Atse de Vries is Hoofd Dienstenbureau (Administratie en Informatie). Hij is verantwoordelijk voor ICT, Financiën, de leerlingadministratie en de leermiddelen. Atse: ‘Op elk van onze drie vestigingen bieden we onderwijs op andere niveaus. Mede daardoor zijn het echt drie heel verschillende vestigingen geworden. Toch delen ze wel het christelijke karakter van onze school. Dat karakter uit zich vooral in hoe we met elkaar omgaan.’ Op CS Vincent van Gogh gelooft men in de kracht van vertrouwen. En ziet men het als opdracht om vorm en inhoud te geven aan begrippen als naastenliefde, respect voor mens en natuur, vergevingsgezindheid en verantwoordelijkheidsbesef.
Op de onderwijslocaties van CS Vincent van Gogh draait het maar om één ding: onderwijs. Op alle andere vlakken probeert het dienstenbureau de scholen zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. Maar in de loop van 2011 zag Atse dat dat steeds meer geld, energie en moeite kostte – en dat dat alleen maar erger leek te worden.
Dankzij de standaardisering aan de achterkant, kwam er meer ruimte voor maatwerk aan de voorkant. ‘We hebben drie vestigingen, en voor de meeste processen hebben we ook drie workflows. Neem nou het aanvragen van scholing of verlof. Op de ene locatie moet dat langs de directeur, op een andere wil de directeur ook altijd meteen het overzicht van wat iemand al gekregen heeft, en op de derde wil de directeur er niets mee te maken hebben. Dat is geen enkel probleem, we hoeven alleen maar één keer de workflow in te richten, de rest gaat vanzelf. ’
Atse is nog lang niet uitontwikkeld. ‘De achterkant hebben we echt wel aardig op orde inmiddels. Maar we krijgen steeds meer vragen uit het primaire proces: kunnen jullie dit regelen? Of hier een oplossing voor bedenken? Dat doen we dan. Een voorbeeld. Stel: een leerling kiest een vakkenpakket, maar wil dat na de zomervakantie toch nog aanpassen. Dan moet er opeens van alles omgegooid worden. Wij hebben een workflow gemaakt, die begint op de werkvloer, waar zo’n leerling dat meldt. Ik kon in die workflow niet voorkomen dat die leerling op het formulier ‘verkooprelatie’ genoemd werd. Daar kwam nogal wat kritiek op. Maar het werkte als een trein, want de roostermaker werd automatisch ingelicht, én de leerling kreeg op tijd zijn boek. Dat was toch belangrijker blijkbaar, want vervolgens vroeg de zorgcoördinator om eenzelfde oplossing voor zorgtrajecten. En zo zijn we nog lang niet klaar.’
Benieuwd hoe Christelijke Scholengemeenschap Vincent van Gogh de software van AFAS inzet om HR en de bedrijfsvoering te automatiseren?