“De AFAS Open is voor mij ieder jaar weer een hoogtepunt”. Met die enthousiaste woorden trapt Bas van der Veldt de editie van 2019 af. Vier dagen direct contact met klanten, dat is waar zijn motor harder van gaat lopen. Hij heet de klanten van accountancy- en administratiekantoren dan ook van harte welkom voor een onderdompeling in al het moois dat Profit 11 ze gaat bieden.
Bas begint met een kleine disclaimer. “Het wordt lastig om AFAS Open 2018 te overtreffen. Vorig jaar voldeed het programma namelijk aan de verwachtingen van 90 procent van de bezoekers. De overige tien procent was in ieder geval gedeeltelijk tevreden.” Er ligt dus toch nog een uitdaging en aan AFAS pakt die graag op. Het gaat namelijk ontzettend goed. “We groeien op alle vlakken. In aantal klanten, omzet en winst. Ondanks die positieve ontwikkeling blijven we wel lean & mean. Vooral door onze eigen software zo optimaal mogelijk te gebruiken. Zo werken we slim en houden we de kosten laag. Met ruim 450 medewerkers hebben we bijvoorbeeld slechts één HR-medewerker.” .
Bij de accountancy klanten zit de vaart er ook lekker in. Hun aantal blijft groeien. En gelukkig voor onze klanten stijgt ook de vraag naar AFAS accountants. “Om die zoektocht makkelijker te maken, is er de speciale accountancy portal. Als je daar nog niet op staat, moet je dat snel regelen. Het is namelijk een handige salestool.”
Al dit positieve nieuws betekent niet dat AFAS tevreden achteroverleunt, integendeel. Want natuurlijk gaan er soms dingen fout. Zo is Bas niet blij met het hoge aantal storingen de afgelopen periode en biedt hij zijn excuses aan. “In de onze ogen en die van onze klanten is dat niet AFAS-waardig en daar werken we hard aan. Zo hebben we ruim 20 miljoen euro geïnvesteerd om het platform nog beter en stabieler te maken.”
Op de AFAS Open laat AFAS klanten zien hoe ze het maximale uit de software kunnen halen. Toch is Bas niet tevreden als bezoekers alleen met inspiratie naar huis gaan. “Daar worden jij en je organisatie niet beter van. Zonder concrete actie verandert er namelijk niets.” Maar hoe pak je dat aan? Om klanten op weg te helpen, geeft hij vijf praktische tips:
Eerst doen dan denken, blijf dus niet hangen in dromen. Het hoeft niet meteen perfect te zijn, maar ga in ieder geval aan de slag. Lekker zelluf doen. Als je gewoon begint, weet je zeker dat je tijdens het proces veel leert. Dat scheelt in ieder geval in de kosten voor een coach en je komt even ver, of zelfs verder. Voorkom meestribbelen. Een overlegcultuur is niet altijd effectief. Niet iedereen hoeft voor te zijn. Geen draagvlak, maar daadkracht. Durf ook eens een brute beslissing te nemen. Zet een droeftoeter in het projectteam. Het is heel verstandig klagers bij je projecten te betrekken, dat scheelt veel gedoe achteraf. Communiceer vaak en met humor. Een beetje humor maakt je werk zoveel leuker. Tot slot een bonustip. Bas vraagt Bas zich elke dag af: “Heb ik vandaag een collega of klant gelukkig gemaakt?” En gelukkig is het antwoord vaak volmondig ‘JA’.
Tijd om de spotlight op Profit 11 te zetten. Mohamed Amri, Manager Productmanagement, vat de nieuwste versie krachtig samen: “Een boost voor de huidige functionaliteit.” En het mooie is dat een groot deel van de optimalisaties samen met klanten gemaakt zijn. Klanten leverden de input waarmee de ontwikkelaars enthousiast aan de slag gaan. Het resultaat is een nieuwe Profit versie waarin gebruiksgemak de hoofdrol speelt. Klanten kunnen straks nog iets makkelijker, beter en prettiger met AFAS werken. Bijvoorbeeld met nieuwe formulieren en de koppeling met Gmail.
