Het personeelstekort in de accountancy is een fundamenteel probleem.’’ vertelt Marco Muilwijk, salesmanager bij AFAS. ‘’We merken vanuit ons contact met klanten dat ze opmerken dat er te weinig aanwas vanuit de opleidingen is en ook stappen er regelmatig accountants over naar het bedrijfsleven, waardoor de werkdruk in de accountancybranche structureel te hoog blijft. Voor deze leegloop is geen snelle oplossing voorhanden. Digitalisering en procesoptimalisering zijn natuurlijk geen heilige graal, maar ze kunnen zeker helpen de werkdruk te verlagen.’’
Marco vervolgt: ‘’Ik ben van mening dat wanneer je als organisatie wil digitaliseren, het slim is goed na te denken wat het doel is. Ik hoor nog wel eens “we hebben mapjes op de server gezet met onze documenten erin, dus we hebben onze processen geautomatiseerd!” Dat is uiteraard digitalisering, maar daar zit nog geen structuur in, laat staan dat je documenten op die manier met je klanten wil delen. Als ik met een administratie- en accountantskantoor praat, vraag ik altijd: wat wil je bereiken met de software? Waar wil je staan over een paar jaar? En hoeveel efficiënter denk je te kunnen werken door echt door te pakken op het gebied van automatisering? Het valt op dat kantoren die een automatiseringsslag hebben gemaakt daadwerkelijk minder werkdruk ondervinden. Ze kunnen het werk makkelijker aan en de druk op personeel is minder groot dan bij kantoren die deze slag nog moeten maken.’’
AFAS biedt een totaaloplossing aan voor kantoren die bedrijfsprocessen automatiseert en ondersteunt. In dit pakket zit ook een volledig geautomatiseerde workflowfunctionaliteit. ‘’We zien in een organisatie dat de procesborging een onderschat element, waarbij onnodig veel tijd verloren gaat. Vaak is het zo dat de processen wel bij medewerkers in het hoofd zitten of dat documenten overal en nergens en op meerdere plekken worden opgeslagen, maar daar kan iemand anders meestal niet zomaar bij. Als je het centraal borgt, heb je direct inzicht waar iedereen mee bezig is en houd je altijd grip op het proces.’’ vertelt Marco. Als voorbeeld gebruikt hij vaak dat een medewerker wordt gevraagd of hij een bepaalde taak wil doen, maar dat de medewerker zegt dat hij daarvoor te druk is. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van workflows, dan is het niet eens nodig om dat te vragen, omdat digitaal zichtbaar is dat die medewerker nog tien andere taken heeft te doen. Juist in tijden van schaarste is dit een handige manier van werken, omdat het werkproces er een stuk efficiënter door wordt. Een goede workflow is als het ware het cement tussen de stenen.
Van oudsher staat de accountancybranche nou niet bekend om proactief handelen. Gelukkig zijn er mooie tools voorhanden om samen met de klant in het hier en nu de actuele financiële situatie online te bespreken. Dat vergt voor de accountant een andere, proactieve rol. Het is een stap die veel kantoren nog moeten maken en waarvoor niet ieder kantoor de geschikte mensen heeft. In de branche waar het steeds meer gaat van produceren naar adviseren, kan digitalisering een grote rol spelen. Ieder kantoor kan de boekhouding doen, het maakt in principe niet uit voor wie je kiest want de uitkomst van jouw administratie zal, als het goed is, altijd hetzelfde zijn. De meerwaarde zit ‘m in goed advies geven waar je als klant iets aan hebt of waarmee je geld kunt besparen.
‘’Vaak zie ik wel dat accountants, onder meer vanwege schaarste aan bekwame mensen, momenteel te weinig met de informatie die ze van de klant hebben doen. Naar mijn mening is dat een gemiste kans. Als je je werkprocessen digitaliseert, komt er meer tijd vrij, al was het alleen maar omdat je dubbele vastlegging elimineert en dus niet vijf keer dezelfde gegevens op verschillende plekken hoeft in te voeren. Hierdoor houd je structureel meer tijd over om vaker diepgaand en proactief contact met je klant te hebben. Ook kan je digitale tools slim inzetten. Want het zijn wel de mensen die het doen en die het verschil kunnen maken. De kantoren zitten letterlijk op een pot goud, alleen wordt er te weinig mee gedaan.’’ concludeert Marco.
AFAS denkt graag met je mee over digitalisering van jouw administratie of accountancykantoor! Ga voor meer informatie naar de themapagina en maak een afspraak!