"De software van AFAS maakt ons werk steeds beter, makkelijker en leuker" 

Bij Vitalis WoonZorg Groep werken mensen met hart voor de zorg. Voor hun cliënten doen zij alles met oog voor de kunst van gelukkig oud zijn. Zorgeloos zorg verlenen kan alleen als de ondersteunende bedrijfsprocessen op en top ingericht zijn en waar mogelijk geautomatiseerd. Daarom werkt Vitalis met de brede software-oplossing van AFAS. Zorgprofessionals hebben administratieve handelingen in een mum van tijd geregeld en kunnen zich voor de volle honderd procent richten op hun passie: cliënten een gelukkige oude dag bezorgen. 

 

Vitalis Woonzorg Groep in het kort

Branche:

Gezondheidzorg

Aantal medewerkers:

2700 medewerkers

Gevestigd in:

Eindhoven

Klant van AFAS sinds:

9 juli 2019

Softwaregebruik:

ERP

Interview met:
Rachid Akabbouz (proces- en programmamanager)
Eilene Strijbosch (functioneel beheerder AFAS)

Voorbij is de tijd dat de 2700 medewerkers van Vitalis WoonZorg Groep hun weg moesten vinden in verschillende systemen. Sinds de organisatie begin 2022 over de volledige breedte werkt met de software van AFAS, van HR tot salarisadministratie en van inkoop tot financiële processen, kunnen ze alles regelen in één portaal. Bestellingen doen voor hun afdeling? Medewerkersgegevens updaten? Openstaande taken bekijken? Via MY HR (de Insite-pagina van Vitalis) én de AFAS Pocket app is het allemaal op één digitale plek te doen — en er komt geen papiertje aan te pas. 

"We komen uit een situatie waarin we gedeeltelijk digitaal werkten", vertelt Rachid Akabbouz, proces- en programmamanager bij Vitalis. "Veel deden we nog op basis van formuliertjes en papiertjes. Door te gaan werken met één breed ERP-systeem is onze organisatie nagenoeg volledig gedigitaliseerd. Dat is geen doel op zich, maar wel een middel om inzicht en overzicht te krijgen in onze processen en efficiënter te werken. We hebben het vooral gedaan met het oog op gemak voor de eindgebruiker. Tegelijkertijd stelt het ons aan de achterkant in staat om zicht te houden op wat goed gaat en wat beter kan. Op basis van dat inzicht kunnen we onze processen en daarmee ons werk continu efficiënter en gebruiksvriendelijker maken." 

Zelf aan het stuur

Een andere belangrijke reden om voor AFAS te kiezen is dat de functioneel beheerders van Vitalis dankzij de software zelf aan het stuur zitten. "Het pakket biedt ons de mogelijkheid om veel zelf te doen. Binnen de vele mogelijkheden van de software kunnen we de processen zo inrichten dat ze precies aansluiten bij de behoeften van onze medewerkers. Je hebt heel veel in eigen hand. Het maakt dat wij de zorgmedewerkers optimaal kunnen faciliteren met maatwerk. Zij kunnen daardoor met plezier hun passie in de praktijk brengen. En dat heeft weer een positief effect op de zorg voor onze cliënten."

De mogelijkheden binnen de software van AFAS om de eindgebruiker te bedienen zijn legio. Om dat te illustreren wijst Akabbouz op een recente aanwinst binnen de organisatie van Vitalis. Er is een digitaal meerkeuzesysteem voor arbeidsvoorwaarden ontwikkeld, waar medewerkers zelf tijd- en geldbronnen tegen elkaar kunnen uitruilen en daarbij fiscale voordelen kunnen benutten. Een fiets of een laptop aanschaffen? Medewerkers kunnen het zelf regelen in het systeem.  

"Voorheen moesten ze dat doen via een vrij onoverzichtelijk en omslachtig proces. Wij hebben gekeken naar wat met het oog op gebruikersgemak wenselijk was."

Akabbouz: "Met het digitale meerkeuzesysteem hebben medewerkers nu zelf de regie. Ze zien direct wat er allemaal mogelijk is, kunnen direct hun aanvraag doen en zien de verwerking van de factuur."

Administratieve verlichting 

Een ander voorbeeld is een compleet studentenportaal dat de functioneel beheerders van Vitalis hebben ingericht binnen het systeem van AFAS. "Onze organisatie werkt veel met studenten en praktijkopleiders. Voorheen hadden zij te maken met veel administratie. Van aanmeldingen tot voortgangsverslagen, alles werd ouderwets met diverse formulieren op een schijf op de pc opgeslagen. Dat wilden we anders aanpakken. Hoe kunnen we dat beter doen en makkelijker maken? Zo zijn we met elkaar tot een studentenportaal gekomen waarin ze alles zelf digitaal kunnen invoeren en inzien." 

Zo is Vitalis continu bezig om processen administratief te verlichten voor de collega’s die ermee moeten werken, vertelt Akabbouz. "Daar heb je als organisatie een ondernemende mindset en goed procesbeheer voor nodig. Het is daarbij essentieel dat je over een wendbaar softwarepakket beschikt dat dit mogelijk maakt. Dát is voor ons een grote meerwaarde van ons huidige systeem. Het biedt ruime en uitgebreide mogelijkheden voor nu en de toekomst." 

