Het ministerie van Economische Zaken presenteerde in juni de nieuwe aanbestedingswet die moet gaan zorgen voor minder lasten en heldere regels bij overheidsaanbestedingen. Maar de genoemde aanpassingen in het wetsvoorstel alleen zullen er niet voor zorgen dat kleinere, innovatieve ICT-ondernemers in de toekomst daadwerkelijk een eerlijke kans maken een aanbesteding binnen te slepen, meent Leo Koppelaar. Hoe zorgen we ervoor dat innovatieve MKB-ondernemingen wel een eerlijke kans krijgen?
Uit onderzoek van ICT~Office blijkt dat er bij de overheid en de 'hofleveranciers' op dit moment behoefte bestaat aan inzicht in het aanbod van MKB-leveranciers. Op dit moment is het aanbod van ICT-leveranciers uit het MKB bij de overheid vrijwel onbekend. Overheden en ICT-leveranciers zouden daarom vooraf met elkaar om tafel moeten gaan om tot een heldere en optimale aanbesteding te komen. Overheden zijn bij het vervangen van hun bestaande ICT-infrastructuur vaak geneigd oplossingen van collega-overheden te kopiëren. Dit kan een voordeel zijn, het is immers 'proven technology'. Het gevolg hiervan is wel dat door het kopiëren van oplossingen inkopers niet gedwongen worden zich te verdiepen in andere mogelijkheden en oplossingen. Om aanbestedingen haalbaar te maken voor MKB-bedrijven met innovatieve oplossingen, moeten inkopers bij overheden vooraf de markt waarin ze gaan aanbesteden beter verkennen.
Cirkel Het kopiëren van bestaande oplossingen en het gebrek aan voorkennis hebben tot gevolg dat de technische mogelijkheden van IT-oplossingen niet bekend zijn bij de inkopers die de aanbesteding moeten uitwerken. De vooraf bepaalde technische specificaties en gevraagde referenties sluiten hierdoor bij voorbaat veel nieuwe kennis en leveranciers uit. Zo wordt er bijvoorbeeld bij aanbestedingen voor het implementeren van nieuwe HRM/Payroll-software vaak de voorwaarde gesteld dat de nieuwe oplossing gekoppeld moet kunnen worden met de payrollsoftware van traditionele partijen in de markt. Omdat veel partijen deze koppeling niet bieden of juist een oplossing hebben waarbij deze koppeling overbodig is, worden zij bij voorbaat al uitgesloten van deelname aan de aanbesteding. Een ander voorbeeld is dat er gevraagd wordt om drie jaar vergelijkbare ervaring bij andere organisaties. Op deze manier continueer je een vicieuze cirkel. Als je nooit de kans krijgt ervaring op te bouwen, zal je ook nooit een aanbesteding met deze eis kunnen winnen.
Wij pleiten ervoor dat gemeentelijke overlegorganen in het voortraject vaker oriënterend met diverse potentiële ICT-leveranciers uit het MKB om tafel gaan om de wensen en eisen te bespreken en te horen wat de mogelijkheden zijn. Op deze manier krijgt de inkoper een evenwichtig beeld van de markt en kan een aanbesteding zó uitgewerkt worden, dat een overheidsorgaan de oplossing krijgt die het beste past bij de bestaande problematiek. Doordat inkopers zich nu nog (te) weinig verdiepen in de mogelijkheden, komt men al snel terecht bij de grote leveranciers en missen ze hierdoor de innovatieve, gestandaardiseerde oplossingen die (kleinere) MKB-leveranciers te bieden hebben.
Nadruk Ook de prijs blijft een heikel punt. De uiteindelijke gunning van een aanbesteding hangt nog vaak af van de (laagste) prijs. In veel gevallen wint eenvoudigweg de leverancier die de goedkoopste oplossing biedt. Maar zijn het niet de aspecten stabiliteit, duurzaamheid en kostenbesparing die de doorslag zouden moeten geven bij de uiteindelijke selectie? Dit betekent niet dat overheden de hoofdprijs moeten betalen, maar kijk naar wat een oplossing op langere termijn biedt wat betreft efficiency en kostenbesparing. Momenteel wordt hier nog te weinig de nadruk op gelegd.
In het nieuwe wetsvoorstel wordt ook een poging gedaan een einde te maken aan de administratieve rompslomp waar organisaties bij een aanbesteding mee te maken krijgen. Het resultaat is dat de ondernemer in het vervolg nog maar één formulier hoeft in te vullen. Maar dit betekent in veel gevallen nog steeds dat de aanbesteding in vijf identieke mappen, met daarin stapels papier, moet worden aangeleverd. Dit kost zowel de aanbesteder als de deelnemende partij een hoop tijd en geld. Er bestaat hiervoor een papierloos en efficiënter alternatief; het digitaal aanleveren van een aanbesteding op CD. Er zijn al gemeenten die het goede voorbeeld hebben gegeven. Deze hebben hun medewerking verleend aan het digitaal aanleveren van een Europese aanbesteding. Het is te hopen dat goed voorbeeld hier goed doet volgen.
Eerlijke kans Het nieuwe wetsvoorstel is een goede eerste stap om innovatieve ondernemers een eerlijke kans te bieden op het binnenhalen van overheidsopdrachten, maar daarmee zijn we er nog niet. Door overheidsorganen en MKB-bedrijven voor het uitschrijven van een aanbesteding met elkaar om tafel te zetten, worden mijns inziens deze kansen aanzienlijk vergroot en hiermee ook de uitvoerbaarheid en het eindelijke resultaat van de opdracht. Wie doet er mee?
Leo Koppelaar
Commercieel Directeur