AFAS blogt
Auteur: Niels Vogel

5x functionaliteit die het ordermanagement proces nóg verder stroomlijnt

Nieuw in Profit 18 

Ordermanagement is een hecht samenspel tussen de inkoper en de besteller. De eerste wil vooral grip op het proces. Dus zeker weten dat de juiste producten en diensten tegen de beste prijs en condities beschikbaar zijn. En aan de achterkant moeten de financiën natuurlijk goed geregeld zijn. Voor de besteller is het vrij eenvoudig: die wil gewoon snel zijn spullen bestellen en verder met zijn werk. Het is onze uitdaging om dit samenspel van grip en gemak te stroomlijnen. Met Profit 18 hebben we daar weer een flinke slag in geslagen. Productmanager Niels Vogel deelt alvast 5 verbeteringen.

1. Inkoopaanvraag- en order met leverschema

Wat nou als je zeker weet dat je elke week, maand of kwartaal een bepaalde hoeveelheid van een product nodig hebt? Bijvoorbeeld specifieke vloeistoffen in een lab of de verbruiksartikelen op kantoor, zoals thee, koffie en toiletpapier. Voorheen, moest je dan toch elke keer het bestelproces doorlopen. In Profit 18 maak je de inkooporder één keer aan en alles wordt automatisch op gezette tijden geleverd. Als besteller kan je via InSite aangeven hoeveel je van een bepaald product nodig hebt en met welke cyclus. Zo hoef je dus niet eindeloos weer dezelfde bestelling te plaatsen. 

2. Inkoop afroeporder

Voor producten die een organisatie veel gebruikt, kan het slim zijn om lange termijn afspraken met leveranciers te maken. Je weet toch zeker dat je een x-aantal producten per jaar nodig hebt. In jaarcontracten is bovendien de prijs geoptimaliseerd en de leverbetrouwbaarheid geborgd. Als de inkoper dit van A tot Z regelt in Profit merkt de besteller daar helemaal niets van. Hij of zij hoeft alleen te bestellen en alles verloopt via het juiste proces. Bovendien geeft Profit per artikel aan hoeveel er nog beschikbaar is in lopende afroeporder. Wel zo makkelijk voor de inkoper.

3. Vervangend artikel

Soms zijn artikelen tijdelijk niet voorradig. Om te voorkomen dat mensen misgrijpen, kan een inkoper in Profit 18 vooraf een vervangend artikel instellen. Bij de bestelling, via InSite of een externe applicatie, volgt automatisch een melding dat er een andere product geleverd wordt. Vanzelfsprekend met dezelfde specificaties. Je kan hierbij ook vooruit plannen en bepalen hoe lang het vervangend product gebruikt wordt. Omdat de inkoper dit allemaal vooraf inricht, heeft de besteller verder geen omkijken meer naar het proces.

4. Eenvoudig samenstellingen aanvragen

Sommige producten bestel je eigenlijk alleen maar in combinatie met andere spullen. Bijvoorbeeld een waskar met vaste onderdelen of een werkplek. In dat geval is het niet handig om steeds de losse producten te bestellen. Dat kost extra tijd en een foutje is zo gemaakt. Dat is nu niet meer nodig omdat de inkoper vaste combinaties in Profit kan voordefiniëren en als geheel kan vastleggen. Wel zo duidelijk en een extra service voor de besteller: alles staat klaar en er kan niets misgaan.

5. Dashboard Voorraad

Het is duidelijk dat Profit 18 het leven voor de besteller weer makkelijker maakt. Maar ook de inkoper is niet vergeten. Met de nieuwe, praktische functionaliteit behoudt hij of zij makkelijker het overzicht. Een mooie extra optie hierbij is het nieuwe Dashboard Voorraad.  Hiermee heeft de inkoper altijd een goed beeld van de voorraadstromen, inclusief KPI’s voor minimale voorraad en levertijd. Aan de hand van concrete cijfers is het nog makkelijker om de juiste keuzes te maken. 


Grip en gemak, hand in hand

In deze blog lijken deze nieuwe functionaliteiten op het eerste oog misschien ‘losse’ verbeteringen. Toch is belangrijk steeds naar het grote plaatje te kijken en te beseffen dat ze allemaal onderdeel zijn van het totale inkoopproces. Door juist deze stappen te stroomlijnen, hebben we weer vooruitgang geboekt met de automatisering van de inkoop van onze klanten. Hun inkopers hebben met Profit 18 nog meer grip op en inzicht in alles wat met ordermanagement te maken heeft. En het mooie is dat dit hand in hand gaat met nog meer gemak voor de mensen die iets willen bestellen. 

AFAS Open 2021

Natuurlijk is dit maar een fractie van de nieuwe functionaliteit die we tijdens de komende AFAS Open presenteren. We ontmoeten je ook dit jaar weer graag online. Vergeet je niet in te schrijven!