Twee ton winst voor Trvst door AFAS Profit
Organisatie: Trvst
Wie: Theo de Groot
Probleem: kapotte server
Oplossing: nieuwe automatisering
Besparing: 200.000 euro per jaar
Resultaat: van 4 naar 1,5 fte op het secretariaat, 15 % meer omzet
Krap een maand nadat Theo de Groot het Amsterdamse accountantskantoor Trvst Belastingadviseurs & Accountants overnam, hield de server er mee op en lag het netwerk een dag plat. Voor De Groot en zijn partner Jan Blok was dit aanleiding de complete automatisering te vervangen. Na twee jaar was de overhead meer dan gehalveerd en de productiviteit flink verhoogd. Het verschil in harde munt: een ton of twee op jaarbasis.
Trvst — met de letter v in het midden in plaats van de u om daarmee het belang van vertrouwen te benadrukken — zetelt op de derde en vierde verdieping van een kantoorpand aan de Spuistraat in het hart van Amsterdam. Op 300 meter loopafstand van de effectenbeurs, het zakelijke epicentrum van een behoorlijk aantal klanten van het kantoor. Market makers worden ze genoemd. Handelaars op de optiebeurs. Het zijn kleine bedrijven met meestal niet meer dan tien of vijftien man personeel. Ook apotheken en handelaren in onroerend goed zijn goed vertegenwoordigd in de klantenkring van Trvst dat zelf vijftien medewerkers telt. Trvst is een fullservice accountantskantoor dat diensten levert zoals het samenstellen en controleren van jaarrekeningen, het opstellen van liquiditeitsprognoses, het geven van adviezen en het bieden van administratieve ondersteuning, onder meer bij het verzorgen van rapportages van klanten richting Autoriteit Financiële Markten en De Nederlandsche Bank.
Leegloopuren
In 2002 was de stand van de automatisering en van de interne organisatie van het kantoor niet bepaald ideaal, schetst Theo de Groot. "Voor allerlei activiteiten hadden we afzonderlijke softwarepakketten in gebruik. De loonadministratie deden we met het pakket Microloon, belastingaangiften met software van Elsevier, de financiële administratie in Exact, enzovoorts.
Dat betekende dat iedere belangrijke wijziging op wel tien verschillende plekken moest worden doorgevoerd. Dat was complex, kostte veel tijd en leidde tot vergissingen. Bovendien hield iedereen zijn eigen correspondentie bij en had daar zo zijn eigen systeempjes voor. Overal stonden bakken met papieren." Iedere dinsdag kwam er iemand op het kantoor om het Novell-netwerk aan de praat te houden en om applicatiebeheer te doen. Te duur, oordeelde De Groot. "In twee opzichten. Dat beheer zelf kostte ons al zo'n dertig tot veertig mille per jaar, maar daar moet je de kosten van storingen bij optellen. Ik schat dat we jaarlijks aan leegloopuren nog eens zo'n bedrag kwijt waren."
Integratie
De Groot en Blok besloten tot integratie van alle deelsystemen in één centraal systeem. En kozen voor een geïntegreerd pakket voor de accountancy branche, AFAS Profit. "Wij waren één van de eerste kopers daarvan. We kochten ook een paar kinderziekten, dat zeg ik er in alle eerlijkheid bij.Maar die integratiebelofte hebben ze wel degelijk waargemaakt. We hebben het in fasen gedaan. Eerst de CRM — het centraal bijhouden van alle klantengegevens – en onze eigen urenadministratie. Dat was de basis. Daarna de financiële administratie, ook die van onze klanten, vervolgens rapportages, de fiscale module, HRM en de loonadministraties als laatste. Parallel daarmee gingen we over op een Microsoft netwerk en op server based computing met thin clients. Dit hele vervangingsproces heeft twee jaar geduurd. Inmiddels doen wij ook onze workflow en onze elektronische dossiervorming via AFAS." De Groot loopt naar zijn werkplek en laat het zien op het scherm. "Kijk maar. Alles zit in het systeem. Op één plek. Onder handbereik."
Gestructureerd
De Groot benadrukt dat er wel de bereidheid moet zijn om gestructureerder te gaan werken, wil een project als dit slagen. "In feite sta je voor de keus of je wilt werken, zoals het systeem wil dat je het doet, of dat je een systeem wilt aanpassen aan je eigen, historisch gegroeide werkwijzen. Dat laatste kan ook, maar vraagt om allerlei maatwerk. Wij hebben voor het eerste gekozen. Wij passen ons aan het systeem aan en dat werkt. Vroeger waren we bijvoorbeeld heel veel tijd kwijt met het samenstellen en printen van rapportages aan onze klanten. Nu doen we dat centraal met onze rapportagemodule en in een fractie van de tijd, die het vroeger kostte."
Impact
De impact van het geïntegreerd en gestructureerd werken bij Trvst is aanzienlijk. Gelijktijdig met de invoering van het nieuwe systeem is ook kritisch gekeken naar de direct gerelateerde processen. Op het secretariaat werken nu nog anderhalve fte's. Voorheen waren dat er vier. De overhead is dus meer dan gehalveerd. Maar er zijn veel meer positieve effecten, onderstreept De Groot. "De medewerkers, die direct voor de klanten werken, doen hun werk nu sneller en efficiënter, dus ze maken meer omzet. Onze klanten zijn meer tevreden, want onze CRM werkt nu goed. Maar je merkt ook een verschil bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Omdat er standaard werkmethoden zijn, pakken ze de dingen nu sneller op. Er is ook meer rust en minder tijdsdruk. Ik hoef minder tijd te besteden aan routineklussen en heb meer tijd beschikbaar voor advieswerk. Vroeger werkte ik hele zaterdagen door. Dat doe ik nu niet meer. Ik heb meer vrije tijd. We merken zelfs verschil in ons fysieke archief. Daar hadden we vroeger twee garageboxen voor nodig. Nu nog maar één. Dat scheelt ook weer zo'n € 400 in de maand. " De Groot becijfert dat het resultaat van de maatschap, uitgedrukt in percentage van de omzet, is gestegen met vijftien procent en daarmee beduidend hoger uitkomt dan het landelijke gemiddelde in de branche. Ook de intrinsieke waarde van de onderneming is gestegen, zo besluit hij. "Ik denk dat die zo'n beetje verdubbeld is."
bron: bizz