Laat workflows voor je werken


Met workflows voer je dagelijkse processen in de organisatie feilloos en zo efficiënt mogelijk uit. Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en te monitoren. Hierdoor kun je betere beslissingen nemen en meer tijd over houden voor belangrijke zaken. Er zijn standaard meegeleverde workflows maar je kan ze ook zelf bouwen. Hierdoor stem je de workflow helemaal af op jouw organisatie.

m

Gebruik van workflows


Het gebruik van workflows om processen te digitaliseren kan de efficiëncy in de organisatie drastisch verbeteren. De processen verlopen altijd volgens een vaste structuur en veranderbare stappen. Hierdoor is betere bewaking van de doorlooptijd mogelijk. Het systeem 'dwingt' de gebruikers hiertoe, wat bijdraagt aan een kortere doorlooptijd en betrouwbaarheid van de administratie. 

Door workflows in te richten leg je de verantwoordelijkheid daar waar die hoort. Bovendien worden medewerkers op basis van de informatie in de flow automatisch op de hoogte gehouden van de status. Geen black boxes meer voor je medewerkers en relaties. Zo creëer je duidelijkheid en transparantie!

Met een goede inrichting automatiseer je onnodig administratief werk, waardoor medewerkers aan hun kerntaken toe komen en ruimte krijgen om te innoveren!





Zelf aan de slag met Workflows


In 5 stappen aan de slag! 

  1. Breng je processen in kaart

Streef je naar efficiënte, effectieve en flexibele processen? Zorg er dan voor dat je de processen in kaart brengt. Beschrijf de gewenste werkwijze en definieer alle stappen. 

  1. Werk je processen uit 

Begin simpel en overzichtelijk. Procesbeschrijvingen hebben al snel de neiging om ingewikkeld te worden door alle uitzonderingen. Beschrijf eerst de standaard, voeg daarna de uitzonderingen toe. 

  1. Maak gebruik van condities

Bedenk welke acties je automatisch zou willen laten afhandelen. Je kunt in workflows condities gebruiken zodat je de workflow vóór jou laat denken. Hierdoor worden je processen pro-actief. De workflow gaat sneller en werk verdampt.

  1. Monitor je workflows. 

Heb je workflows eenmaal ingericht controleer dan of de workflows hun gewenste effect hebben. Wordt je proces er ook daadwerkelijk efficiënter, effectiever en flexibeler van?  Weet iedereen wat hij/zij moet doen? Is er terugkoppeling?

  1. Evalueer je workflows.

Workflows moeten zorgen voor snelheid en meer tijd. Het proces moet er simpeler en makkelijker van worden. Stel jezelf dus altijd de vraag, kan het nog slimmer, efficiënter en effectiever? 



Bekijk ook deze bronnen





Praktijkvoorbeeld: Verlof aanvragen


Een medewerker vraagt verlof aan. Met een basisworkflow kun je al effectief bezig zijn door de aanvraag bij de geautoriseerde te laten komen, en vervolgens inclusief beslissing terug te sturen naar de instuurder. Maar met conditionele workflows ga je écht een stap verder. Bijvoorbeeld:

  • Vraagt iemand minder dan 16 uur verlof aan, dan is de aanvraag automatisch geaccordeerd, óf
  • Is de bezetting van de afdeling <75%, dan kan de aanvraag niet ingediend worden, behalve als er een speciale reden wordt opgegeven.

Bekijk het voorbeeld:


Praktijkvoorbeeld: Inkoopfacturen

Inkoopfacturen


Met de workflow 'Inkoopfactuur' volg en bewaak je de inkoopfacturen binnen de organisatie. De stappen die een inkoopfactuur doorloopt zijn bijvoorbeeld de inboeking, beoordeling/accordering, vrijgave voor betaling en de uiteindelijke betaling. 

  • De inkoopfactuur wordt ingeboekt
    Maak je gebruik van e-facturen dan is het helemaal makkelijk dan hoef je niets over te typen. 
  • Automatisch wordt de factuur geblokkeerd voor betaling. Deze moet immers eerst nog gecontroleerd worden door de verantwoordelijke.
  • Zodra de factuur is goedgekeurd is deze vrijgegeven voor betaling en gaat automatisch mee in de betaalopdracht. Is de factuur afgekeurd dan komt deze weer terug bij de verantwoordelijke voor het inboeken en kunnen veranderingen toegepast worden. 


ga naar top

Videotraining: conditionele workflow

ga naar top

Neem contact op!

AFAS Adviseur

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!

Downloaden

Download de brochure

Workflows zitten verankerd in onze ERP software. Wil je hier meer over weten? Download dan de brochure.


Advies op  maat nodig? Bel: 033 - 4341800