We zijn te gast bij Ernst & Young Belastingadviseurs te Rotterdam. De "opgestroopte mouwen"-mentaliteit, die zo kenmerkend is voor Rotterdam, straalt van hem af: Arnold Boekestein, per 1 juli 2003 directeur van de Adviesgroep Aangiftepraktijk, heeft de afgelopen drie jaar zijn sporen ruimschoots verdiend als interim manager bij hetzelfde onderdeel van Ernst & Young. "Mijn taak was kort en goed het bestaande aangiftepakket van E&Y te vervangen en de management- en organisatiestructuur van de aangiftepraktijk te verbeteren". Bij dit onderdeel van E&Y verwerkt men jaarlijks ongeveer 40.000 aangiften.
In 2001 werkte E&Y met een eigen aangiftepakket. Boekestein:"De IB-aangifte over 2001 konden we niet meer met het bestaande pakket doen, dus zijn we een secuur offertetraject gestart. Daarbij kwam AFAS als partner uit de bus. De taakverdeling was van meet af aan duidelijk: Ernst & Young nam de fiscale vaktechniek voor hun rekening en AFAS de ontwikkeling van de software. De onderliggende visie hebben we als volgt geformuleerd: de belastingintermediair als spin in het web. De nieuwe applicatie moest namelijk webanabled zijn, omdat ook de Belastingdienst zwaar inzet op het Web. Daarnaast vonden we het belangrijk dat de cliënt in de nabije toekomst met webinterfaces kan werken. Het project is een succes geworden: het is op tijd, binnen het budget en met de gewenste functionaliteit afgerond", aldus een trotse Arnold Boekestein.
Inmiddels werkt Ernst & Young landelijk met AFAS Fiscaal. Sinds een jaar voor de aangifte IB, vanaf maart 2003 voor de aangifte Vpb. Boekestein geeft aan dat het inderdaad nog maar kort is, maar dat de tijdwinst op de aangifte IB circa 30-40% bedraagt: "Die tijd kunnen we nu aan het daadwerkelijke advieswerk besteden. Het persoonlijke contact met de klant, dat is de meerwaarde van een belastingadviseur".
Boekestein legt uit dat het AFAS Fiscaal, met name door het geïntegreerde workflow-systeem, de mogelijkheid in zich heeft tijdwinst te genereren. "Maar", vult hij meteen aan, "de mensen die ermee werken, moeten het doen! Ze moeten de discipline hebben volgens de workflow te werken. En dat kost natuurlijk moeite. Als je iets jarenlang anders hebt gedaan, is dat een heel andere manier van werken. Daar moet je dus eerst tijd in steken".
Een ander gevolg van het werken met de workflow is dat het management continu inzicht heeft in de status van de aangiften. "Met de analysegenerator hebben we een landelijk overzicht gemaakt. Daarin zien we de pieken en dalen per workflowstap. Nu kunnen we heel gericht aangeven dat we willen nivelleren en waar dat door wie dient te gebeuren", zegt een lachende Arnold Boekestein.
Volgens Boekestein gaat de kwaliteit van de aangiften, die verwerkt worden met AFAS Fiscaal omhoog, doordat er ingebouwde kennis aanwezig is: "Het pakket registreert niet alleen, maar voert ook allerlei automatische controles uit. Daarnaast is het logistieke verwerkingsproces sterk verbeterd en kunnen we gemakkelijk de bottlenecks traceren. Een derde voordeel is dat het technische beheer veel eenvoudiger is met AFAS Fiscaal. Een goede technische infrastructuur is daarvoor natuurlijk wel een voorwaarde".
Nog niet alle wensen voor een standaard fiscale applicatie zijn ingevuld, maar worden wel in de nabije toekomst gerealiseerd. Zo heeft het inbouwen van meer kenniselementen prioriteit. Daarmee wordt de toegevoegde waarde van de aangifte immers vergroot. Ook de elektronische communicatie met de cliënt staat hoog op het verlanglijstje. Daarbij wordt onder andere gedacht aan de questionnaire, waardoor de cliënt zijn gegevens elektronisch (en dus gestructureerd) kan aanleveren en na verwerking kan accorderen.
Het automatisch genereren van persoonlijk advies gaat nog een stapje verder en garandeert een meerwaarde voor zowel belastingintermediair als cliënt.
Lees meer over de accountancy software van AFAS, of bekijk de brochure.