WIJmetAARTS: "We zitten allemaal in dezelfde film. En dat brengt rust" 

No nonsense en machtig hoge kwaliteit: dat is WIJmetAARTS. Met twintig accountants en adviseurs werkt de organisatie voor zo’n zeshonderd ondernemers in de regio Tilburg en Breda. En WIJmetAARTS heeft alles wat maar kan met workflows gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Partner Maurice Aarts: ‘Daardoor groeien de kennis, de rust én het plezier in ons hele bedrijf.'



WIJmetAARTS in het kort

Branche:

Accountancybranche

Aantal medewerkers:

20 medewerkers

Gevestigd in:

Dongen en Raamsdonksveer

Klant van AFAS sinds:

juni 2016

Softwaregebruik:

Volledig

Interview met:

Maurice Aarts (Partner)


Hoe het begon

Het begon allemaal op een vrijdagmiddag in april 2012. Maurice Aarts en Frank van Disseldorp zaten samen op een terras. Aarts: ‘Ik had een eigen administratiekantoor, maar was écht niet meer blij met mijn werk. Ik had klanten genoeg, maar het was te veel massa en te weinig uitdaging. Frank had voor zo’n beetje alles in zijn accountantskantoor processen ingericht, maar had geen massa. Op die middag zijn we fusieverliefd geworden. Een week later zijn we met onze vrouwen erbij gaan eten om te kijken of samengaan nog steeds een goed idee was en vervolgens hebben we de rest van het jaar elke woensdag van zeven uur tot tien uur ’s ochtends plannen gemaakt. Per 1 januari 2013 was ons gezamenlijke kantoor WIJmetAARTS een feit.’



Betere rapportages

WIJmetAARTS heeft een vestiging in Dongen en een in Raamsdonksveer. En in eerste instantie ging  het kakelverse kantoor aan de slag met de vijf softwarepakketten die Van Disseldorp toch al had en tiptop had ingericht. Aarts: ‘Frank kwam van een groot kantoor en had de automatisering echt heel goed op orde. In 2007 heeft hij in een accountantsblad gestaan als kantoor van de toekomst: hij had het al ingericht alsof het 2020 was. En dat was wat in die tijd.’ Punt was alleen dat Van Disseldorp zijn tijd misschien wel erg ver vooruit was. ‘Zijn vijf systemen werden in de loop van de tijd in feite stand alone, doordat online koppelingen niet meer werkten. De expert die het voor Frank had ingericht, was inmiddels over naar een andere leverancier, dus wij dachten: prima, gaan wij mee. Maar uiteindelijk bleek dat die niet kon leveren wat wij wilden: alle functionaliteiten van CRM tot fiscaal en van accountancy tot lonen in één pakket én alles zo zoveel mogelijk gedigitaliseerd. Dus wij op zoek naar een leverancier die dat wel kon. En zo kwamen we bij AFAS. Wat erg prettig was dat AFAS direct zei: kijk ook eens bij kleine, middelgrote en grote kantoren die met onze software werken. Dan zie je hoe het écht gaat in de praktijk. Dat werkte goed. Dus zo werd de keuze eenvoudig gemaakt.’ 



Een digitale straat voor elke klant

Aarts: ‘Er zijn accountants die vinden dat hun werkwijze zo’n beetje heilig is. En dat zij heel eigen methodes hebben. Onzin. Zo spannend is het helemaal niet, het begint met een kasbon en eindigt met een jaarrekening en fiscale aangifte. Dat proces is standaard. Vandaar ook dat wij zeiden: we volgen gewoon AFAS; hun standaard is de onze. We hebben van alle processen eerst in kaart gebracht wat we deden, vervolgen wat AFAS daarmee doet, en ons gericht naar AFAS. Zo hebben we redelijk gemakkelijk een digitale straat ingericht waar elke klant doorheen gaat en met een eigen inlog eenvoudig bij kan. We zijn in mei 2017 begonnen en in oktober 2017 met onze interne administratie over gegaan. Op 1 januari volgden fiscaal en lonen.’ 

