Architectuur in de breedste zin van het woord, daarmee houdt Architektenburo Roos en Ros uit Oud-Beijerland zich bezig. Het bureau doet zowel kleinschalige bouw als grootschalige projecten. 'We willen graag dat ons primaire proces zo geolied mogelijk verloopt', stelt directeur HRM/Financiën Anja Nobel-Ros. 'Daarom is het zo leuk dat wij ons daar dankzij AFAS Profit nog meer mee bezig kunnen houden. Wij maken mooie gebouwen, maar die funderen we graag op cijfers en goede procedures in plaats van op gevoel.'
Roos en Ros maakte de afgelopen jaren een snelle groei door. Het projectadministratiesysteem waarin het bureau de uren bijhield, voldeed niet meer. 'We merkten dat we een systeem nodig hadden voor de projectsturing. We hadden ondertussen vijf of zes systemen naast elkaar draaien met alle narigheid van dien zoals dubbele invoer en mogelijke fouten. Dat moest in één geïntegreerd ERP-pakket kunnen vonden wij.'
Volgens alle regelen der kunst startte Roos en Ros een selectieprocedure voor een ERP-systeem, met een programma van eisen, een werkgroep die een longlist opstelde en vervolgens een shortlist. 'Ten slotte hebben we vier partijen op bezoek gehad en AFAS was daar één van', zegt Nobel-Ros. 'AFAS had een heel enthousiast verhaal. Daarvan vroegen we ons af: "Is dit een verkoopverhaal of is dit echt een goed pakket?" We hebben wat bedrijven bezocht die met AFAS werkten en zijn in Leusden op bezoek geweest. Toen waren we er allemaal van overtuigd dat het AFAS moest worden. Op basis van wat we hadden gezien, op basis van het enthousiasme van de organisatie en omdat er een goede klik was. Bovendien stralen zowel het pakket als de organisatie erachter professionaliteit uit. Daardoor hadden we het idee dat we met de goede partij aan tafel zaten, in wie wij vertrouwen hadden. Vertrouwen is toch de basis van samenwerking.'
Een belangrijke reden om te kiezen voor AFAS Profit, was ook de grote flexibiliteit van het pakket. 'Door het toevoegen van eigen vrije velden en tabbladen kun je in het systeem niet alleen je wensen en eisen kwijt, maar je kunt het ook naar eigen inzicht uitbreiden', zegt Nobel-Ros. 'Daardoor heb je volstrek geen dure maatwerkoplossing nodig. Veel collega-architecten gebruiken maatwerkpakketten, maar wij kijken daar anders tegenaan. Wij werken met projecten. De administratie van projectgestuurde organisaties is vergelijkbaar. Wij hebben gekozen voor wat wij nódig hadden en dat was AFAS Profit; een maatwerkoplossing is te beperkend. Een pak kan passen, of een pak kan knellen. Profit past en maatwerk knelt.'
In mei 2009 startte Roos en Ros met de implementatie van AFAS Profit en sinds januari 2010 is het bureau 'live gegaan'. Af en toe wordt er nog een puntje op een i gezet, maar het systeem draait tot tevredenheid. De architectenfirma maakt gebruik van vrijwel alle modules uit Profit: financieel, projecten, CRM, HRM, logistiek, Profitweb, enquêtes en workflows.
Nobel-Ros: 'De implementatie verliep gestructureerd. We startten met een projectintake waarbij risico's in kaart werden gebracht en verantwoordelijkheden benoemd. Dat was een goede leidraad. We zijn binnen de begrote implementatiedagen gebleven. We hebben wel verkenningen gedaan. Maar uiteindelijk zijn weinig dwaalwegen bewandeld en zijn we recht op ons doel afgegaan. Het is goed dat je zelf de 'handjes' levert voor de implementatie, daardoor duik je meteen in het pakket en doe je verrassende ontdekkingen.'
De keuze voor Profit levert Roos en Ros veel gebruiksgemak op. En daarnaast ook tijd, geld en inzicht. 'We hebben inzicht in bedrijfs- en projectprocessen gekregen', zegt de directeur HRM/Financiën. 'We leggen nu een complete projectdatabase aan met technische gegevens. Ook die levert ons straks tijdwinst op en dus geld.'
Nobel-Ros verwacht dat het bureau de investeringskosten van het pakket binnen afzienbare tijd terugverdient. 'De aanschaf van het pakket is één ding, maar de totale investering in uren, tijd en energie is nog eens zo'n bedrag. Dat totale bedrag verwachten wij terug te verdienen in ongeveer twee jaar tijd.'
Anja Nobel-Ros kan kort zijn over de redenen waarom zij AFAS aanbeveelt als softwarepartner: 'Het pakket is goed. De organisatie is professioneel en betrouwbaar en straalt enthousiasme uit. Daarnaast hebben ze een drive om het pakket steeds beter te maken. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst.'