Budget tot Betaling

Inkoop is in elke organisatie van toepassing, maar is vaak een ongestructureerd proces. Je krijgt een wildgroei aan leveranciers en het is lastig grip te houden op budgetten, prijs en kwaliteit van de ingekochte goederen.

m

Onze visie

Als je van te voren strategisch nadenkt over een aantal inkoopprocessen waar je als organisatie altijd mee te maken hebt creëer je meer structuur en voorkom je onnodige fouten en kosten. 

Door inkoopprocessen strategisch te definiëren kan je budgetten perfect vastleggen, en binnen je gestelde budget blijven. Selecteer één of meerdere leveranciers en leg contracten vast. Zo maak je ook voor je medewerkers inzichtelijk wat de mogelijkheden zijn.





 Volledige grip op het inkoopproces in je organisatie


In 5 stappen volledig in control! 

1. Budgetteren

Zonder budget heb je geen grip op je financiële administratie. Stap nummer 1 is altijd bepalen hoeveel geld je wilt reserveren voor je inkoopproces. Zo heb je later altijd inzicht, kan je vergelijken met de realisatie en stel je signalen in zodat je altijd direct weet of kosten hoger uitvallen dan gepland.

2. Selecteer je voorkeurleverancier en leg contracten vast

Selecteer één of meerdere leveranciers voor je inkoopproces en maak hier duidelijke afspraken mee. In de software leg je het gemaakte contract vast en beheer je deze. Maak ook direct aan je medewerkers duidelijk dat dit de leveranciers zijn waarbij ze diensten of producten mogen afnemen. 

3. Aanvraag, bestelling en levering

Maak het inkoopproces makkelijk voor je collega's. Ga werken met workflows en geef alleen de keuzes die jij met je leverancier hebt afgesproken. Zo zorg je ervoor dat de product of dienst altijd voor dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit geleverd wordt. 

4. Matching en betaling

Op het moment dat de aanvraag goedgekeurd is wordt er automatisch een verplichting aangemaakt. Je weet immers al dat de factuur gaat komen. Zodra de verplichting geaccordeerd is en overeenkomt met het factuurbedrag dan wordt de betaling automatisch verwerkt.

5. Strategisch inzicht

Als je strategisch nadenkt over je proces wil je ook altijd interactief inzicht hebben in de gang van zaken. Hoe gaat het met je budgetten, hoeveel wordt er nog buiten de bestaande contracten om ingekocht en moeten hier misschien nieuwe contracten voor gemaakt worden? Allemaal vragen waarop je direct antwoord hebt door de interactieve dashboards in de software.



Bekijk ook deze bronnen


Laat je inspireren
Neem contact op


Video over inkoop

ga naar top

Voorbeeld: Het relatiegeschenk


Taarten, bloemen en wijn


Het aanschaffen van relatiegeschenken is een typisch secundair inkoopproces waar vele organisaties mee te maken hebben. Relatiegeschenken worden niet gestuurd door je verkoop en je wilt er graag weinig tot geen voorraad van hebben. Toch wil je wel dat de kwaliteit, de prijs en de beleving van het relatiegeschenk op een hoog niveau is.

In dit geval kies je er wellicht voor om met 3 leveranciers een contract aan te gaan: een bloemist, een slijterij en een bakkerij. Je spreekt af dat een bos bloemen maximaal 15 euro mag kosten en dat je bij de bakker alleen een keus hebt uit 3 taarten. Vervolgens zorg je ervoor dat bij het aanvragen van een relatiegeschenk alleen die opties zichtbaar zijn. Zo waarborg je de prijs, de kwaliteit en je budget!


Voorbeeld: Een hotelovernachting

Adviseren


Rustig slapen


Als je medewerkers veel onderweg zijn en daarom soms bij hotels blijven slapen dan is een samenwerking met een hotelketen een goede optie. Je maakt duidelijke prijsafspraken en zo ben je niet afhankelijk van seizoensgebonden prijzen of last-minute verhogingen.

Met één of meerdere hotelketens bespreek je contracten en die leg je vast in de software. Laat je medewerkers weten dat dit de hotelketens zijn waar ze kunnen overnachten.

Heeft een medewerker bij de afgesproken hotels overnacht dan worden de facturen direct verstuurd naar de inkoopafdeling zodat je als medewerker niet hoeft voor te schieten en achteraf te declareren. 

ga naar top

Bekijk het Budget tot Betaling proces 

Van budget tot betaling

Klik op de afbeelding voor de grote versie

ga naar top

Blogs over Budget tot Betaling


Gerard Nijboer



Een strategische benadering van je inkoopproces bespaart tijd en geld!

Er bestaat geen organisatie meer zonder inkoop. Ik geloof je als je beweert dat de primaire inkoopprocessen van jouw organisatie strak afgesteld staan. Over de inkoop van bijvoorbeeld handelsgoederen wordt strategisch geredeneerd om het maximale resultaat te behalen. Maar wees eens eerlijk, hoe zit het met je secundaire inkoopprocessen? De aanschaf van goederen of diensten die niet leidend, maar ondersteunend zijn voor jouw bedrijfsvoering? Lees de blog

Auteur:  Gerard Nijboer, Productmanager ERP

ga naar top

Neem contact op!

AFAS Adviseur

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!

Download

Download de brochure

De Budget tot Betaling visie zit verankerd in onze ERP software. Wil je meer weten over de software? Download dan de brochure.


Advies op maat nodig? Bel: 033-4341800