“Automatiseren moet je gewoon doen. Wij leggen alle data één keer vast, in één bron en alle afdelingen werken in dezelfde applicatie. Daardoor kunnen we ons erop richten onze mensen zo veel mogelijk zelf te laten doen en tegelijkertijd grip houden op het proces.”
Detachering
664
Bunnik
8 mei 2013
ERP-software
Interview met:
Miranda van Mook (Directeur)
Natasja Visser (Senior Consultant)
Miranda van Mook werkt al 17 jaar bij Quoratio, sinds 3 jaar als Operationeel Directeur (COO). Quoratio zorgt voor vaste en tijdelijk krachten binnen alle administratieve branches. De 191 consultants en 371 trainees geven advies op het gebied van complexe administratieve processen en bieden een mix van advies en selectie, detachering en outsourcing. Afgelopen jaar heeft Quoratio de FD Gazelle Award in ontvangst genomen. Quoratio mag zich dan ook met trots één van de snelst groeiende bedrijven van Nederland noemen.
Miranda: “We focussen op complexe administratieve domeinen, zoals de zorg, salaris en financiële administratie. Administratie is de ruggengraat van iedere organisatie. Wij zijn er van overtuigd dat organisaties die hun administratie op orde hebben, zich kunnen focussen op verbetering en groei. Daarbij is zelfstandigheid van onze opdrachtgever altijd ons doel. We maken onszelf weer misbaar.”
De belangrijkste aanleiding voor de implementatie van een ERP-systeem was de groei van Quoratio en, wat Miranda beschrijft als, The Seven Year Itch: “Ik vind dat een bedrijf eens in de zoveel tijd moet kijken of de bedrijfssoftware nog wel past. We groeiden hard en ons vorige pakket bood te weinig sturing in onze processen. Er was veel mogelijk, maar het waren losse acties, waardoor we te weinig grip hadden op ons bedrijfsproces.” Bovendien was hun vorige pakket geen volledige ERP-oplossing. Belangrijke basiselementen, zoals verloning, ontbraken.
Nog voordat Quoratio aan het selectietraject begon, zijn ze gestart met het in kaart brengen van al hun processen. “De People Business wordt gekenmerkt door drie essentiële elementen: ik heb een aanvraag en ik wil daar een geschikte kandidaat voor vinden. Of ik heb een kandidaat en ik wil daar een passende opdracht voor vinden. En onze mensen moeten altijd en overal hun uren kunnen schrijven.” Dat laatste was niet zo’n probleem. “Op een gegeven moment wisten we waar we naartoe wilden, hadden we een RFP uitgeschreven en waren we gecharmeerd van AFAS, maar vonden we nog niet wat we zochten: we misten de matching functionaliteit.”
Natasja, bijna 8 jaar bij Quoratio legt uit waarom het een complex traject was: “In onze business is alles aan elkaar gelinkt. Het product dat we verkopen, zijn ook onze eigen mensen die we betalen. Alles grijpt in elkaar.” Miranda vult aan: “Ons product verandert continu. Onze mensen doen verschillende projecten, doen meer ervaring op, breiden hun CV uit… Het is geen proces dat in een treintje achter elkaar doorloopt.”
Ze stonden op het punt een quick-fix uit te rollen, totdat Miranda bij AFAS een presentatie van AFAS-partner Vionq bijwoonde over de zoek- en matchtechnologie van Textkernel binnen hun Worxflow oplossing. Toen ging alles ineens heel snel… Wat begon als een formeel selectietraject, werd nu meer een gezamenlijk onderzoeksproject van Quoratio, Vionq en AFAS naar de mogelijkheden.
De kracht van de uiteindelijke oplossing van Quoratio zit hem in de geïntegreerde combinatie van de ERP-oplossing van AFAS, STKKR en Worxflow. STKKR zorgt ervoor dat statische informatie in InSite toch muteerbaar wordt. Daarmee is het voor consultants van Quoratio mogelijk om hun eigen gegevens (zoals hun CV) aan te passen, zonder dat ze daar de software van AFAS voor hoeven te gebruiken. Worxflow is het matchings- en kandidatenmanagementsysteem. Daarbinnen werkt Textkernel als een search-engine waarmee je binnen je kandidaten, of je aanvragen, kunt zoeken naar specifieke termen.
“Voor ons was het van belang dat het CV muteerbaar werd vanuit InSite, omdat op basis daarvan de zoekfunctie en dus uiteindelijk de matching plaatsvindt.”
De workflows van AFAS zorgen vervolgens voor de grip die Quoratio wenste: “De medewerker krijgt een melding dat zijn opdracht bijna afloopt met het verzoek om zijn CV bij te werken in InSite. Textkernel krijgt een aanvraag, kijkt naar nieuwe informatie en… voilà… een nieuwe match.”
Het is een hele geruststelling dat alle afdelingen in dezelfde applicatie werken: er is één bronbestand en dus maar één versie van de waarheid. “Het probleem bij een best-of-breed oplossing is dat je dan precies in kaart moet brengen waar de data vastgelegd wordt en hoe je dat vervolgens aan elkaar knoopt. Waar is de bron van je informatie? Hoe moet je het onderhouden? Welk systeem is leidend? Bij onze oplossing wordt er, tot en met de managementinformatie, gekeken naar dezelfde bron,” licht Natasja toe.
Quoratio is enorm trots op het resultaat en onder de indruk van hoe de ERP-software er uit ziet: “Het is prachtig! Tegelijk met de implementatie van AFAS, ging ook onze nieuwe website de lucht in. Onze brand identity is dus helemaal doorgevoerd.” De look-and-feel is belangrijk voor Miranda.
“Als je ergens dag in, dag uit mee moet werken en het ziet er ook nog eens goed uit… Dat is… Wauw! De gebruiksvriendelijkheid heeft mijn verwachtingen overtroffen. AFAS is een leverancier en moet haar oplossingen natuurlijk standaardiseren, maar ik had niet gedacht dat we zoveel ruimte zouden hebben om het naar eigen wens in te richten.”
De toegevoegde waarde van AFAS zit hem volgens beide dames in de workflow ondersteuning. “Je kunt elke workflow helemaal zelf inrichten en toepassen op je eigen organisatie”, vertelt Natasja. Quoratio beschrijft dat ze nu grip hebben op hun processen, zonder dat ze daar zelf tussen hoeven te komen. “Ik ben een enorme control freak – dus dat vind ik het meest fantastische aan AFAS”, zegt Miranda lachend.
Het belangrijkste resultaat is de tijdswinst binnen de administratieve processen.
“Voorheen moest sommige informatie 3, of zelfs 4 keer worden ingevoerd. En nu nog maar 1 keer.”
Tel uit je winst. Ook voor Miranda is het hebben van slechts één bron heel waardevol: “Het allergrootste voordeel is dat we nu vele betrouwbaardere managementinformatie hebben waardoor we de organisatie beter kunnen sturen.”
Miranda en Natasja zijn alweer bezig met de volgende stap: de optimalisatieprojecten zijn bepaald.
“Het voordeel van AFAS is dat we onze applicatie voor verschillende doelgroepen kunnen inrichten. Als een klant inlogt, zien zij wat voor hen belangrijk is. Daar willen we in de toekomst nog meer gebruik van gaan maken.”
Een bedrijf, en in het bijzonder een detacheerder, staat nooit stil – het is een dynamisch proces. Quoratio is nog lang niet klaar. Miranda en Natasja (al lachend) tegelijk: “We zijn net begonnen!”
Automatiseer net als Quoratio en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |