"Blijven groeien en de klant nog steeds 100% centraal stellen"


Autobedrijf Renova is in 1961 opgericht in Tilburg, door de vader van de huidige eigenaars. Hij startte toen met de verkoop en onderhoud van BMW’s. Sindsdien is het Brabantse familiebedrijf hard gegroeid. Bovendien kunnen klanten niet alleen terecht voor nieuwe en geselecteerde gebruikte auto’s en onderhoud. Ook schadeherstel en autolease zijn aan de activiteiten toegevoegd. Ondanks de snelle groei stellen de 160 medewerkers de klant nog steeds 100 procent centraal. Dat is sinds de oprichting niet veranderd.




Renova in het kort

Branche:

Automotive

Aantal medewerkers:

160 medewerkers

Gevestigd in:

Bladel, Breda, Tilburg en Waalwijk

Klant van AFAS sinds:

16 september 2016

Softwaregebruik:

HRM/Payroll

Interview met:

Angela Staps (Manager Administratie)
Oscar Alkemade (Directeur / mede-eigenaar en verantwoordelijk voor ICT)


De uitdagingen

De keuze voor een platte organisatie betekent onder andere dat Renova geen aparte P&O-afdeling heeft. Angela Staps is Manager Administratie en doet P&O en de salarisverwerking ‘erbij’. “We willen bewust geen afstand tussen het management en de werkvloer. Tegelijkertijd blijven we wel groeien waardoor processen vaak net wat complexer zijn dan met een kleiner team. Om niet te veel tijd aan P&O en salarisadministratie kwijt te zijn, groeide de noodzaak om processen te automatiseren en informatie centraal te registreren.”

Oscar Alkemade vult aan: “Op zich hadden we een belangrijk deel van de bedrijfsprocessen wel gedigitaliseerd. We werkten echter met een mappenstructuur en aparte systemen voor salaris en HRM. Zeker bij onderwerpen zoals salaris en verlof is dat ongewenst. Die informatie moet betrouwbaar en centraal opgeslagen zijn. Anders is er een risico op fouten, onnodig dubbel werk en zijn we kwetsbaar als iemand uitvalt.”

Veel tijd kwijt aan administratie
Hoewel het geen hoofdtaak is, kostte het regelen van de HR-processen en de salarisverwerking best veel tijd. Staps legt uit waarom: “Als we iemand aannemen ontvangen we veel standaardinformatie. In de oude situatie moest ik dan zelf een mail versturen, controleren of alles compleet was en de gegevens invoeren. Om daarnaast niet te vergeten dat een contract van een bestaande medewerker afliep, zette ik een herinnering in Outlook. Als collega’s vragen over hun salaris hadden, en ik was niet op de vestiging, stuurden ze me een mail. Zeker met een team van 160 mensen op verschillende locaties namen al deze activiteiten steeds meer tijd in beslag. Bovendien was het lastig om het overzicht te behouden.”



Het juiste gereedschap 

In 2016 ging Renova op zoek naar een geïntegreerd pakket ter vervanging van de afzonderlijke software voor P&O en salarisadministratie. Alkemade: “We hadden vooraf een aantal basiseisen vastgesteld. Het moest in ieder geval een geïntegreerd pakket zijn, dat eenvoudig in gebruik is. Verder moest het pakket natuurlijk voldoen aan alle regelgeving en de eisen van de belastingdienst.

Toen we in contact kwamen met AFAS ging er een wereld voor ons open. De functionaliteit die hun software biedt is zeer uitgebreid en de opties om processen te automatiseren sprongen er wat ons betreft uit. Employee Self Service (ESS) en Management Self Service (MSS) bieden ons de kans om een deel van de verantwoordelijkheden in de organisatie te leggen. Mensen kunnen veel meer zelf doen en omdat processen via workflows geautomatiseerd verlopen, is de kans op fouten minimaal. Zo blijft er meer tijd over om onze klanten nog meer aandacht te geven.”

