Het bedrijf levert niet alleen hardware zoals printers en scanners, maar ook software voor het documentenbeheer. Om zich hierop nóg beter te kunnen concentreren, is Ricoh gaan automatiseren met AFAS.
Kristel Raaijmakers is functioneel beheerder van het systeem. 'Ik maak vooral rapportages om meer inzicht te krijgen in onze processen', vertelt zij. 'Het is leuk om steeds meer over het systeem te ontdekken en om inzichten te creëren die we voorheen niet hadden. Wat we nu weten ten opzichte van een jaar geleden, dat is een heel verschil. We legden voorheen met Excel lang niet zo veel vast van wat we nu in AFAS stoppen. En we halen er dus ook veel meer uit.' Dat is een hele vooruitgang, vindt Raaijmakers. 'Met als gevolg dat we nu ook processen gaan veranderen, want die zijn niet meer optimaal. Ook omdat we twee afdelingen hebben samengevoegd, daar moet gewoon een andere, betere, werkwijze uitkomen.'
Dikke plus Voordat Ricoh ging werken met AFAS Profit, werkte het bedrijf al met Multirecord, een oud op DOS gebaseerd systeem van AFAS. 'De support daarop liep af en we moesten een vervanger hebben waar de hele afdeling mee kon werken', zegt Raaijmakers. 'De keuze voor AFAS Profit was heel snel gemaakt, want we waren gewoon tevreden over AFAS en de contacten die we hadden, waren goed.' Een heel wensen- en eisenlijstje voor het nieuwe systeem had Ricoh niet. Raaijmakers: 'We wilden snel overstappen naar een nieuw systeem en dat was bij Profit geen probleem. Verder wilden we, wat we in Multirecord deden, ook in Profit kunnen doen en dat kon natuurlijk, met een dikke plus. We maken nu gebruik van de modules projecten, logistiek, abonnementen, financieel, urenregistratie en CRM.'
Bij de hand Raaijmakers vindt dat Ricoh een goede beslissing heeft genomen door met AFAS Profit te gaan werken. 'Wat we met AFAS kunnen, konden we niet met onze oude systemen. Dankzij Profit kunnen we sneller, flexibeler en efficiënter werken. Profit is al helemaal berekend op onze toekomstige groei, het systeem biedt echt toegevoegde waarde.'
Bij de inrichting van Profit binnen Ricoh heeft Raaijmakers nauw samengewerkt met de AFAS consultant. 'Je bent niet ineens live met je systeem, er gaat een heel proces van implementatie aan vooraf. Daarin ben ik goed bij de hand genomen door de consultant. Ik weet nu precies waar alles zit en hoe het werkt en ik kan het makkelijk bedienen, daar heb ik geen consultant meer bij nodig. Het implementatietraject heeft wel veel tijd van me gevergd, ik was er een paar maanden continu mee bezig. Maar ik weet nu alle ins & outs en heb ook veel zelf aan de inrichting kunnen doen. Alleen het maken van koppelingen, bijvoorbeeld tussen logistiek en projecten, dat deed de consultant.'
Tevreden Profit levert Ricoh veel gebruiksgemak, stelt Raaijmakers, en dat is lekker werken. Maar dat is nog niet iedereen met haar eens. Voor de medewerkers van Ricoh bracht AFAS Profit een nieuwe manier van werken mee 'Vroeger konden mensen hun urenadministratie inleveren op een urenbriefje. Nu kunnen ze dat zelf inboeken met AFAS Profit. 'Nu mensen zien dat we dankzij Profit veel meer inzicht hebben in processen, groeit de tevredenheid. Want dat is echt het belangrijkste wat Profit ons oplevert: meer inzicht in wat er gebeurt binnen ons bedrijf.'
Over Ricoh De Ricoh Group is wereldwijd een toonaangevende aanbieder van producten en diensten op het gebied van IT- en documentoplossingen. Het bedrijf levert niet alleen hardware zoals printers en scanners, maar ook software voor het documentenbeheer. Ricoh biedt al jarenlang de beste technologische innovatie in dit domein.
Ricoh werd opgericht in 1936 in Tokio, Japan. Het bedrijf heeft de passie om duurzame, innovatieve afdrukproducten te leveren. Daarnaast wil Ricoh uitblinken in oplossingen en diensten en biedt door experts geleide consultancy- en outsourcingsmogelijkheden aan.