Omdat de huidige systemen verouderd waren, was de universiteit toe aan een nieuw, robuust bedrijfsvoeringssysteem voor de hele organisatie. Jan de Jeu, vicevoorzitter van het College van Bestuur is blij met de keuze: “AFAS biedt een succesvolle standaard op dit gebied. De maatwerksystemen van de afgelopen zeventien jaar leidden tot veel uitzonderingen en die verstoren de bedrijfsvoering. De RUG streeft naar een professionele en efficiënte bedrijfsvoering, waardoor er maximaal tijd en geld beschikbaar blijft voor onderzoek en onderwijs.”
Drie kandidaten deden een inschrijving voor de Europese aanbesteding. De RUG koos vooral vanwege de Best Practice aanpak voor de oplossing van AFAS. In de eindbeoordeling noemde de universiteit onder andere de volledige integratie tussen Finance en HR en de workflows. Gerben Eversdijk, Commercieel Manager Publieke Sector bij AFAS: “De naam van de Europese Aanbesteding is Best Practice 2020 en die insteek past erg goed bij AFAS. De RUG wil één geïntegreerd systeem voor alle processen, met zo min mogelijk koppelingen, waarbij eenvoud voor de eindgebruiker centraal staat. De overstap naar een ander ERP-systeem heeft voor de RUG grote impact. Voor bijna 7.000 medewerkers verandert onder andere de manier van uren schrijven op projecten, verlof aanvragen, declareren en beoordelingsgesprekken voeren.”
Universitaire medische centra waren al bekend met AFAS. Erasmus MC en UMCG werkten al langer met de software en vorig jaar stapte ook MUMC+ over. Hierdoor werd AFAS marktleider in die branche. Nu de RUG overstapt, is duidelijk dat het softwarebedrijf ook goed aansluit bij de andere kant van de academische wereld. Eversdijk: “De organisaties lijken op elkaar. Beiden willen professionaliseren met HR en willen integraal inzicht in hun hele bedrijfsvoering. Dat doet AFAS al in heel veel branches, maar het is mooi om te zien dat de eerste universiteit nu ook deze stap maakt.