Een andere verbetering is de uitlevering van autorisaties en rollen. Uit ervaring weet Mohamed dat veel mensen autorisatie complex vinden. Dat hoeft niet langer. “Wij kennen de acccountancy en weten welke rollen daar actief zijn. Die leveren we dan ook standaard mee, inclusief workflows, menu-items, rapportages en dashboards. Zo is een indienst-proces of een functiewijziging een fluitje van een cent. En als een standaardrol iets afwijkt, pas je die eenvoudig aan.”
Met InSite, OutSite en Pocket kan ieder bedrijf de ideale digitale werkplek creëren. InSite is de backbone voor een organisaties en moet altijd soepel werken. Samen met OutSite is het je visitekaartje, gebruik het dan ook zo, is Mohameds advies. “Stop daarom vooral veel liefde in de look & feel en je zult zien dat het zich terugbetaalt.” Groot nieuws is ook het mogelijk maken van Google Tag Manager voor Outsite. Dat betekent dat je onder andere nu veel beter kunt meten hoe goed je website presteert en testen hoe het nog beter kan.
Wat volgens Mohamed in ieder geval goed werkt is AFAS Pocket. Inmiddels heeft deze app ruim 600.000 gebruikers. Dat aantal zal volgens Mohamed alleen maar stijgen door nieuwe features, zoals spraakgestuurde bediening, onboarding van nieuwe medewerkers en digitaal ondertekenen van rechtsgeldige documenten met een vingerafdruk of Face ID.
Naast deze meer algemene functionaliteit heeft Mohamed een verrassing voor de aanwezige accountants: de nieuwe simulatieaangifte. Uit het applaus blijkt dat dit een grote wens is. Klanten van accountant- en administratiekantoren willen graag weten hoe hun bedrijf ervoor staat. De simulatieaangifte biedt dat inzicht. “Je pakt je gegevens uit je boekhouding op basis van het referentiegrootboekschema en zet ze rechtstreeks over naar Fiscaal. Op dat moment bereken je meteen hoe je ervoor staat als je op dat moment aangifte gaat doen. Dit is een perfect ijkpunt voor adviezen over liquiditeit of een investeringskeuze. Het is één geïntegreerd proces, waarmee je naar hartenlust kunt spelen en simuleren.”
Productmanager Gerard Nijboer richt zijn pijlen op Inkoop. De afgelopen jaren lag de focus vooral bij het inrichten van de voorkant van dit proces. In Profit 11 komt ook de achterkant aan bod met ontvangst en facturen. De opkomst van e-factuur maakt het sneller, veiliger en goedkoper om het inkoopproces te automatiseren. Door de regels op een factuur automatisch te matchen met de ontvangst of verplichtingen, loopt dit proces zeer gesmeerd. Met vrije tekst analyse zijn ‘onverwachte’ kosten, bijvoorbeeld voor transport of bureaukosten, direct te verwerken. Door een zelflerend systeem ontstaat er automatische match met het grootboek. “Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat we in Nederland 1,2 miljard euro kunnen besparen als iedereen e-facturen gebruikt. Wat houd je nog tegen om je eigen ideale inkoop workflow in te richten?”
Hoewel AFAS vol inzet op automatiseren, willen klanten wel altijd een vinger aan de pols houden. Dat kan met de dashboards in Profit BI. De bestaande dashboards voor Inkoop en Verkoop zijn geoptimaliseerd. Verder introduceert Gerard een nieuw Liquiditeitsdashboard. In dit dashboard zijn alle subadministraties en financiën meegenomen. “Aan de hand van alle inkomsten en uitgaven is er altijd een compleet overzicht. Bovendien kun je zes weken vooruitkijken, een veelgehoorde wens.”
Bart Grootveld, Productmanager HRM & Payroll, start zijn presentatie met een terugblik. Vorig jaar werd de mogelijkheid om voorschotten direct uit te betalen heel enthousiast ontvangen. Maar zoals altijd leidt succesvolle functionaliteit tot een stroom aan nieuwe wensen. En gelukkig maar! Het resultaat is de uitbreiding van de workflow Declaraties. In Profit 11 is het mogelijk om declaraties elk moment uit te betalen. Heel fijn voor medewerkers die een groot bedrag hebben voorgeschoten. Bovendien staan betaalbestanden in Payroll via de bankkoppeling voortaan ook direct bij de bank.
