De facturatie is bij veel organisaties echter nog altijd een hardnekkig, papieren proces. Sterker nog: ook wanneer de kostenbesparingen evident zijn (enveloppen, postzegels, handling, scannen en inboeken), blijven bedrijven vasthouden aan papier. Als een organisatie al elektronisch factureert dan is dit meestal op basis van een – al dan niet gescande – PDF waarbij de boeking en handling nog volledig handmatig gaan.
De oorzaak hiervan ligt in de cultuur en tradities van organisaties: er zijn technische en functionele mogelijkheden te over. Veel bedrijven factureren al jaren probleemloos digitaal, op basis van de officiële standaard: UBL (Universal Business Language). UBL is door de overheid en grote marktpartijen omarmd als officiële standaard voor elektronische facturatie. Aan elektronisch factureren komt geen handmatig werk te pas – ook geen papier of postzegel trouwens. De factuur wordt verzonden als XML-bestand en ingelezen door de ontvangende partij: moderne boekhoudpakketten zijn hier al sinds 2008 op voorbereid.
E-factureren is bewezen technologie en zo veilig als de bank van Engeland, ondanks de rookgordijnen en spookverhalen die soms de ronde doen. Laat u zich hierdoor niet weerhouden! Als u er vandaag nog mee begint, bespaart u morgen al kosten en tijd. Uw medewerkers, klanten en leveranciers zullen u dankbaar zijn!
Henk van der Schuur, product manager AFAS software