AFAS Blogt
Auteur: Mohamed Amri

Weg met die pen!

Digitaal ondertekenen standaard beschikbaar in de software van AFAS

Steeds meer processen in bedrijven verlopen digitaal. Daar zijn we bij AFAS natuurlijk heel blij mee. Met onze software vangen we zoveel mogelijk standaardprocessen in workflows. Maar zodra het op het ondertekenen van documenten, contracten of aktes aankomt, loopt het digitale proces spaak. Printen, een ‘natte’ handtekening zetten en weer scannen is niet meer van deze tijd. En met digitaal ondertekenen als standaard in onze software behoort dit ook definitief tot het verleden.

Neem nou als voorbeeld het sollicitatieproces; bij veel van onze klanten is dit al geautomatiseerd. Met een workflow is het eenvoudig om je cv en motivatie via een portal in te sturen. Ook de rest van de communicatie verloopt volledig digitaal. Hoe vreemd voelt het dan als je uiteindelijk het arbeidscontract als een pdf in je mailbox krijgt. Dat bestand moet je printen om te ondertekenen, scannen en weer terugsturen. Dat is niet alleen gedoe, het kost onnodig tijd, is onoverzichtelijk en zorgt er ook nog voor dat informatie uiteindelijk dubbel opgeslagen wordt. Want ook de werkgever moet dit proces doorlopen. Dat wil je allemaal eenvoudig en veilig via dezelfde digitale route kunnen doen. En dit geldt niet alleen voor het sollicitatieproces, maar voor verschillende andere processen waarbij ondertekening noodzakelijk is.

De nieuwe standaard

Nu digitaal steeds vaker de standaard is, kreeg ik steeds vaker vragen van klanten over dit onderwerp. Met digitaal ondertekenen voor veelgebruikte formulieren en documenten is deze stap in het proces nu ook gedigitaliseerd. En omdat we er 100 procent in geloven dat dit de nieuwe standaard wordt, bieden we het nu zonder extra kosten aan in Profit. Zo kan iedereen er direct van profiteren!

Juridisch zelfs sterker

Een digitale krabbel moet natuurlijk wel gewoon rechtsgeldig zijn. Daarover wil je geen discussies krijgen. Met een eSeal-certificaat hebben we dat afgedekt. Zo weet je zeker dat een document dat je digitaal ondertekent juridisch evenveel waard is als een exemplaar met een geschreven handtekening. Sterker nog, de bewijskracht is zelfs groter. Het gehele proces is namelijk vastgelegd en toetsbaar. Op basis van het IP-adres, twee-factor-authenticatie, sms-token en een tijdstempel kun je tot op de seconde aantonen wat er wanneer gebeurt en door wie. Extra voordeel is dat je altijd inzicht hebt, waar je in het proces zit. En als er van jouw kant actie nodig is, krijg je vanzelf een melding. Zo blijft er niets ‘op een bureau liggen’ en voorkom je vertraging.

Onzinnig werk verbannen

Digitaal ondertekenen is in mijn ogen weer een belangrijke stap in ons continue streven om werk leuker te maken en onzinnig werk te automatiseren. Het is een perfecte aanjager voor verdere digitalisering van je processen. Grijp deze kans en neem je papieren processen nog eens kritisch onder de loep en kijk waar je in je organisatie nog een digitaliseringsslag kunt slaan. Dat is voor ons niet anders. Toen wij deze functie ontwikkelden, kwamen we ook weer verbeterpunten in onze eigen processen én onze software tegen. Zo bleek bijvoorbeeld dat voor de  incassomachtiging nog geen workflow beschikbaar is in onze software. Dat moet natuurlijk anders. En niet alleen bij ons. Daarom hebben we dit onderwerp direct in onze ontwikkelplanning opgenomen. Mijn advies is dan ook: ga aan de slag met digitaal ondertekenen en gebruik het om de digitalisering van je processen weer op een hoger niveau te krijgen. Gooi je pen maar weg!

Meer weten over de digitale handtekening in onze software?