Naast de uitgebreide functionaliteit speelde het feit dat AFAS een familiebedrijf is zeker een rol bij de keuze. Alkemade: “We voelen ons bij hen thuis. Ze zijn klein genoeg om écht aandacht voor klanten te hebben. Die houding sluit perfect aan bij de manier waarop wij onze klanten willen helpen.” Na een korte pilot is de knoop doorgehakt. “Omdat de automotive sector een specifieke branche is, wij geen P&O-afdeling hebben en weinig extra capaciteit, heeft AFAS Partner Forque ons bij de inrichting ondersteund.”



Implementatie

Renova maakte de overstap naar HRM & Payroll in 2017. Daarbij koos het bedrijf bewust om eerst te focussen op de salarisverwerking en verlofregistratie. Staps legt uit waarom: “We besloten oktober 2016 dat we overgingen en dat betekende dat er nog heel wat werk verzet moest worden. Met de salarissen en het verlof wilden we geen enkel risico lopen, dat moet gewoon kloppen. Daarom hebben we ons daar in eerste instantie op geconcentreerd. En met succes. We hadden een goede start met AFAS. De eerste salarisronde is foutloos verlopen. Van daaruit zijn we verder gaan uitbouwen.

Renova had hierbij niet alleen oog voor de functionaliteit. Alkemade: “Nieuwe software is hoe dan ook een verandering voor onze medewerkers en managers. Om te zorgen dat iedereen er meteen goed mee aan de slag kon, hebben we in het begin goed uitgelegd wat er ging gebeuren en waarom. In de eindejaarspresentatie van 2016 hebben we het hele team een goed beeld van de veranderingen gegeven. Op die manier hebben we het draagvlak opgebouwd. Verder hebben we diverse handleidingen gemaakt, bijvoorbeeld voor inloggen op InSite. Omdat we een open cultuur hebben, stellen mensen gelukkig makkelijk een vraag. Als dat het geval was, zijn we er samen voor gaan zitten om het op te lossen."



Meer zelf doen 

Medewerkers moesten wel meer zelf gaan doen. Bijvoorbeeld hun uren via InSite invoeren. Staps zegt daarover: “Het is uiteindelijk de bedoeling om dat ook via de Pocket App te gaan doen. Maar het scheelt me nu al veel tijd. Voorheen moest ik aan de hand van de urenoverzichten de urenhandmatig berekenen en weer invoeren voor de uitbetalingen. Nu voert iedereen zelf de uren in en is de rest van het proces geautomatiseerd. Ik hoef het alleen maar te controleren. Het gebruik van AFAS scheelt me per maand minimaal een volle dag werk.”

Efficiënt gebruik van AFAS dwong Renova wel om goed na te denken over de verantwoordelijkheden binnen het bedrijf. “Om AFAS maximaal te kunnen benutten, hebben we in ons organigram een tussenlaag gecreëerd. Dat was nodig om teamleiders de mogelijkheid te geven bijvoorbeeld ziekmeldingen te doen en verlof toe te kennen. Dit hebben we wel zo ingericht dat ze alleen toegang tot voor hen relevante informatie hebben. Dus niet tot de salarisgegevens of contractinformatie. Die is alleen toegankelijk voor management en medewerkers zelf.”

Voorkomen van fouten en extra werk
Een ander vlak waar leidinggevenden meer verantwoordelijkheid kregen, is het in dienst melden van hun medewerkers. Zij moeten nu zelf de gegevens aanleveren. Staps: “In het verleden deed ik dat. De workflow biedt nu een duidelijke structuur met verplichte velden die ze moeten invullen. Ze worden eenvoudig door het proces geleid en de kans op fouten is minimaal. Het was even wennen, maar alle gegevens direct correct invullen en aanleveren, betekent niet meer werk. Integendeel, we weten nu zeker dat alles meteen goed is vastgelegd. Zo voorkomen we fouten en extra werk.”

