijsspecialist en salesmanager Jacco Weeda, ‘de sector kan ook zelf nog grote stappen zetten. Bijvoorbeeld door meer te centraliseren. Samen bereik je echt meer.’ De grote vraag is dan natuurlijk: hoe dan?

‘Ja, het onderwijs heeft écht te maken met een personeelstekort. En leraren en medewerkers die klagen over werkdruk, ervaren die werkdruk écht. Ook op administratief vlak. In het primaire en het secundaire proces is de hoeveelheid administratie heus toegenomen. Maar onderwijsinstellingen zijn ook vaak zó druk met onderwijs, dat ze maar zelden een stapje terug doen en zich afvragen: hoe kunnen we nou efficiënter werken? En daarmee doen ze zichzelf tekort.’

Werk verplaatst zich

‘Je ziet bijvoorbeeld dat werk zich de laatste jaren vooral heeft verplaatst. Vroeger stuurden docenten een mailtje naar de backoffice: wil je dit of dat even regelen? In steeds meer organisaties wordt van leraren verwacht dat ze dingen zelf regelen. En dat werk komt er aan de voorkant dus bij, maar verdampt aan de achterkant. Dat is wennen. Tegelijkertijd zie je dat veel scholen nog heel autonoom zijn, ook binnen grotere organisaties. Dat is vaak heel mooi, maar juist voor administratief werk niet. De backoffice zit in veel gevallen grotendeels op een hoofdkantoor, terwijl alle losse scholen nog met eigen systemen, lijstjes en structuren werken. En dat is hoe dan ook erg inefficiënt.’

Sturen op uitzonderingen

‘Als besturen zouden zeggen: we centraliseren de administratie, dan haal je al heel veel druk weg bij de scholen. Natuurlijk moet je sommige dingen blijven registreren bij de bron. Maar als je investeert in de backoffice, kun je de administratie wél centraliseren. En met een goed systeem kun je medewerkers een minimum aan taken geven, met een maximum aan overzicht. Je bespaart een enorme hoeveelheid werk, door te sturen op uitzonderingen. Je kunt voor van alles en nog wat een systeem induiken om te kijken of alles klopt, maar het is veel handiger als het systeem zélf gaat piepen.’ 

Niet klagen, maar samen sparren  

‘Hoe efficiënter je zo’n systeem inricht, hoe meer je gedwongen wordt om je processen op de werkvloer tegen het licht te houden. Dat zorgt voor efficiëntie en uniformiteit, maar klinkt ook een stuk makkelijker dan het eigenlijk is. Ons advies is: gooi niet in een keer van bovenaf je hele organisatie overhoop. Begin klein, met één procesje, en betrek vanaf het begin je medewerkers erbij. Allemaal, dus uit de backoffice én de scholen. Samen weten ze niet alleen waar de knelpunten zitten in de dagelijkse praktijk, maar ook waarom dingen nu zijn zoals ze zijn. Laat ze daarover met elkaar sparren. Vanuit wederzijds begrip komen oplossingen makkelijker bovendrijven dan vanuit geklaag in de eigen kring.’ 

Focussen op onderwijs 

‘Heb je samen afspraken gemaakt om een proces anders in te richten? Voer het dan ook meteen door in je systeem. Leg het vast in een workflow. Dan kan niemand er meer omheen. En laat die technische stap vooral geen drempel zijn. Wij helpen je graag. En we hebben goede onderwijs-partners die gespecialiseerd zijn in onderwijsprocessen. Die helpen je technisch én inhoudelijk. Zodat je altijd werkt met mensen die je organisatie kennen, die maatwerk kunnen leveren. En zodat je werk niet langer verplaatst, maar écht laat verdampen. Want hoe beter je de centrale achterkant op orde hebt, hoe meer rust er aan de voorkant komt. Dan kunnen docenten zich weer focussen op kwaliteit.’

Over de auteur