HR-dienstverlener Logistic Force is druk bezig met de implementatie van de speciaal voor de flexbranche ontwikkelde flex functionaliteit. Als die klus is voltooid, is dat min of meer de kroon op het werk van Business Architect Debby Smits. “Ik word er erg vrolijk van.”
Flexbranche
125 medewerkers en 1500 uitzendkrachten
Tilburg
28 juli 2015
ERP-software
Interview met:
Debby Smits (Business Architect)
Toen Debby Smits in 1999 als receptioniste in dienst trad bij een woningbouwcorporatie kon ze niet vermoeden dat ze zich ooit nog eens met bedrijfsautomatisering zou bezighouden. Toch is dat precies wat er gebeurde. Toen er na een fusie nieuwe functies op de afdeling HR vacant werden, besloot ze haar kans te wagen. “Als HR-medewerker kwam ik geleidelijk aan in aanraking met de software van AFAS, en dan met name de HR-functionaliteit en InSite. Ik vond het meteen al heel erg interessant en wilde precies weten hoe de bedrijfsautomatisering werkte. Ik ben er echt ingegroeid”, zegt Smits.
Nadat ze een tussenstop bij een andere woningcorporatie maakte, werd ze benaderd door Logistic Force, waar ze in het voorjaar van 2015 als functioneel beheerder in dienst trad. Vier jaar na haar indiensttreding promoveerde Smits naar de functie van Business Architect. Dat betekent dat ze niet langer zelf aan de knoppen zit om workflows te bouwen. Wel fungeert ze nog als achtervang voor de nieuwe collega die nu het functioneel beheer voor zijn rekening neemt.
Toen Smits begon bij Logistic Force was de organisatie weliswaar geautomatiseerd met AFAS, maar die werkzaamheden waren volledig uitbesteed. Smits werd in eerste instantie aangetrokken om het applicatiebeheer van AFAS weer in eigen huis uit te gaan voeren. Later kwam ze ook in aanraking met de andere onderdelen van het ERP-pakket, waarvan Logistic Force tegenwoordig nagenoeg alle functionaliteiten benut. Dat was voor haar komst niet het geval, blikt Smits terug. “Het accent van de bedrijfsvoering lag lange tijd zwaar op onze uitzendpoot die een enorme groei doormaakte. Soms wel tot veertig procent per jaar.” De bedrijfsautomatisering kon die uitbundige groei niet bijbenen. Smits: “Op een gegeven moment zag het management in dat op automatiseringsgebied een inhaalslag noodzakelijk was.”
Voortvarend startte Smits met de inrichting van InSite en werkte ze aan de ontwikkeling van tools op het gebied van Employee en Manager Self Service (ESS & MSS). Dat resulteerde erin dat al snel de hele organisatie met InSite werkte.
Met name door InSite is het werk voor medewerkers een stuk eenvoudiger geworden. Alle mutaties worden via de interne portal verwerkt en er zijn tal van handige workflows ingericht. Volgens Smits is het inzicht in de voortgang van werkzaamheden daardoor fors toegenomen. Ook de aloude fysieke mappen zijn verdwenen en hebben plaatsgemaakt voor digitale dossiers. Of er als gevolg van de nieuwe manier van werken minder FTE-capaciteit nodig is, durft Smits niet met zekerheid te zeggen. “We zijn de afgelopen jaren zo extreem hard gegroeid, dat we telkens nieuwe mensen aannemen. Ik vermoed zeker wel dat we verhoudingsgewijs minder handjes nodig hadden, maar kan dat nog niet met harde cijfers aantonen.”
Sinds 2019 heeft AFAS een geïntegreerde oplossing voor de flexbranche geïntroduceerd, ook wel bekend als 'flex functionaliteit'. Wat Smits zeker weet, is dat de huidige implementatie van de nieuwe flex functionaliteit flink werk gaat schelen. Deze functionaliteit bundelt het complete administratieve proces van de flexbranche in één geïntegreerd pakket. Het biedt Logistic Force uitzicht op een softwareoplossing die klanten, medewerkers en de organisatie met elkaar verbindt. In de huidige situatie is dat in zekere zin ook al het geval, maar dan in een met vrije velden aan elkaar geknoopt systeem.
“De grip op onze processen hebben we de laatste jaren vergroot door de digitalisering”, zegt Smits.
“Toch is het systeem nog lang niet zo efficiënt als met de flex functionaliteit het geval zal zijn. Daar komt bij dat bijvoorbeeld prijsafspraken, overwerktarieven, plaatsing van kandidaten en contracten van cao tot cao verschillen.” Tel daarbij op dat Logistic Force de filosofie aanhangt dat de vestigingen in het land de vrijheid moeten hebben om hun eigen business te runnen, dan lijkt dat een recept voor complexiteit in de backoffice van de organisatie.
