Medio juni 2021 wordt Profit 18 uitgeleverd. Wat kan je verwachten van deze versie?
Profit 18 is de grote update van AFAS dit jaar, en zit vol nieuwe en verbeterde functionaliteiten. Op deze pagina vind je een overzicht van de belangrijkste nieuwe functionaliteiten.
Wil je aan de slag met een nieuwe functionaliteit uit Profit 18? Op de Klantportal vind je per onderdeel de uitgebreide beschrijvingen. Wil je weten wanneer Profit 18 aan jouw organisatie wordt uitgeleverd? Ook dit vind je in de AFAS Klantportal.
Navigeer direct naar:
InSite & OutSite | CRM | Financieel | HRM & Payroll | Projecten | Ordermanagement | Fiscaal | Applicatiebeheer | Bouw | Flex
Het wordt mogelijk - maar niet verplicht - om twee-factorauthenticatie te gebruiken op OutSite, zodat je een extra beveiligingslaag krijgt bij het inloggen. Gebruikers loggen in met gebruikersnaam+wachtwoord en een extra verificatiestap via bijvoorbeeld AFAS Pocket. Voor de tweede verificatiestap zullen ook diverse andere authenticatie-apps worden ondersteund.
Het inloggen via social media (zoals via Facebook) vervalt, evenals de mogelijkheid om het OutSite-wachtwoord te bewaren zodat je snel kunt inloggen.
Je kunt de breedte en achtergrondkleur-/afbeelding van je site nu beheren in het thema (in plaats van in de site zelf). Ook voor onderdelen kun je nu de afmetingen en achtergrondkleur-/afbeelding in de site vastleggen. Je hebt vijf typen, waardoor je aparte voorkeuren kunt vastleggen voor bijvoorbeeld banners, overzichten, fotogalerijen, en plug-ins. Zo doe je het onderhoud van deze onderdelen in het thema.
De icon box is een mooie, nieuwe manier om banners te presenteren. Elke 'box' kan een afbeelding, een titel en een toelichting bevatten. Titel en toelichting worden meegeleverd bij veel standaardonderdelen, maar je kunt deze zelf aanpassen.
Als een profiel niet meer gebruikt mag worden in InSite, OutSite of AFAS Pocket, blokkeer je het profiel. Hierdoor is het profiel niet meer zichtbaar op keuzepagina's. Dit zorgt er ook voor dat wij standaard profielen (geblokkeerd) kunnen uitleveren.
Je kunt een opgenomen Teams-vergadering nu tonen op InSite via de nieuwe plug-in Microsoft Stream.
Je kunt nu ook in OutSite je workflows snel afhandelen met regelacties. Net als in InSite is dit mogelijk voor de eerste drie acties die in de workflow beschikbaar zijn.
Het aantal vrije rollen voor OutSite is verhoogd van 3 naar 10. Je bepaalt per organisatie welke rollen je gebruikt en je kunt hiermee nog fijnmaziger autoriseren.
Je kunt nu meerdere aanmaakprofielen voor organisaties gebruiken.
Je kunt een nieuwe bankrekening bij een inkoop- of verkooprelatie nu beoordelen via de workflow. Je maakt de nieuwe bankrekening aan in Profit Windows of InSite, het beoordelen via de workflow vindt natuurlijk altijd plaats in InSite. Als een nieuwe bankrekening nog niet is goedgekeurd, kan deze niet gebruikt worden in betaal- en incasso-opdrachten. Hiermee krijg je meer grip op je betalingsprocessen en kun je frauduleuze praktijken tegengaan.
Op basis van de Archiefwet kunnen bewaartermijnen van toepassing zijn op dossieritems. Deze bewaartermijnen stel je in per type dossieritem of per kenmerkcombinatie.
Je kunt een afleveradres bij een organisatie nu vastleggen via InSite.
Elke draaiboektaak kan nu een vervolgtaak hebben. Hierdoor krijg je in in InSite een extra knop voor het starten van een nieuwe workflow of bijvoorbeeld voor het openen van een overzichtspagina. Je kunt draaiboeken nu ook gebruiken voor indienst- en uitdiensttreding van medewerkers en voor de financiële periodeafsluiting.
