Hoe gaat het met de aanschaf van goederen of diensten die niet leidend, maar ondersteunend zijn voor jouw bedrijfsvoering? De inkoop van bijvoorbeeld kantoorartikelen of relatiegeschenken komt er meestal maar stiefmoederlijk van af. Dat is zonde, want door strategische keuzes eenmalig te maken en te borgen in geautomatiseerde bedrijfsprocessen vergroot je de efficiëntie, bespaar je onnodige kosten en heb jij als inkoper altijd grip op de zaak!
Bewust of onbewust hanteer je als inkoper bij elke aanschaf een bepaalde strategie. Kantoorartikelen koop je bijvoorbeeld voor de laagste prijs, relatiegeschenken van de beste kwaliteit en verse taart met de kortste levertijd. Door afspraken met geselecteerde leveranciers vooraf te definiëren, voorkom je situaties waarin je te maken hebt met een wildgroei aan leveranciers terwijl er geen enkele focus is op inkoopvoorwaarden zoals prijs en kwaliteit. Maverick buying, wordt dat ook wel genoemd. De tegenhanger daarvan noemen wij bij AFAS “van budget tot betaling’. Het onderstaande plaatje toont het volledige proces.
Klik op de afbeelding om te vergroten
Je ziet precies alle stappen die je moet zetten om een gestructureerd inkoopproces in te richten. Eigenlijk is het van een verbluffende eenvoud. Je begint met het budget vastleggen voor de inkoop van bijvoorbeeld relatiegeschenken. Daarna ga je op zoek naar de geschikte leveranciers met wie je afspraken maakt over inkoopvoorwaarden. Die afspraken leg je vast in een contract zodat het voor iedereen duidelijk is wat men overeengekomen is. Daarmee is de basis gelegd voor een geolied inkoopproces. Het daadwerkelijke inkopen is namelijk een volledig door workflows ondersteund proces. Een buitendienstmedewerker die drie relatiegeschenken nodig heeft, bladert in de portal door de catalogus en plaatst een aanvraag. In het vervolgtraject is het een fluitje van een cent om in het matchingsproces te controleren of er is besteld, geleverd en een juiste factuur is ontvangen. Klopt dat allemaal met de aangemaakte financiële verplichting, dan kan de factuur (desgewenst automatisch) worden betaald.
Doordat jij als inkoopverantwoordelijke vooraf al nagedacht hebt over budgetten, selecties en contracten, kan de rest van het inkooptraject sneller doorlopen worden. Strategische keuzes worden aan het begin van het proces geborgd, waarna ze aan de achterkant vlekkeloos geautomatiseerd worden. Dit geeft grip en inzicht op alle lagen van de organisatie en introduceert een nieuwe dimensie van de “self service”-gedachte.
Kortom, het thema “van budget tot betaling” geeft je de handvatten om ook jouw secundaire inkoop strategisch te stroomlijnen. Als inkoopverantwoordelijke geef je collega’s de kans om binnen vooraf vastgestelde kaders hun inkoop zelfstandig te regelen. Je laat onnodig werk verdampen door minder te administreren en meer te controleren. Onze workflowgestuurde software helpt je om het volledige proces te borgen en te automatiseren. Op de themapagina “van budget tot betaling” lees je alles over het verwezenlijken van jouw geoliede inkoopmachine. Bekijk ‘m meteen!