Op de meeste administratiekantoren worden facturen nog steeds handmatig ingevoerd. Daar is veel tijd mee gemoeid. Optical Character Recognition (OCR) is scanningsoftware die tekst herkent en waarmee het invoeren van gegevens volledig geautomatiseerd wordt. AFAS heeft OCR technologie geïntegreerd in Profit Accountancy waardoor klanten van deze oplossing gebruik kunnen maken. Status Finance is één van de vele klanten die deze toepassing in gebruik genomen heeft.
Hoe werkt het? OCR maakt geautomatiseerde verwerking mogelijk. Het scant uiteenlopende documenten als inkoopfacturen, pakbonnen, orderbevestigingen en urenbriefjes. Documenten als inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften en overige documenten kunnen direct worden gekoppeld aan boekingen, orderopdrachten, relaties en overige rubrieken in AFAS Profit Accountancy. De enorme tijdwinst die hiermee wordt behaald, komt ten goede aan de klant.
Dankzij OCR kan Status Finance bovenop de cijfers zitten. "Wij zien dat onze klanten slimmer worden omdat ze inzicht krijgen. Je kweekt een bepaalde behoefte omdat je tussentijds met gerichte informatie komt over de kengetallen," aldus directeur eigenaar Richard Capllonch,. "Je ontwikkelt een andere dynamiek. Je bent minder tijd kwijt aan het inrichten van de backoffice en je hebt sneller je cijfers."
De toepassing De OCR-software heeft allerlei automatische checks, zoals het controleren van de berekening van het totaalbedrag ten opzichte van de bedragen van de losse factuurregels. De stamgegevens van AFAS vormen de basis van het inlezen. "Het is een zelflerend pakket dat bijvoorbeeld automatisch zoekt naar de debiteur of crediteur die bij een factuur hoort. Een factuur van een nieuwe, nog onbekende debiteur of crediteur komt vanzelf aan het licht en de OCR software genereert vervolgens automatisch het voorstel om de nieuwe gegevens toe te voegen aan AFAS Profit."legt Raymond Schijff, compagnon van Richard Capllonch uit.
De moderne generatie scanners, zogenaamde bovenladers, verwerkt zo'n 20 à 80 pagina's per minuut. "Bij het inlezen wordt automatisch de match gemaakt met de in het systeem bekende gegevens. Daar zit de versnelling. Invullen van stamgegevens hoef je maar een keer te doen. Allemaal tijdwinst waardoor je richting advies kunt," vertelt Schijff . Met de nieuwe werkwijze creëer je direct een digitaal archief. Het digitale origineel is gekoppeld aan de financiële boekhouding. Direct vanuit AFAS Profit komt de achterliggende factuur eruit rollen."
Controller "Accountants- en administratiekantoren zijn van oorsprong opgevoed om kwaliteit te bewaken. Het vraagt een andere mindset. Wij proberen middenin het proces te staan. De administrateur wordt meer de controller. Nu de groei minder hard gaat, moet je meer gaan sturen. Waar kun je op de rem trappen?" Uiteindelijk draait het om het economisch belang, constateert Capllonch: "De accountancytarieven staan in de huidige markt onder druk. Op de oude manier ben je reactief bezig. Pas aan het eind van het jaar wordt alles verwerkt, de informatie die de ondernemer krijgt is gedateerd. De cijfers zijn mosterd na de maaltijd, het is een reeds ingeslagen weg. Met OCR heb je een actuele status van de financiële administratie en kun je praten over liquiditeit, cashflowkapitaal en andere vitale zaken"
Meer weten over OCR of scannen schrijf u hier in voor het seminar op 1 juni 2010