AFAS Blogt
Auteur: Gerard Nijboer

E-factureren, klaar voor de doorbraak

Automatische verwerking facturen in Profit 11 nog eenvoudiger

Facturen, ieder bedrijf verstuurt en ontvangt ze. Administratief levert dat best veel werk op. De invoering van elektronische facturen beloofde een einde aan dit handwerk te maken. Dat levert bedrijven en hun leveranciers flinke voordelen op: geen dubbel werk, minder fouten en sneller betalen. AFAS biedt klanten de optie van e-factureren al een paar jaar. Toch bleef de grote doorbraak nog uit. De doorontwikkeling in Profit 11 verlaagt de drempel om nu écht over te stappen.

Een belangrijke prikkel om serieus na te denken over dit onderwerp is dat overheden en gemeente bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen eisen van hun leveranciers. Daarnaast zijn overheden en andere aanbestedende organisaties volgens de aangepaste aanbestedingswetgeving verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Deze wet gaat in op 18 april 2019 . De hoogste tijd dus om serieus te kijken naar de voordelen die e-factureren biedt. Natuurlijk helpen we je daar graag bij.

Gegevens automatisch herkennen

Maar wat is een e-factuur nou eigenlijk? Een elektronische factuur is een gestandaardiseerd digitaal bestand dat machines automatisch herkennen en kunnen verwerken. In tegenstelling tot een pdf is de informatie op een e-factuur gestandaardiseerd (op basis van het UBL-formaat). Hierdoor is het voor software, zoals die van AFAS, altijd duidelijk wat gegevens betekenen. Bij een bedrag bijvoorbeeld inclusief of exclusief btw of bij een datum de verzend- of vervaldatum. Deze eenduidigheid is noodzakelijk voor correcte automatische verwerking.

Management by exception

En wat levert het in de praktijk op? Automatische verwerking van facturen voorkomt dubbel werk. Het is niet langer nodig is om data handmatig over te tikken of in te voeren. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten. E-factureren is bovendien veiliger. Als er iets niet klopt of een IBAN-nummer afwijkt van de reeds bekende gegevens, dan wordt hier automatisch op gesignaleerd. Het is dan eenvoudiger om een fout te herstellen of fraude te achterhalen. Al deze voordelen dragen direct bij aan snellere processen en lagere kosten. Bovendien blijft er door management by exception meer tijd over voor innovatie. 

Facturen supereenvoudig verwerken

Het behoeft geen betoog dat we deze automatiseringskans bij AFAS graag omarmen. E-factureren past naadloos in ons voortdurende streven om processen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daarom hebben we de functionaliteit in Profit 11 doorontwikkeld door het ontvangen en verwerken van e-facturen nog makkelijker te maken. Een goed ingericht inkoopproces is daarvoor de basis. Door alles bij de bron goed vast te leggen, wordt de verwerking van facturen supereenvoudig. Als een e-factuur binnenkomt, worden de relevante gegevens automatisch herkend, bijvoorbeeld de crediteur en het rekeningnummer. Wanneer de factuur matcht met de inkooporder en ontvangst, volgt de financiële afhandeling automatisch. 

Gewoon in Profit 

E-factureren voorkomt ook fouten omdat eventuele afwijkingen automatisch gesignaleerd worden. Bij een onbekende crediteur volgt een signaal. In dat geval maakt je vanuit Profit zo nodig meteen een nieuwe crediteur aan. Het matchen met ontvangsten en verplichtingen gebeurt automatisch binnen de vooraf gestelde marges. Met e-factureren regel je dat snel en simpel, zonder de regie te verliezen. Het resultaat is een betere relatie met je leveranciers. Je kunt ze immers sneller betalen en daarmee de relatie bevorderen. 

Ook intern levert e-factureren blije gezichten op. Collega’s op de financiële administratie kunnen zich volledig concentreren op de activiteiten waar ze echt meerwaarde bieden. In veel gevallen is dat veel leuker werk dan de standaard administratieve taken. En het allermooiste: alle mogelijkheden om ook in jouw organisatie aan de slag te gaan met e-factureren zitten gewoon al in Profit. Je kunt vandaag nog beginnen!

AFAS Open

Wil je meer weten over dit onderwerp? Kijk dan op onze website of kijk het webinar  terug. Ik spreek je natuurlijk ook graag tijdens de AFAS Open.