Na een acquisitie stapte WEA Deltaland over op Profit van AFAS. Nu migreert het kantoor haar klanten naar AFAS SB. De eerste ervaringen zijn in lijn met de visie van het accountants- en administratiekantoor. “Nu wij minder tijd kwijt zijn met het verwerken van de administratie en met actuele cijfers aan het werk zijn, kunnen wij de klant tijdig en correct adviseren.”
Boekhoudkantoren
170
Brielle, Dordrecht, Druten, Groot-Ammers, Kesteren, Middelharnis, Oud-Beijerland
Juli 2013
ERP met SB voor de klanten
Interview met:
Tjeerd Canrinus & Dennis Hansen
Tjeerd Canrinus werkt sinds een jaar als Assistent Accountant/
Applicatiebeheerder bij WEA Deltaland. Toen hij in dienst trad, was het kantoor net bezig met de overgang naar het boekhoudprogramma SB van AFAS. “Dat was een perfect moment om in te stappen en mee te denken over hoe je het pakket het beste kunt inzetten voor de klant. Want het is belangrijk om klanten persoonlijke aandacht te geven zodat ze SB kunnen gebruiken op een manier die past bij hun onderneming.” Daar is zijn collega Dennis Hansen, Functioneel Applicatiespecialist, het van harte mee eens. Hij werkt ruim acht jaar bij WEA en kan bogen op vijftien jaar ervaring met AFAS Profit, inclusief alle opleidingen tot beheerder. Net voor Dennis’ komst verdubbelde WEA na een acquisitie in omvang. Het overgenomen bedrijf werkte met AFAS Profit.
Tijdens zijn traineeship Succesbeheer werd Dennis getipt over de komst van nieuwe software. “Het moest iets geweldigs zijn, werd mij verteld. Dat was dus AFAS SB. Ik was aanwezig bij de presentatie van het pakket tijdens de AFAS Open en ik was meteen enthousiast. Terug op kantoor zei ik tegen mijn leidinggevende: hier moeten wij eens goed naar kijken. Dat hebben we toen meteen gedaan, waarna hij uitriep: dit wil ik!”
De implementatie van SB leek vervolgens niet zo ingewikkeld, maar dat pakte volgens Dennis toch iets anders uit. “We ontdekten dat SB nog niet helemaal klaar was voor WEA Deltaland. Voor ons is dat aanleiding geweest om vanuit de accountancykant actief mee te gaan helpen om SB nog beter te maken. Met resultaat, want we merken dat het nu goed loopt.”
Anno 2023 doet Dennis bij WEA alles wat met AFAS te maken heeft, waaronder het beheer van 2.600 small business-omgevingen. Het kantoor is bezig om die omgevingen te migreren naar SB. Daar houdt Tjeerd zich voor zo’n zestig procent van zijn tijd mee bezig met assistentie van zo'n vijftien medewerkers, verspreid over de zeven kantoren van WEA Deltaland. “Het is mijn rol om er samen met AFAS voor te zorgen dat SB klaar is voor grootschalige migratie. Hierbij is het belangrijk om zoveel mogelijk scenario's die zich kunnen voordoen te testen.
Intussen zijn wij zover dat wij eind 2023 gaan beginnen met migreren.” Het geeft Tjeerd veel voldoening om samen met de klant SB in te richten. “Het mooiste is om te kunnen laten zien hoe mooi en makkelijk de boekhouding gedaan kan worden. Dat de klant minder tijd kwijt is aan administratie en meer tijd overhoudt voor privézaken. Binnen hooguit een dagdeel is de administratie volledig operationeel met SB. Fantastisch om veel resultaat in relatief korte tijd kunnen bieden!” Dat enthousiasme is er ook bij klanten. Tjeerd heeft er een mooie anekdote over.
“Ik was bij een klant om SB te demonstreren. Voorheen was die klant elke avond druk met de administratie; nadat SB was ingericht was de klant er met één middag in de week mee klaar. Hierbij werden de ondernemer en diens partner bijna emotioneel bij de gedachte dat ze weer eens 's avonds samen op de bank konden zitten.”
Wat zijn tot dusverre de ervaringen van klanten die volledig naar SB zijn gemigreerd? “De verwerkingstijd van de boekhouding halveert ongeveer”, constateert Tjeerd. “De mailbox in combinatie met Scan en Herken biedt ons veel tijdwinst. In veel gevallen hoeven wij de inkoopfactuur alleen nog maar te controleren, SB vult alles al in voor ons. Zodra de ondernemer een factuur ontvangt, stuurt hij of zij deze direct door. Daarnaast draait de bankkoppeling, dus wij zijn altijd bij met de administratie. Nu wij minder tijd kwijt zijn met het verwerken van de administratie en met actuele cijfers aan het werk zijn, kunnen wij de klant tijdig en correct adviseren, bijvoorbeeld ten behoeve van financieringen. O ja – en daarnaast zijn de mappen en bonnen niet meer nodig, SB is je archief. Heerlijk!”
Dennis schudt de voordelen van SB moeiteloos uit zijn mouw. “Het gemak en de snelheid, de scanbox en de mailbox. Het werken met meerdere schermen en het probleemloos verwerken van mutaties. Het is allemaal toegankelijker, mooier en overzichtelijker.” Dennis ontvangt ook positieve feedback van kantoorgenoten. “Het is mooi om te horen van leidinggevenden hier op kantoor dat ze door het werken met SB geld over houden in hun klantbudget. Dat zijn voor Tjeerd en mij leuke dingen om tegen de directie te roepen.”
Bijzonder om nog te vermelden is dat Dennis en Tjeerd een portal hebben gebouwd waarin alles rond SB is terug te vinden. Met behulp van workflows wordt ten behoeve van collega’s stap voor stap uitgelegd hoe je bijvoorbeeld een administratie aanvraagt of een migratie opstart. Tjeerd: “Daarnaast melden we via InSite regelmatig nieuwe functionaliteiten die in SB beschikbaar komen en releasenotes delen we met de superusers. Het is trouwens supertof als je in de releasenotes nieuwigheidjes terugziet waarvan je weet dat ze bij WEA zijn bedacht.”
WEA Deltaland is een accountants- en administratiekantoor met zeven vestigingen.
Om zoveel mogelijk tijd vrij te maken voor persoonlijk advies heeft WEA vol ingezet op automatisering. Standaardhandelingen als het inboeken van facturen, het opstellen van jaarrekeningen en het verzorgen van belastingaangiften verlopen grotendeels geautomatiseerd. Ook aan klantzijde. Als partner in de bedrijfsvoering wil WEA klanten zoveel mogelijk boekhoudkundige en fiscale rompslomp uit handen nemen. Zodat zij vrijuit kunt ondernemen, in de geruststellende zekerheid dat de administratie op orde is. Bij WEA Deltaland werken ongeveer 170 mensen.
Automatiseer net als WEA Deltaland en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |