Natuurlijk snap ik best dat er instellingen zijn die de hele administratie liever uitbesteden aan een extern kantoor. Of dat ze met losse softwarepakketten werken omdat ze dat zo gewend zijn. Maar ik durf de stelling wel aan dat ze zichzelf tekort doen door niet te kiezen voor een geïntegreerd systeem in eigen huis.
Mijn ervaring is dat dit voor een deel voorkomt uit onbekendheid. Als ik met mensen in het onderwijsveld spreek, krijg ik niet zelden te horen: “Het zal best mooi werken die ERP-software, maar volgens mij is zulk maatwerk niet alleen complex in het gebruik, maar verhoudingsgewijs ook nog eens duur.” Daar schrik ik dan wel een beetje van, want dat zijn maar liefst drie misverstanden in één zin. Ten eerste is ERP-software geen maatwerk. Het is plug & play te gebruiken, zowel in de vorm van modules voor afzonderlijke werkprocessen (zoals HRM of Financieel) als voor organisatiebrede toepassing. Daarnaast is de software uitermate gebruiksvriendelijk: iedereen die met een computer overweg kan, snapt in een oogwenk hoe het werkt. En duur? Welnee!
Als ik alle bedrijfseconomische voordelen van een ERP-systeem moet opsommen, ben ik nog wel even bezig. In wezen komt het neer op een in alle opzichten efficiënte bedrijfsvoering die niet alleen kosten bespaart, maar de instelling ook waardevolle managementinformatie verschaft. Hartstikke belangrijk natuurlijk, maar zelf word ik altijd het meest blij als ik zie wat de invoering van een ERP-systeem met de mensen in de instelling doet.
P&O-medewerkers fleuren bijvoorbeeld helemaal op als ze in plaats van mutaties in het systeem in te voeren aan de slag kunnen met de ontwikkeling van medewerkers. Op die manier voegen ze direct waarde toe aan het primaire proces, en dat geeft natuurlijk enorm veel voldoening. Maar ook onderwijsdirecties en schoolbesturen worden er blij van. De ERP-software biedt hen realtime een actueel beeld van hoe de instelling er bedrijfseconomisch voorstaat. Dat is nog eens andere koek dan een cijfermatige maandelijkse update over een periode die eigenlijk alweer een tijdje voorbij is! Door die grotere mate van transparantie is de organisatie veel meer in control en dat heeft meteen een positief effect op de kwaliteit en het tempo van de besluitvorming.
Weet u waarom ik zo van mijn werk houd? Omdat ik het gevoel heb dat ik door onderwijsinstellingen te adviseren over hun automatisering een bijdrage kan leveren aan een beter onderwijs. Een bescheiden bijdrage natuurlijk, want het echt verschil wordt gemaakt door de mensen in de instellingen zelf. Doordat zij zich maximaal kunnen focussen op beter onderwijs voor hun leerlingen, kunnen zij voor een kwaliteitsimpuls in het onderwijs zorgen.
Daar word ik nou gelukkig van.