De plaatsing van een kandidaat is in de huidige setup bijvoorbeeld na twee uur verwerkt in het urenregistratieprogramma. Met de nieuwe flex functionaliteit kost dat nog maar tien minuten. “Dat is echt een wezenlijke verbetering”, zegt Smits die bezig is met de afronding van een roadshow langs de vestigingen om de nieuwe functionaliteit onder de aandacht te brengen.
“Onze mensen zijn superenthousiast. Ze kunnen bijna niet wachten om over te stappen op de nieuwe tooling.”
Het juiste gereedschap
Ze zullen toch nog even geduld moeten hebben. In de zomer van 2019 is Logistic Force begonnen met de implementatievoorbereiding en de organisatie pakt het project zorgvuldig aan. Smits: “Aan de achterkant hebben we al veel gedaan met bijvoorbeeld de introductie van nieuwe werksoorten en een andere grootboekinrichting. Best een pittige klus. Tegelijkertijd constateerden we dat de data in onze database opgeschoond moest worden. Hier nemen we de tijd voor. Als alle cao’s in het systeem zitten, wordt het werk een stuk makkelijker en minder foutgevoelig.” Dat betekent echter niet dat Logistic Force de vestigingen in het land veel vrijheid wil afnemen, zegt Smits. “Zo mogen ze bijvoorbeeld hun eigen prijsafspraken blijven maken. Wij geloven in lokaal ondernemerschap, maar willen de vestigingen wel duidelijk kaders bieden om binnen te werken. Dat zorgt voor een gestroomlijndere organisatie.”
Logistic Force pakt de flex-implementatie vestiging voor vestiging aan. “Een big bang werkt in onze organisatie gewoon niet”, zegt Smits die verwacht dat in de zomer van 2020 alle vestigingen live zijn gegaan met de flex functionaliteit. “Dan is het terugboeken of opboeken van facturen definitief verleden tijd. Het gaat ons bovendien veel betere stuurinformatie opleveren. Ik word er erg vrolijk van.” In de huidige situatie is de beschikbare stuurinformatie voornamelijk het resultaat van handmatig uitgevoerde analyses. Alleen het debiteurenbeheer werkt met een dashboard. Na de ingebruikname van de flex functionaliteit komen er flink wat dashboards bij is de bedoeling. Die zullen dan direct inzicht geven in bijvoorbeeld de verzuim en marge-ontwikkeling. “Dat laatste is een belangrijke prioriteit”, zegt Smits.
“Onze marge-analyse is nu nog een ingewikkelde en tijdrovende exercitie. Straks halen we alle informatie zo uit het systeem.”
Veel meer grip
Logistic Force heeft de flex-operatie serieus opgezet. Er is een stuurgroep waar onder andere de directie zitting in heeft en een projectgroep onder aanvoering van Smits. In de praktijk werkt die aanpak prima, maar dat is volgens Smits niet het hele verhaal. “Minstens zo belangrijk is de betrokkenheid van medewerkers op de vestigingen. Ik moedig ze altijd aan om actief mee te denken. Daarom zoek ik ze regelmatig op om met ze te praten. Daar leer je uiteindelijk het meeste van.”
Wat hebben de inspanningen van de afgelopen jaren in de ogen van Smits opgeleverd? “We hebben veel meer grip gekregen”, zegt ze.
“Als ik dat vergelijk met pakweg vier jaar geleden is dat een verschil van dag en nacht. We zijn nu veel beter in control en met de transitie naar flex doen we er nog een schepje bovenop.”
Logistic Force is gespecialiseerd in het samenbrengen van werkgevers, werknemers en opleidingen in transport en logistiek. Klanten van de full service HR-dienstverlener kunnen er terecht voor diensten op het gebied van uitzenden, recruitment, opleiden en verlonen.
Voor Logistic Force, opgericht in 2008, ligt de essentie in het realiseren van krachtige mensen. De organisatie gelooft erin dat met persoonlijke aandacht en begeleiding mensen maximaal in staat zijn hun kracht te ontwikkelen. Zo kunnen ze van waarde zijn voor zichzelf, voor klanten en voor Logistic Force. Met de recente opening van Logistic Force Uden bestaat het landelijk netwerk van de organisatie uit twintig vestigingen. Bij elkaar werken er ongeveer 125 mensen in vaste dienst in de frontoffice en zijn dagelijks 1500 uitzendkrachten aan het werk.
Automatiseer net als Logistic Force en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |