In onze ogen zit de echte waarde van inkoop aan het begin van het proces. Een medewerker heeft een behoefte en moet deze snel en makkelijk kunnen invullen. Als de kaders daarvoor in orde zijn – budget, leveranciers en contracten – verloopt de inkoopverwerking automatisch en op de achtergrond. Voor een soepele afhandeling volgens de self-service gedachte is het wel noodzakelijk dat alle relevante gegevens direct bij de bron zijn vastgelegd; de workflow regelt de rest.
Als het goed is, ontvangt de besteller de goederen of dienst op het afgesproken moment. In de nieuwste versie van onze software kan hij of zij de ontvangst eenvoudig via InSite registreren. Dat is niet alleen makkelijk, maar ook belangrijk voor de factuurverwerking. Hierin speelt de besteller geen rol meer. Na levering gaat de factuur meestal naar de financiële afdeling. Bij AFAS komen facturen bijvoorbeeld centraal binnen op één mailadres. De financiële afhandeling is eenvoudig omdat de relatie met budgetten en de grootboekrekening al automatisch gelegd is. De factuur is een logisch gevolg van een goed en transparant inkoopproces. De betaling kan dan snel geregeld worden. Geen verrassingen en dubbel controlewerk meer. Zo is inkoop geen gedoe en krijgt de leverancier snel zijn geld. Iedereen blij.
Een self-service inkoopproces helpt klanten ook bij de inrichting en uitvoering van een MVO-beleid. De inkoper staat volledig in zijn kracht. Hij kan het strategisch MVO-beleid vormgeven en vertalen naar goede afspraken, die direct centraal vastgelegd zijn. De leveranciersselectie, contracten en budgetten zijn glashelder. Collega’s bestellen dan uitsluitend bij leveranciers die bijvoorbeeld verantwoord produceren of lokaal gevestigd zijn. Bij AFAS kopen we zoveel mogelijk lokaal in. Dat doen wij niet alleen. We zien het ook steeds vaker bij ziekenhuizen of in het onderwijs. Zo leveren we een concrete bijdrage aan de lokale economie. Extra voordeel is dat we betere relaties met lokale bedrijven opbouwen, waardoor ze vaak net een stap extra voor ons zetten. Het self-service inkoopproces in Profit 11 maakt het nog makkelijker om goede partnerships met leveranciers op te bouwen. En iedere collega doet dat gewoon zelf.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Kijk dan op klant.afas.nl/inkoop. Ik spreek je natuurlijk ook graag tijdens de AFAS Open.