‘AFAS is heel flexibel. Je kunt van alles en nog wat zelf inrichten’, vertelt Aarts. ‘Maar dat moet je vooral niet doen, want de templates van AFAS zijn gewoon goed. Opnieuw inrichten is hartstikke veel werk, én je moet bij elke update al je templates door. Wij gebruiken gewoon de standaard, dan worden updates automatisch doorgevoerd. Hoef je niks voor te doen. Les één bij AFAS is niet voor niets: blijf van het template van het accountantsrapport af, anders blijf je updaten. Bij ons is alleen de brief bíj het rapport custom made. Met het rapport maak je ook niet het verschil. De meeste klanten willen vooral weten wat ze terug krijgen of moeten betalen. Je maakt het verschil met de tips die je voor zo’n ondernemer uit de aangifte haalt en met het advies wat daaruit volgt.’

WIJmetAARTS heeft inmiddels zo’n 75 workflows in gebruik. Voor het aanmaken van nieuwe klanten, voor allerlei aangiftes. Aarts: ‘De meeste van die workflows zijn dynamisch. Zo hebben we bij nieuwe klanten de vraag of iemand eigen panden in bezit heeft. Dat vinken onze administratieve medewerkers aan en dan wordt meteen de juiste vervolgstap over vastgoed gezet.’

Werken met AFAS brengt drie grote voordelen met zich mee, volgens Aarts. ‘Doordat je allemaal in één systeem werkt, wordt de kennis van iedereen over wat we doen beter. Vroeger wist fiscaal niks van administratie en omgekeerd. Nu werkt iedereen vanuit dezelfde gedachtegang, je kunt zien wat anderen doen, en dat verrijkt enorm. Bovendien hebben we veel meer rust in de planning en control. Iedereen weet wat we doen, waar we staan en wat de resultaten zijn. Intern, extern, alles werkt samen. We zitten allemaal in dezelfde film. En dat brengt rust. Zeker vanwege het derde voordeel, dat het ook nog eens allemaal AVG-proof is.’



Met plezier aan het werk

Inmiddels zijn we zeven jaar na de middag op het terras in april. En staat er een no nonsense fullservice accountantskantoor, met stevige lokale wortels, zo’n twintig medewerkers en een klantenkring van zo’n zeshonderd ondernemers in de regio Tilburg Breda. Aarts: ‘We hebben echt wel een stevige transitiefase achter de rug. Sommige medewerkers vonden het niet fijn om samen te gaan in een groter kantoor, anderen konden zich niet zo vinden in de automatiseringsgedachte. Zij hebben andere leuke banen gevonden, en er zijn nieuwe mensen voor in de plaats gekomen. Mensen die beter bij ons passen: open en sociaal. Ons vak is niet in een kamertje gaan zitten berekeningen maken en hopen dat we niet gestoord worden door de klant. Het gáát juist om onze klanten.’ 

Aarts ziet dat het werkplezier enorm is toegenomen. ‘We hebben een grotere diversiteit in klanten, elke dag is anders en we zijn ernstig trots op onze mensen. Ze hebben veel kennis van zaken, het zijn aimabele mensen en ze zijn goed opgeleid. We zijn veel verder dan ik zeven jaar geleden had gedacht. Groter hoeft voor mij ook niet. Groei is niet de uitdaging. We willen in een sociale ambiance voor de klant zo waardevol blijven als we nú zijn.



Over dit kantoor

Als ondernemer of organisatie wil je vooruit. Dat kan op allerlei manieren: groter groeien, beter worden of gewoon de volgende stap maken. Wat je doelstellingen ook zijn, WIJmetAARTS helpt graag om ze te bereiken. Natuurlijk is WIJmetAARTS van de cijfers. klanten kunnen bij ze aankloppen voor de inrichting van de boekhouding, accountancy of voor fiscale vraagstukken. Ook voor (arbeids- / fiscaal) juridisch advies en bedrijfsadvies draaien ze hun hand niet om. Het team van specialisten staat altijd klaar om hun klanten verder te helpen. Ze geven niet alleen antwoord op een vraag, maar kijken ook naar het grotere plaatje. Om te zien wat ze straks samen kunnen bereiken.


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de ERP brochure

Wil je meer weten over de ERP-software van AFAS?
Download dan de brochure.