De implementatie van Profit Accountancy bij Alfa Accountants en Adviseurs is een feit. Precies volgens planning zijn de ruim 30 vestigingen en 800 medewerkers na 1 jaar over. De strakke planning en coördinatie was in handen van Erik van der Linden, stafmedewerker ICT bij de organisatie. "We hebben gekozen voor een centrale implementatie, omdat we meer inzicht wilden hebben in de totale organisatie. Eén voor één zijn de vestigingen overgegaan. We zijn voorzichtig gestart: van 1 december 2006 tot 1 april 2007 hebben we een pilot gedraaid, waarna de eerste 2 vestigingen "live" zijn gegaan. Vervolgens zijn er elke maand 2 à 3 vestigingen overgegaan."
Draagvlak Bij zo'n uitgebreide software-implementatie is het erg belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan. "Voor de implementatie begon, hebben we een kick-off sessie georganiseerd in het theater van AFAS, waar 200 professionals aanwezig waren", geeft Van der Linden aan. "Ook de directie van AFAS had daarin een taak. Per vestiging hebben we een voorgesprek gehouden met de directeur en het management, zodat ze wisten wat ze konden verwachten. Alle medewerkers van een vestiging kregen bovendien een dagdeel instructie op locatie. Ook de afterservice is niet vergeten: tijdens een terugkomdag konden vragen gesteld worden en hebben we de declaratieronde begeleid. Dit heeft zeker bijgedragen aan een succesvolle implementatie. In 2008 worden extra bijeenkomsten en vestigingsbezoeken gepland om het kennisniveau van de gebruikers verder te vergroten."
Keuze voor standaardisatie van processen Projectleider Erik van der Linden geeft aan dat de keuze voor AFAS sterk beïnvloed is door de visie van AFAS: "De AFAS-organisatie is zelf een voorbeeld van standaardisatie van processen. Daarnaast levert de AFAS-visie op geïntegreerd werken meer inzicht in de bedrijfsvoering op." Fou-Khan Tsang, lid van de hoofddirectie, vult aan: "Daarbij heeft de professionaliteit van het verkoopteam ook een grote rol gespeeld. Bij AFAS kozen we voor zekerheid. We hebben nu een strategisch partnership, waarbij wederzijds vertrouwen een heel belangrijke rol speelt."
Fasegewijze implementatie Fou-Khan Tsang geeft aan dat zoveel mogelijk geïntegreerd werken de voorkeur heeft bij Alfa. "Als eerste hebben we HRM, CRM, Uren / Declaratie en Financieel (interne administratie) geïmplementeerd. Uren/Declaraties is een belangrijk onderdeel van ons werkproces. Daarnaast is het voordeel van AFAS Profit dat de HRM-component geen ondergeschoven kindje is. Zo hebben we de verlof- en ziekteregistratie onder controle en wordt in 2008 de digitale verlofregistratie via Profit geactiveerd".
Sturen op feiten Alfa Accountants is een ambitieuze organisatie. "Omdat onze organisatie sterk groeit, is er behoefte aan transparante rapportages en vooral de tijdigheid hiervan. Door de mogelijkheden van het programma optimaal te gebruiken en een aantal zaken centraal te gaan doen, kunnen we nu al 10 dagen na de afsluiting rapporteren. Eerder was dat pas rond de 21ste van de maand! We kunnen nu sturen op feiten. Daarnaast beogen we met Profit meer inzicht in de klantprocessen te krijgen: met workflowstatistieken kunnen we continu de voortgang meten," aldus Fou-Khan Tsang.
Resultaten op centraal niveau Hoewel de implementatie net is afgerond zijn er al concrete verbeteringen: