Wat nou als je zeker weet dat je elke week, maand of kwartaal een bepaalde hoeveelheid van een product nodig hebt? Bijvoorbeeld specifieke vloeistoffen in een lab of de verbruiksartikelen op kantoor, zoals thee, koffie en toiletpapier. Voorheen, moest je dan toch elke keer het bestelproces doorlopen. In Profit 18 maak je de inkooporder één keer aan en alles wordt automatisch op gezette tijden geleverd. Als besteller kan je via InSite aangeven hoeveel je van een bepaald product nodig hebt en met welke cyclus. Zo hoef je dus niet eindeloos weer dezelfde bestelling te plaatsen.
Voor producten die een organisatie veel gebruikt, kan het slim zijn om lange termijn afspraken met leveranciers te maken. Je weet toch zeker dat je een x-aantal producten per jaar nodig hebt. In jaarcontracten is bovendien de prijs geoptimaliseerd en de leverbetrouwbaarheid geborgd. Als de inkoper dit van A tot Z regelt in Profit merkt de besteller daar helemaal niets van. Hij of zij hoeft alleen te bestellen en alles verloopt via het juiste proces. Bovendien geeft Profit per artikel aan hoeveel er nog beschikbaar is in lopende afroeporder. Wel zo makkelijk voor de inkoper.
Soms zijn artikelen tijdelijk niet voorradig. Om te voorkomen dat mensen misgrijpen, kan een inkoper in Profit 18 vooraf een vervangend artikel instellen. Bij de bestelling, via InSite of een externe applicatie, volgt automatisch een melding dat er een andere product geleverd wordt. Vanzelfsprekend met dezelfde specificaties. Je kan hierbij ook vooruit plannen en bepalen hoe lang het vervangend product gebruikt wordt. Omdat de inkoper dit allemaal vooraf inricht, heeft de besteller verder geen omkijken meer naar het proces.
Sommige producten bestel je eigenlijk alleen maar in combinatie met andere spullen. Bijvoorbeeld een waskar met vaste onderdelen of een werkplek. In dat geval is het niet handig om steeds de losse producten te bestellen. Dat kost extra tijd en een foutje is zo gemaakt. Dat is nu niet meer nodig omdat de inkoper vaste combinaties in Profit kan voordefiniëren en als geheel kan vastleggen. Wel zo duidelijk en een extra service voor de besteller: alles staat klaar en er kan niets misgaan.
Het is duidelijk dat Profit 18 het leven voor de besteller weer makkelijker maakt. Maar ook de inkoper is niet vergeten. Met de nieuwe, praktische functionaliteit behoudt hij of zij makkelijker het overzicht. Een mooie extra optie hierbij is het nieuwe Dashboard Voorraad. Hiermee heeft de inkoper altijd een goed beeld van de voorraadstromen, inclusief KPI’s voor minimale voorraad en levertijd. Aan de hand van concrete cijfers is het nog makkelijker om de juiste keuzes te maken.