De invoering van Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) processen bespaart veel tijd. “We hebben verschillende workflows en signalen ingericht. Ik krijg een melding als een proeftijd of contract afloopt, maar bijvoorbeeld ook als iemand zich drie keer in een jaar ziekmeldt. Dat is dan een reden om in gesprek te gaan. Ziekmelden op zich hebben we trouwens bewust niet in een workflow ondergebracht. We willen graag dat iemand zich persoonlijk bij zijn teamleider of manager afmeldt. Dat contact vinden we als familiebedrijf heel waardevol.”



Het omarmen van digitaal ondertekenen

Hoewel AFAS goed draait bij Renova kijkt het bedrijf continu naar nieuwe ontwikkelingen. Zo heeft het bedrijf digitaal ondertekenen meteen omarmt. “We zijn echt blij met die functionaliteit”, zegt Staps. “Vooral voor het in dienst proces levert dat veel tijdswinst op. Zeker als we meerdere mensen tegelijk aannemen, moeten we veel documenten verzamelen en ondertekenen. Natuurlijk een arbeidscontract, maar ook een bankierseed, VOG, loonheffingsverklaring of aanvraag tankpas. Die kunnen mensen nu ondertekenen en deze documenten komen vervolgens automatisch in hun dossier terecht. En als iets verloopt, krijgen we automatisch een signaal.”

De succesvolle invoering van digitaal ondertekenen onderstreept de wil om nog slimmer en prettiger te kunnen werken. Alkemade: “Dat doen we door sessies van AFAS en bijvoorbeeld de AFAS Open te bezoeken. We zijn ook heel actief bij de speciale inspiratiesessies die AFAS samen met Forque organiseert. Het is heel waardevol om ervaringen met vakgenoten te delen. We hoeven dan niet zelf het wiel uit te vinden. Als we merken dat een bedrijf iets slim regelt, nemen we dat graag over.”



Blik vooruit

Een van de projecten die nog op stapel staat is de inrichten van het wervings- en selectieproces via OutSite. “Dat is best een groot project dat we na de zomer willen oppakken. Het aantal sollicitanten blijft maar toenemen. Als we dat in een geautomatiseerd proces kunnen onderbrengen weten we zeker dat alles goed en zorgvuldig geregeld is. Dat is prettig voor onszelf en voor de kandidaten. Zij weten precies wat we van ze verwachten en zijn altijd goed geïnformeerd. Extra voordeel is dat we dan ook zeker weten dat we aan de privacyregels voldoen” zegt Staps. 



Over Renova


Autobedrijf Renova is in 1961 opgericht in Tilburg, door de vader van de huidige eigenaars. Hij startte toen met de verkoop en onderhoud van BMW’s. Sindsdien is het Brabantse familiebedrijf hard gegroeid. Niet alleen is het assortiment uitgebreid met de modellen van MINI, Renova heeft inmiddels ook vestigingen in Breda en Waalwijk. Bovendien kunnen klanten niet alleen terecht voor nieuwe en geselecteerde gebruikte auto’s en onderhoud. Ook schadeherstel en autolease zijn aan de activiteiten toegevoegd. Ondanks de snelle groei stellen de 160 medewerkers de klant nog steeds 100 procent centraal. Dat is sinds de oprichting niet veranderd.

 Renova is een echt familiebedrijf. Oscar Alkemade is daar duidelijk over: “Hoewel we sinds 1961 op alle vlakken uitgebreid zijn, is de familiecultuur behouden. We hebben een hecht team waarbinnen iedereen elkaar goed kent. De lijnen zijn kort en we kunnen altijd bij elkaar binnenlopen voor een vraag. De organisatie is bewust zo plat mogelijk ingericht om snel en direct te kunnen schakelen. Iedereen binnen ons bedrijf vindt elkaar in onze missie om auto’s te verkopen en te onderhouden. En daarbij staan onze klanten natuurlijk centraal. We willen iedereen op een gastvrije Brabantse manier de beste service bieden.”


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de brochure

Wil je meer weten over de software van AFAS?
Download dan de brochure.