Meer inzicht in waardevolle data

Zijn collega Eilene Strijbosch, functioneel beheerder AFAS bij Vitalis, knikt instemmend. Zij heeft bij een AFAS-partner ervaring met de software van AFAS opgedaan en was al overtuigd van de meerwaarde. "Het faciliteert een zo laag mogelijke taakverantwoordelijkheid. Iedereen binnen de afdeling ziet wat op dat moment relevant is voor wie. En iedereen kan de samenhang daartussen volgen. Ook een leidinggevende kan een administratieve aanvraag van een medewerker van begin tot eind volgen. Het maakt niet uit wie ernaar kijkt, iedereen heeft dezelfde informatie tot zijn beschikking. Niet alleen voor de eindgebruiker, maar ook voor ons als ondersteuners is het heel prettig dat we allemaal in één pakket werken. We hoeven niet meer data van systeem A naar systeem B over te zetten."

Strijbosch: "We hebben nu meer overzicht, inzicht, effeciëntie en controle. De tijd en ruimte die we daarmee winnen kunnen we op een andere manier inzetten." 

Meer inzicht levert ook meer waardevolle data op. De organisatie van Vitalis kan die benutten om processen beter in te richten. "Voorheen keken we in een zwart gat", zegt Akabbouz. "Nu hebben we veel meer cijfers en data tot onze beschikking. Daar moeten we nog wel wat mee doen, maar de software geeft ons die mogelijkheid en het inzicht hoe we dingen nog beter kunnen doen. Dat maakt het heel leuk om ermee te werken."
 

Impact

Enthousiaste woorden, maar het gaat niet vanzelf. Anders werken heeft impact. "We hebben met mensen te maken die hart voor zorg hebben. Die willen vooral daarmee bezig zijn en als mens gezien worden. Het is een uitdaging om dan de omslag te maken naar een meer digitale werk- en denkwijze. We moeten de processen aan de achterkant heel eenduidig neerzetten en daarin geen uitzonderingen maken, want dat kan zorgen voor onrust. Vooral een goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen is hierbij belangrijk. We moeten loskomen van wat we altijd gedaan hebben. We zitten nog steeds midden in dat proces, maar merken wel dat afdelingen er de voordelen van inzien."

Positieve feedback

Het helpt dat een ruime vertegenwoordiging van medewerkers is meegenomen in het implementatieproces. Communicatie is daarbij het sleutelwoord. "Onze collega’s werken dagelijks met deze software. Daarom hebben we veel energie gestoken in onze communicatie. Waarom ga je met deze software werken? Wat heeft het jou te bieden? Hoe kun je er goed mee werken?"

Dat betaalt zich uit. De functioneel beheerders krijgen steeds meer positieve feedback terug van de eindgebruikers. "Het is allemaal makkelijker geworden, zowel voor ons als voor de zorgprofessional. We krijgen weinig vragen. Daarvoor geldt: wat je niet hoort is goed, want dan weten mensen het te vinden. Natuurlijk zijn er weleens onduidelijkheden, maar die lossen we op."

Akabbouz: "Dat de software bijdraagt aan het werkplezier van onze medewerkers is helder. Ze kunnen dingen eenvoudig zelf regelen en zich daardoor focussen op zorg verlenen." 

Voortbouwen en vernieuwen

Ondersteuning van de  consultants van AFAS is steeds minder nodig, maar de wetenschap dat het kan is prettig. "We hebben ervaren functioneel beheerders in huis die heel veel zelf kunnen. Dat wij als organisatie zoveel in eigen beheer kunnen regelen, oplossen en bouwen is ook een compliment aan AFAS. We werken met een pakket dat ons in staat stelt veel zelf te doen." 

De toekomst is veelbelovend. Akabbouz, Strijbosch en hun collega’s hebben de ambitie om de software in te zetten voor meer vernieuwingen die hun werk beter, makkelijker en leuker maken. "Dat kunnen we doen op basis van de inzichten en de data die we uit het systeem halen. Het is leuk om te zien dat AFAS meteen genoemd wordt als we een nieuw proces willen inrichten. Zo wordt bijvoorbeeld nagegaan of projectmanagement in AFAS geïntegreerd kan worden. We gaan steeds een stap verder en staan daarbij open voor nieuwe samenwerkingen. Steeds vaker zitten we om tafel met externe partijen om te kijken hoe we onze data beter op elkaar kunnen laten aansluiten en welke rol AFAS daarin kan spelen."

Die vooruitstrevendheid valt op. "Nu al krijgen we bezoek van collega-organisaties uit het hele land. Zij lopen tegen uitdagingen aan waar wij al oplossingen voor gevonden hebben. Leuk dat wij met onze digitale werkwijze kunnen inspireren. Ondertussen bouwen wij voort op de ingeslagen weg."

Over Vitalis Woonzorg Groep

Vitalis WoonZorg Groep biedt oplossingen op het gebied van wonen, zorg en welzijn in alle fases van het ouder worden. In Eindhoven (22 locaties), Geldrop en Heerlen. Bij Vitalis werken ongeveer 2700 medewerkers, die samen met meer dan 1000 vrijwilligers dagelijks ondersteuning bieden aan meer dan 6500 ouderen, zodat zij zelfstandig kunnen wonen of verblijven op de manier die hen voor ogen staat. Naast gezondheid, heeft Vitalis bijzondere aandacht voor de beleving en mentale fitheid van haar bewoners. Bewoners doen ertoe, doen zoveel mogelijk mee en zoveel mogelijk zelf. Dat geldt ook voor de medewerkers en vrijwilligers. In kleine teams doen zij wat nodig is, zodat de bewoners gelukkig oud kunnen zijn. Van wijkzorg tot en met intensieve zorg, revalidatie, specialistische behandelingen en een breed aanbod van welzijn, met speciale aandacht voor kunst en cultuur. 

 

 

Automatiseer net als Vitalis Woonzorg Groep en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software.

Wil jij ook slimmer werken?