Kevin Voges presenteert de nieuwe, native koppeling tussen AFAS Profit en Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD). Doel: één bron, één proces en altijd kloppende toegang voor medewerkers.
Kernpunten:
Profit als bron voor Identity & Access
- Alle HR-mutaties (instroom, doorstroom, uitstroom) gebeuren in Profit.
- Profit wordt de “leading” bron voor gebruikers en rechten; Entra ID volgt.
- Geen handmatige mails meer naar IT om accounts/groepen aan te maken.
Instroom en UPN-generatie
- In Profit 8 kun je direct vanuit het onboardingsproces een UPN (user principal name) laten genereren.
- AFAS levert standaard een aantal naamconventies (bijv. voornaam.achternaam@domein, voorletter.achternaam@domein).
- Systeem controleert automatisch op dubbele UPN’s in zowel Profit als Entra ID en geeft meldingen.
- Je kunt zelf bepalen op welk moment in de workflow de UPN wordt aangemaakt (zodat IT op tijd laptops e.d. kan klaarzetten).
Synchronisatie op gebruikersgroepniveau
- Koppeling werkt op basis van Profit-gebruikersgroepen, niet per individuele gebruiker.
- Gebruikers die in een bepaalde Profit-gebruikersgroep vallen, worden automatisch gesynchroniseerd naar de corresponderende Entra ID-groep.
- De sync draait via een geplande taak; functioneel vrijwel real-time, afhankelijk van de taakfrequentie.
- Profit is “leading”: voeg je iemand handmatig toe aan een Entra ID-groep die in Profit daar niet thuishoort, dan wordt die bij de volgende sync weer uit die groep gehaald.
Inrichting & beheer van de koppeling
- In de algemene instellingen van Profit stel je de koppeling naar Entra ID in (tenant ID, application ID, etc.).
- Er komt een generieke structuur zodat later ook andere identity-platformen (bijv. open source of non-Microsoft) kunnen worden gekoppeld.
- De koppeling gaat zinken op basis van UPN (niet meer op losse e-mailvelden).
- Een gebruiker wordt alleen gesynchroniseerd als hij/zij:
- in de betreffende gebruikersgroep valt, én
- een UPN heeft.
Groepen koppelen en aanmaken
- Er is een overzicht waarin je alle Profit-gebruikersgroepen ziet en alle beschikbare Entra ID-groepen.
- Je kunt:
- bestaande Profit-groepen één-op-één koppelen met bestaande Entra ID-groepen;
- vanuit Profit nieuwe Entra ID-groepen laten aanmaken met dezelfde naam als de Profit-groep.
- Een Entra ID-groep kan maar aan één Profit-groep gekoppeld worden; dit wordt real-time gecontroleerd.
- Eigenschappen van een Profit-groep tonen de koppeling en unieke code naar Entra.
Mutaties en uitdienst
- Wijzigingen zoals naamswijziging worden herkend via een unieke GUID; de UPN kan desgewenst aangepast worden zonder de link met de Entra ID-gebruiker te verliezen.
- Bij uitdienst:
- e-mailadres in Profit wordt geleegd;
- UPN wordt geleegd;
- gebruiker wordt geblokkeerd in Profit én in Entra ID (disabled), maar niet verwijderd.
- Bij herindiensttreding kun je kiezen om het bestaande (disabled) account te hergebruiken of een nieuwe UPN te genereren.
Multi-tenant/domeinen en UPN-extensie
- De toegestane domeinextensies (na @) worden opgehaald uit de gekoppelde Microsoft-tenant.
- Meerdere domeinen in één tenant zijn mogelijk; alle daar geregistreerde domeinen zijn geldig.
- Nu kun je één tenant koppelen; vraag naar tweede UPN-veld (bij meerdere tenants/fusies) wordt nog onderzocht.
Naamconflicten en nummering
- AFAS levert de gangbaarste naamconventies en bijbehorende collision-strategieën (om dubbele namen te voorkomen).
- Er is behoefte aan varianten als jan.jansen.2; AFAS wil dit zoveel mogelijk standaard oplossen, eventueel later met een “vrije” UPN-variant.
Voordelen
Voor HR/organisatie:
- Eén bron van waarheid; altijd kloppende toegang bij in-, door- en uitstroom.
- Minder risico dat ex-medewerkers nog toegang hebben.
Voor IT:
- Fors minder handwerk, geen losse mailtjes meer.
- Overzichtelijke en centraal beheerde rechtenstructuur vanuit Profit, i.p.v. losse, ad-hocgroepen in Entra ID.
Entra ID dekt niet alleen Microsoft 365, maar alle applicaties die via Single Sign-On eraan hangen.
Toekomst en uitbreidbaarheid
- AFAS wil meerdere identity-platformen kunnen ondersteunen (niet alleen Microsoft).
- Welke extra velden/attributen uit Profit mee gaan naar Entra ID wordt nog verder ingevuld; wensen kunnen via de openbare wensenlijst worden aangedragen.
Samenvattend: AFAS integreert in Profit 8 een native koppeling met Entra ID, waarbij Profit de leidende HR- en autorisatiebron is. UPN’s worden automatisch gegenereerd en gecontroleerd, gebruikers en groepen worden synchroon gehouden, en in-, door- en uitstroom worden zo veel mogelijk volledig geautomatiseerd, met minder handwerk voor IT en meer zekerheid over toegangsrechten.
Let op: deze samenvatting is geschreven met de Jonas Spraaktaak van AFAS. AI-gegenereerde inhoud kan fouten bevatten.
Meer sessies met spraaktaak
Deze samenvatting is gemaakt met de AFAS Spraaktaak
In AFAS Pocket kun je met een druk op de knop een verhaal inspreken en omzetten in tekst. Even een gespreksverslag maken, een interview of overleg doen, een inspiratiemomentje vastleggen, geen enkel probleem.
Klaar? Je verhaal wordt direct omgezet in een dossieritem/workflow met als bijlage een audio-opname. Er ontstaat automatisch een nieuwe 'spraaktaak' die je kunt raadplegen via Mijn taken. En daar vind je ook een volledige transcriptie van je verhaal.