Inkomen is volgens Bart sowieso een belangrijk onderwerp voor medewerkers. “Je wil graag weten hoeveel je verdient. Als je via ESS je eigen rooster kunt aanpassen, is het wel prettig om te weten wat een dag minder werken voor je inkomen betekent. Met deze pro forma salarisstrook zie je meteen de impact.” Dit kun je zelf doen of samen met je leidinggevende.
Nu de War for talent bedrijven bezighoudt, is het cruciaal om het Werving & Selectieproces zo goed mogelijk in te richten. “Er zijn heel veel vacatures en de vijver waaruit bedrijven vissen is klein. Een goed geolied sollicatie- en onboarding traject maakt dan het verschil. Het is het visitekaartje voor nieuwe medewerkers. Als je dat niet serieus neemt, zijn de talenten die je met moeite binnenhaalt ook zo weer vertrokken.” Profit 11 zorgt dat sollicitanten in een gespreid bedje komen. Daarbij is OutSite de etalage en jouw persoonlijke Werving & Selectie portal. De introductie van stamkaart voor sollicitanten laat verschillende processen nu parallel lopen. Zonder extra werk voor medewerkers of sollicitanten.
Hoe we het indienst-proces ook stroomlijnen, er zijn altijd verplichte nummers. Zo moet een nieuwe medewerker in ieder geval een kopie van zijn ID-kaart of paspoort indienen. Het is aan de werkgever om de echtheid van deze documenten te controleren. Zeker als er veel nieuwe mensen starten, betekent dat veel controlewerk. Automatische verificatie in Profit 11 maakt hier een einde aan. In samenwerking met Valicare is validatie een kwestie van seconden. Bovendien zijn de gegevens op de Machine Readable Zone automatisch in te lezen en beschikbaar. Na de ID check is het document valide en gegevens, zoals het BSN, zijn altijd alvast foutloos voor je ingevuld. “Al deze nieuwe features dragen direct bij aan een probleemloze start van nieuwe mensen.”
Als een medewerker dan eenmaal gestart is, wil je als bedrijf natuurlijk weten hoe hij of zij presteert. Volgens Productmanager Kevin Voges geldt dat niet alleen voor individuen. Bedrijven willen een goed beeld van de resultaten van teams, afdelingen of vestigingen. Om de declarabiliteit op alle niveaus inzichtelijk te maken, biedt Profit 11 een standaard dashboard. Alle relevante KPI’s zijn beschikbaar en je bepaalt als organisatie zelf hoe declarabiliteit definieert. “Meten kan aan de hand van uren, projecten of benchmarks. Op die manier is het dashboard altijd relevant en kun je snel bijsturen.”
Geboekte uren zijn een belangrijke bron voor het nieuwe dashboard, maar sowieso de basis van de bedrijfsvoering. “Je wil inzicht in wat je mensen doen en hun effectiviteit. Helaas zien veel mensen uren boeken als een noodzakelijk kwaad en stellen ze het zo lang mogelijk uit.” Uren boeken betekent vaak werken met twee schermen: een agenda en InSite. Profit 11 maakt uren boeken veel makkelijker. De nieuwe kalender layout zorgt volgens Kevin voor enorme tijdswinst. “Het is niet langer nodig om begin- of eindtijden met de hand in te voeren. Dat is nu een kwestie van slepen. Alles wat je gewend bent in je digitale agenda gebruik je ook voor uren boeken. Extra voordeel is dat je via dezelfde interface ook razendsnel je kosten boekt. Op die manier maakt Profit 11 uren boeken zelfs leuk!”
De presentatie van Kevin is het slot van een intensieve en inspirerende dag boordevol nieuwe functionaliteit. Volgens Bas van der Veldt is het moment gekomen om écht aan de slag te gaan. Maar niet zonder een borrel en de kans om door te praten met de productmanagers, succesmanagers of de AFAS Partners op het netwerkplein.
Nog eventjes nagenieten van de sfeer op de AFAS Open? Alle foto's staan in de AFAS Events app en natuurlijk hebben we nog een mooie aftermovie voor je: