Het is de nachtmerrie van elke accountant: de goedkeurende verklaring blijkt waardeloos, omdat binnen het bedrijf is gefraudeerd. Hoe herken je tijdig de signalen voor je je handtekening zet? Maak gebruik van de fraudedriehoek!
Enkele jaren geleden werd een accountant die de jaarrekening van het inmiddels failliete Weyl controleerde, door de Accountantskamer uit zijn beroep gezet. Het vleesbedrijf ging in 2010 failliet nadat een forse fraudezaak aan het licht was gekomen en de banken hierop de geldkraan hadden dichtgedraaid. De twee directeuren van het concern bleken onder andere tientallen miljoenen euro’s aan niet bestaande voorraden te hebben ingeboekt.
Volgens de tuchtrechter had het duo jarenlang alle gelegenheid om te frauderen, doordat de controle van de jaarrekening niets voorstelde. De accountant zou veertien concrete frauderisicofactoren hebben genegeerd en fouten in de jaarrekening niet hebben opgemerkt.
Als accountant ga je dus niet vrijuit als bij een bedrijf fraude wordt gepleegd. Om beter beslagen ten ijs te komen is het goed om kennis te nemen van de fraudedriehoek.
Om fraude te kunnen plegen zijn drie factoren nodig: een motief (bijvoorbeeld financiële problemen of druk van aandeelhouders om goed te presteren), gelegenheid (zoals gebrek aan intern toezicht op betalingen) en instelling of rationalisatie (argumenten die de fraudeur bedenkt om zijn daad te rechtvaardigen, zoals het gevoel dat hij te weinig waardering krijgt). In alle elementen van de fraudedriehoek kunnen signalen zichtbaar worden.
Het eerste onderdeel van de fraudedriekhoek is ‘Motief’. Als het niet goed gaat met het bedrijf of de branche, kan dat reden zijn voor extra oplettendheid. Wees bijvoorbeeld op je hoede als er in de sector veel faillissementen zijn, als de winstmarges onder druk staan of als het bedrijf moeite heeft om schulden af te lossen.
Leidinggevenden kunnen in een kwetsbare positie terechtkomen als hun beloning, zoals een bonus of aandelenopties, afhankelijk is van de financiële prestaties van het bedrijf. Ook kunnen personeelsleden in de verleiding komen om met cijfers te knoeien als ze zich miskend voelen of als er persoonlijke problemen spelen, zoals schulden of een verslaving. Wees daarom extra alert als er een reorganisatie wordt aangekondigd.
Druk kan ook van buitenaf komen. Denk bijvoorbeeld aan banken of aandeelhouders die hoge financiële eisen stellen, of bedrijven waarmee de directie onderhandelt over een contract of samenwerkingsverband. De verleiding kan dan groot zijn om de cijfers op te poetsen.
Het tweede onderdeel van de fraudedriehoek is ‘Gelegenheid’. Het kan geen kwaad een blik te werpen op de interne organisatie. Wordt het bedrijf feitelijk door slechts één persoon geleid en ontbreekt degelijk toezicht, dan is dat een goede reden om wat dieper in de cijfers te duiken. Wees ook op je qui-vive als er een groot verloop is bij controlerende functies, zoals accountants en administratief personeel. Let er verder op of er voldoende functiescheiding is. Geldt bijvoorbeeld bij betalingen het vier-ogen-principe?
De Panamapapers hebben aangetoond dat bedrijven rookgordijnen kunnen optrekken door allerlei vennootschappen onder te brengen in belastingparadijzen. Let daarom ook op de organisatiestructuur.
Dit is ook van belang om zogeheten carrouselfraude op te sporen; een fraudevorm waar momenteel extra op wordt gelet. Hierbij worden binnen een groep vennootschappen goederen voortdurend doorgeleverd, waarbij de btw wel wordt teruggevraagd, maar niet afgedragen. Het is een veeg teken als bij transacties veel verschillende bedrijven, rechtsvormen en landen betrokken zijn en als er veel snelle handel plaatsvindt.
Tot slot moet er in logistiek opzicht gelegenheid zijn om te frauderen, bijvoorbeeld omdat grote hoeveelheden contant geld in omloop zijn of dat medewerkers wachtwoorden uitwisselen of juist bepaalde bestanden afschermen.
Het laatste onderdeel van de fraudedriehoek is ‘Instelling’. De mentaliteit van directieleden of medewerkers is voor een accountant lastiger te controleren. Maar de houding ten opzichte van accountants kan wel veelzeggend zijn. Als bijvoorbeeld geen heldere antwoorden op vragen worden gegeven, veel onenigheid is over invulling van je taak of als onredelijke eisen worden gesteld (bijvoorbeeld als je te weinig tijd krijgt om de controle goed uit te kunnen voeren), is het zaak extra alert te zijn. Wees ook op je hoede als je merkt dat de directeur moeite heeft om een onderscheid te maken tussen zakelijke en privétransacties.
Daarnaast zijn er andere zaken die de alarmbellen kunnen doen rinkelen. Denk bijvoorbeeld aan opmerkelijke transacties tegen het einde van het boekjaar, onverklaarbare tegoeden, een grote hoeveelheid verzonden creditnota’s of niet-marktconforme prijzen voor producten of afgenomen diensten. Ook snelle groei of ongebruikelijke winsten ten opzichte van branchegenoten kunnen vragen opwerpen.
Wees ook alert bij een onvolledig bijgehouden administratie of veel doorgevoerde correcties; dat kan duiden op slordigheid of fraude, maar is hoe dan ook reden om extra goed op te letten. Check of transacties voldoende kunnen worden onderbouwd met bewijsstukken en of er op de documenten geen gegevens ontbreken (zoals het bedrijfslogo) of zijn gewijzigd (zoals het bankrekeningnummer).
Wees je ervan bewust dat je een meldplicht hebt bij een redelijk vermoeden dat er iets niet in de haak is. Zorg er daarnaast voor dat je een dossier bijhoudt, zodat je alles goed kunt verantwoorden. En ga bovenal af op je onderbuikgevoel. Dat deze een belangrijke rol speelt blijkt ook wel uit de fraudedriehoek.
Kies de meest gebruikte accountancy software en je bent met één pakket klaar om jouw klanten maximaal van dienst te kunnen zijn! Je werkt met betrouwbare data vanuit één database en krijgt grip op wetgeving zoals de AVG, WWFT en het UBO register. Met talloze controles denkt de software met je mee om fouten te voorkomen. Wel zo fijn toch?