Puzzelen
Holle Bolle Gijs heeft het al decennia door. Hij helpt de mensen door ze van hun papier te verlossen… en mooi meegenomen, zo stilt hij zijn honger.
Het papier is geduldig, maar geldt dat ook voor de opstellers? Al deze instructies en geheugensteuntjes bevinden zich namelijk altijd maar op één plaats tegelijk, raken zoek, worden vergeten, raken bedolven onder vele andere instructies. De laatste boodschap wint aan belangrijkheid, hij ligt doorgaans bovenop.
Dan nog maar niet te spreken over de onleesbaarheid, de echtheid, door wie geschreven, door wie verbeterd?
Wat ik schrijf is niets nieuws, u wist dit al. En ook het alternatief kent u...
Zelfs nadat perkament beschikbaar was gebruikten nog velen kleitabletten. Dit vooral voor het vastleggen van contracten. Van deze contracten werd een tweede exemplaar in een omhulsel (envelop) van klei verzegeld en gebakken. Deze geschiedenis lijkt zich te herhalen nu als opvolger van papier de digitale versie van informatie beschikbaar is.
Wij weten allemaal dat alle voordelen van papier in de digitale wereld beschikbaar zijn en zelfs meer. Neem nu bijvoorbeeld ondertekening van een document. Op papier hebben wij altijd vertrouwd op een handtekening. Zo'n handtekening is echter zeer eenvoudig na te maken, een professionele vervalser hoef je hiervoor niet te zijn. Aanleg voor tekenen en een slechte inborst zijn al voldoende. In de digitale wereld is het namaken van de handtekening een zeer complexe klus. Van de huidige ondertekeningsmethodes weten wij dat het duizenden jaren duurt voordat een handtekening is vervalst. Alsof je na een leven lang zwoegen en het zwoegen van vele voorvaderen eindelijk een valse handtekening op een kleitablet hebt gezet.
Deze column staat op de website van AFAS, en dat is niet zomaar. Binnen Profit lossen wij namelijk zeer veel van de bovenstaande problemen in één klap op. Hoe wij dit doen? Alle velletjes papier die u om u heen ziet liggen staan namelijk voor een proces. 'Morgen deze taak aan Piet overdragen' 'Voor tien uur deze nota ondertekenen en naar de administratie brengen' '.. en nog iets maar dat ben ik vergeten'
Van ieder soort proces leggen wij vooraf vast hoe het proces moet gaan verlopen en wat de randvoorwaarden zijn. Een proces kan nadat deze door een geautoriseerde gebruiker is opgestart zijn route langs gebruikers groepen en/of individuele gebruikers af gaan leggen. Tijdens deze route zijn taken gedefinieerd zoals 'verplicht lezen', 'uitvoeren vooronderzoek', 'akkoord directie' etc. Levert dit een efficiënte en onpersoonlijke organisatie op? Efficiënt zeker maar in "onpersoonlijk" krijgen de criticasters geen gelijk; door geen tijd te verspillen met onbelangrijke zaken kan tijd aan zaken die ertoe doen besteed worden waardoor medewerkers het besef krijgen mede-werker te zijn en geen werknemer.
Het werken met deze workflows is niet zomaar een visie. Het is een binnen ons bedrijf getest concept. Als voorbeeld kan ik u noemen dat ons personeelsbestand van 180 werknemers door één persoon wordt beheerd. Hierbij handelt Geert Nieland (in zijn eentje de hele afdeling P&O) onder andere de volgende zaken af:
Bij het inrichten van de bedrijfsprocessen maken wij gebruik van het "Ondernemings Proces Beheer", zoals deze staat beschreven in het boek 'De kunst van succesvol ondernemen', geschreven door de Raad van Bestuur van AFAS (Piet Mars en Ton van der Veldt). Als u al Profit gebruikt neemt u dan eens contact op met uw consultant in verband met het gebruik van onze document- en workflowoplossingen of uiteraard met onze afdeling verkoop indien u nog geen Profit gebruiker bent.