Vanaf nu kun je een koppeling tussen het betaalplatform Mollie en Profit maken. Met deze koppeling kun je een betaallink versturen bij de factuur en aanmaning. Ook kun je de specificatie van betaling van Mollie geautomatiseerd inlezen. Met de betaallink kunnen jouw klanten op een eenvoudige en laagdrempelige manier de facturen betalen, waardoor deze tijdig worden betaald en je administratieve lasten zullen dalen.
De financiële periodeafsluiting is een belangrijk proces met vaste stappen die je moet afhandelen voor én na het einde van de periode. Denk hierbij aan afletteren tussenrekeningen, onderhanden werk, btw-controles, aansluiten debiteuren/crediteuren, rekening-courantverhoudingen etc. Je kunt dit proces nu helemaal in Profit borgen met een periodeafsluiting. Deze bevat een draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), workflows en overlopende posten. Je kunt je to-do lijst opschonen, alles staat voortaan in Profit!
De velden Contracteigenaar en Contractbeheerder zijn toegevoegd aan het contract, zodat je meerdere rollen/personen kunt vastleggen op een contract naast het bestaande veld Verantwoordelijke. Deze kun je gebruiken als mogelijke bestemming in de workflow Contract financieel.
Daarnaast zijn twee methodes toegevoegd om verplichtingen te genereren vanuit een contract:
Deze methode selecteer je bij het veld Genereren verplichtingen van een contract.
Ook is een nieuw overzicht toegevoegd: Te beoordelen contracten. Dit overzicht toont alle nieuwe en aangepaste contracten die nog in een workflow zitten.
Als je facturen, pakbonnen, aanmaningen, etc. e-mailt naar je klant, wordt nu niet alleen de pdf opgeslagen, maar ook het e-mailbericht zelf. Dit is het e-mailbericht dat gebaseerd is op het berichtsjabloon. Hierdoor kun je precies zien wat er aan de klant gemaild is.
Er zijn ook diverse optimalisaties doorgevoerd op het gebied van de basisvaluta, connectoren, RGS brugstraat, bankrekening via de workflow en vrijgestelde btw bij voorraadartikelen.
Tegenwoordig werken medewerkers niet meer standaard 8 uur van 08:30u tot en met 17:00u. Bijvoorbeeld door het thuiswerken werken medewerkers op andere tijden. In dit geval wil je geen vaste werktijden vastleggen, maar wil je alleen het aantal uren vastleggen. Hiervoor is het type rooster Uren per dag beschikbaar. De mogelijkheid voor het vastleggen van uren per dag combineert de voordelen van wisselend arbeidspatroon en gespecificeerd rooster.
Steeds meer medewerkers werken structureel één of meerdere dagen per week thuis. Vanaf nu kun je de thuiswerkdagen vastleggen voor de medewerker. Dit geeft je inzicht in de bezetting op de afdeling en kun je koppelen aan een thuiswerkvergoeding.
Bij de onboarding en offboarding van medewerkers zijn er tal van taken die moeten worden uitgevoerd. Deze taken moeten op vaste momenten plaatsvinden bij indienst- of uitdiensttreding. Bij indiensttreding kun je bijvoorbeeld denken aan taken zoals Inregelen laptop, Uitreiken toegangspas of Vastleggen contact in nood. Als je draaiboeken gebruikt, zal Profit automatisch workflows voor de vaste taken genereren, zodat je alle taken rond in- en uitdienst geborgd hebt.
Onderdeel van de jaarovergang is het toevoegen van het wettelijk en bovenwettelijk verlof voor het nieuwe jaar. Dit moest handmatig gedaan worden voor alle arbeidsvoorwaarden. Dit proces is vereenvoudigd. Vanaf nu kun je met een wizard eenvoudig het wettelijke en bovenwettelijk verlof aanvullen voor het nieuwe jaar.
Het proces van werving en selectie geoptimaliseerd. Je krijgt hierdoor meer controle en mogelijkheden. Het volgende hebben we toegevoegd of geoptimaliseerd:
De Belastingdienst maakt voor het geautomatiseerd controleren van de loonadministratie van ondernemingen gebruik van de Auditfile Salaris (XAS). De Auditfile Salaris heeft betrekking op het uitwisselen van salarismutaties. Vanaf nu kun je de Auditfile Salaris genereren in Profit.
Eigen kopieën van controlerapporten waren niet zichtbaar via de actie Output in de Salarisverwerkingscockpit. Om dit mogelijk te maken zijn de controlerapporten Afdrachtvermindering, Loonstaat, Verzamelloonstaat en Verzamelloonlijst gekoppeld aan een overeenkomstig rapporttype.
De gegevens in de salarisadministratie behoren aan te sluiten met de gegevens zoals deze in de financiële administratie staan. Met het overzicht Aansluiting Financieel maak je vanaf nu eenvoudiger de aansluiting tussen de financiële administratie en salarisadministratie.
Er zijn ook diverse optimalisaties doorgevoerd op het gebied van de verzamelloonlijst, signalen, de pensioenaanlevering APG, dashboards en meer.
Je kunt nu de kostprijs van de geboekte uren in projecten laten berekenen op grond van het medewerkeruurloon. Ook aanvullende toeslagen op het uurloon vanuit de (voorlopige) salarisverwerking en een opslagpercentage kun je daarbij meenemen. De zuiverder kostprijs die je hierdoor krijgt, geeft je meer inzicht en helpt je de marge beter te bewaken.
Je kunt nu per project voor alle typen items prijzen vastleggen. Hiervoor is het veld Project bij het toevoegen van een prijs beschikbaar. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt in de schoonmaakbranche waar een schoonmaaklocatie altijd uniek is dus als project eigen prijzen heeft.
In de imports Project en Projectmutatie is voor ERP nieuw de importoptie 'Adres projectlocatie toevoegen'. Aan een project kan één adres projectlocatie toegevoegd worden. Als je de importoptie aanzet, gaan we er vanuit dat je een nieuw adres gaat aanmaken/toevoegen, en dus wordt dan het veld 'Adres projectlocatie' verborgen.
Je kunt nu een artikel tijdelijk laten vervangen, bijvoorbeeld omdat de leverancier even niet kan leveren. Hiervoor is het veld Vervangen t/m toegevoegd in de artikeleigenschappen. De UpdateConnectoren en imports van artikel en samenstelling zijn uitgebreid met dit nieuwe veld.
Vanaf nu zijn ook samenstellingen in inkoopaanvragen te gebruiken. Dit geldt voor alle drie de typen samenstelling: explosie, maakartikel en product.
In Profit Financieel zijn nu de rekening Prijsverschil en de rekening Inkoop ook bij vrijgestelde (niet terugvorderbare) btw met inkoop van voorraadartikelen in evenwicht. Om dit te gebruiken moet o.a. in de Ordermanagementinstellingen het nieuwe veld Btw terug te vorderen ingesteld worden.
Je kunt nu ook in het inkoopproces gebruik maken van afroeporders. Je plaatst een inkooporder van een bepaald aantal tegen een bepaalde prijs die in een bepaalde periode in delen geleverd zal worden. Dit bespaart je opslagruimte en geeft je leverzekerheid zonder dat je een prijsrisico loopt. Dit gebruik je bijvoorbeeld in de Zorg. De afroeporder wordt uitgenut via zowel handmatige inkooporders als via het bestelvoorstel gegenereerde orders.
Je kunt nu je leverancier een inkooporder volgens een leveringsschema laten leveren. Profit verdeelt dan het aantal van een inkooporderregel over meerdere toekomstige leverdatums zodra de inkooporder definitief is. Je bespaart hierdoor op voorraadruimte en je hebt eenvoudig inzicht in de nog te leveren aantallen.
*De koppeling met Brocacef is uitgebreid. Eerder werd alleen de webshop ondersteund. Nu is dit een volwaardige OCI-koppeling.
Er zijn ook diverse optimalisaties doorgevoerd op het gebied van verkooporders, dashboards en de inkooporder.
De Fiscaal muterende workflow voor de aangiften IB en Vpb is verder geoptimaliseerd. Je beschikt nu in de workflows Voortgang aangifte IB en Voortgang aangifte Vpb over de speciale actie Accorderen aangifte. Hiermee kunnen de bestaande workflows voor het accorderen van de aangifte IB en Vpb via OutSite geïntegreerd worden in de muterende workflow.
Vanaf nu wordt de RGS brugstaat ondersteund. Deze brugstaat is tot stand gekomen vanuit samenwerking tussen verschillende softwareleveranciers van zowel fiscale als boekhoudsoftware. De brugstaat is een XML bestand met RGS codes die geëxporteerd kan worden vanuit de jaarrekening en geïmporteerd kan worden in een aangifte IB of Vpb.
Multinationale ondernemingen met een omzet vanaf € 750 miljoen zijn verplicht een Country-by-Country aangifte te doen. In deze aangifte wordt jaarlijks aan de fiscus gerapporteerd over o.a. de winsten, de omzet, betaalde belastingen en activiteiten van de verschillende landen waarin de multinationale onderneming opereert. Vanaf nu kun je de Country by Country aangifte voor 2020 versturen.
De nieuwe versie van de Country-by-Country aangifte kan je vanaf 28 juli insturen naar de Belastingdienst. De huidige versie kan tot en met 22 juli ingestuurd worden. Dit zit precies in onze uitleverperiode van Profit 18. Ben je al over op Profit 18? Dan zit je al op de nieuwe versie van de aangifte, deze is vanaf 28 juli in te sturen. Zolang je nog op Profit 17 kan je de aangifte CbCr insturen tot en met 22 juli, daarna kan geen enkele aangifte CbCr ingestuurd worden tot het moment dat je overgaat naar Profit 18.
Met de Schenkbelasting 2021 realiseren we de meest gewenste aanpassingen die door jullie zijn ingestuurd. Een voorbeeld hiervan is dat we vanaf 2021 de verschillende tariefgroepen correct verwerken als er meerdere schenkingen aan één ontvanger worden gedaan! Ook voor de schenkbelasting geldt: blijf je wensen insturen!
De Schenkbelasting 2021 is niet direct beschikbaar met de uitlevering van Profit 18. We leveren de Erfbelasting uit met een patch. Je ontvangt een e-mail, met verwijzing naar de releasenotes, als de functionaliteit is uitgeleverd.
Met de Erfbelasting 2021 realiseren we de meest gewenste aanpassingen die door jullie zijn ingestuurd. Blijf de Erfbelasting gebruiken in Profit en stuur je wensen in zodat we Erfbelasting elke keer weer een stuk(je) beter kunnen maken!
De Erfbelasting 2021 is niet direct beschikbaar met de uitlevering van Profit 18. We leveren de Erfbelasting uit met een patch. Je ontvangt een e-mail, met verwijzing naar de releasenotes, als de functionaliteit is uitgeleverd.
Je kunt nu op tal van plaatsen de omschrijving vertalen in de door Profit ondersteunde talen, namelijk Nederlands, Engels, Frans, Duits en Vlaams. Denk hierbij aan omschrijvingen van grootboekrekeningen, functies van medewerkers, typen dossieritem, forecaststatus, etc. Handig als je medewerkers in het buitenland hebt die Profit in een andere gebruikerstaal gebruiken: zij zien dan de omschrijvingen in hun eigen taal. De omschrijvingen zijn ook in gegevensverzamelingen opgenomen en kunnen bijvoorbeeld in rapporten gebruikt worden.
Een berichtsjabloon kan nu vaste bijlagen bevatten, zoals algemene voorwaarden, garantiebepalingen, service level agreement. Bij het e-mailen van bijvoorbeeld digitale facturen worden de bijlagen automatisch meegestuurd.
Er zijn nog diverse optimalisaties doorgevoerd op het gebied van signalen, logging en gebruikersgroepen importeren.
Bekijk hiervoor de uitgebreide updatepagina voor applicatiebeheer in Profit 18.
Wat zijn de belangrijkste nieuwe zaken rondom bouw & flex?
Op deze pagina staan alleen de belangrijkste wijzigingen uitgewerkt. Er is nog een heleboel meer gedaan, dan wat op deze pagina past. Benieuwd naar wat er nog meer in Profit 18 zit? Dit alles vind je uitgewerkt op de klantportal.